Word使用技巧集锦(10)

若木时间：2021-09-22 09:18:41

给Word文档精确“减肥”五小招

编辑一篇Word文档时，随着编辑次数增多，虽然内容增加不多，但是文档的大小却会迅速增大，这是怎么回事呢?原来Word在保存文档时，除了保存文档的内容外，还保存了一些编辑信息，这些信息的存在不但增大了文档的体积，而且会使打开文档的速度变慢，影响工作效率。为此，笔者给大家介绍几种给Word文档“减肥”的方法。

1.“另存为”法

在对一篇文章多次修改后，选取“文件→另存为”，将文档改名保存，这时你会发现Word文档的体积减少了很多。

2.取消“允许快速保存”

点击“工具→选项”，进入“保存”选项卡，取消“允许快速保存”前的钩即可。

注意：如果为了在别的机器上查看原汁原味的Word文档，勾选了“嵌入TrueType字体”项，则还须勾选“只嵌入所用字符”，否则Word会把所有的字体一同“打包”，增大文件的体积。

3.“页面设置”法

在保存之前，点击“文件→页面设置”，在“纸张大小”、“页边距”选项卡中选择任意项，先改变它的值(注意这时不要按“确定”)，然后再修改回来，按“确定”按钮后，你会发现文档自动刷新，再保存时文档的体积已经减小了。

4.另存为RTF文件

将Word文档保存为文本文件，文件会小很多，但同时也丢失了格式信息。所以笔者采用另存为“RTF”格式的方法，这样不但格式信息完好，而且能够被许多Windows应用程序支持，文件体积也会大大减小。

5.“更新域”法

如果在Word文档中插入了目录，则可以用更新目录的方法来为Word文档减肥。具体步骤是：右击目录，选择“更新域”，在出现的对话框中选择“更新整个目录”，按“确定”即可。设置后Word会把整个文档重新分页，这时再保存文档，它的体积就会有所减小。

浅谈Word中“分离下划线”

大家知道，在Word中，为字符添加的下划线，默认情况下是紧靠字符下方的。能不能调整一下字符和下划线之间的距离呢?答案是肯定的。

1.启动Word2003(其它版本请仿照操作)，输入字符“分离下划线的制作”。

2.选中“下划线”及前后各一个(多个也可以)字符(即“离下划线的”)，按“格式”工具栏上“下划线”按钮右侧的下拉箭头，在随后弹出的快捷菜单中(如图1)，选定一种下划线类型(如“双下划线”等)，并通过“下划线颜色”菜单，设置好下划线的颜色。

图1设置下划线颜色

3.选中字符“离”，然后按住Ctrl键，再选中字符“的”(这样操作可以同时选中多处不连续的字符，本操作不支持Word2000及以前的版本)，通过下划线颜色选项，将这两个字符的下划线颜色设置为“白色”。

4.选中字符“下划线”，执行“格式→字体”命令，打开“字体”对话框(如图2)，切换到“字符间距”标签下，按“位置”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“提升”选项，然后在其右侧“磅值”后面的方框中输入一个数值(这个数值就是分离的距离，此处为了突出这一效果，设置为30磅)，确定返回即可。

图2设置字体

如何用Word实现在网上开会

1. 安排会议

单击“工具”菜单之“联机协作”。注意：如果此时你的WORD中该菜单文字皆为灰色，那么，对不起，它表示你在安装OFFICE2000时没有装载可选项“MS NetMeeting(微软网络会议程序)”，而此程序却恰恰是本文的主角。请将它安装上。

现在单击“安排会议”选项，系统弹出 “会议”对话框。就像我们填过无数次的个人简历一样，你只须对号入座就行了。但对其中几个关键的项目应注意：首先，你只须点击一下“收件人”按钮，并在“选择与会者及资源”的对话框中动动鼠标就行了。另外，那个“这是联机会议”的选项一定要选定，否则到时你可能无法实时收到对方的信息;在“目录服务器”和“组织者的电子邮件地址”栏中，你也要如实填入你所使用的服务器名称和你的Email地址; 最后，还要在“OFFICE文档”项中选定开会时共享的文档以及会议的“类别”——我想还是“私有”最合适吧。一切搞定，单击“发送”

2. 现在开会

单击“工具”菜单之“联机协作”的“现在开会”选项，WORD应该弹出“联机会议”工具栏，同时Windows任务栏的系统托盘上也应出现一个叫“MS NetMeeting”的程序图标，两者缺一不可。

现在再右击系统托盘上的“NetMeeting”图标，选择“打开”——怎么样，咱们的“网络会议室”够豪华吧。赶快点击“呼叫”按钮(注意：此时，与点击“联机会议”工具栏上的“呼叫参加人”按钮效果相同，并在弹出窗口中选择相应的服务器，当然还有参加开会的朋友们。单击“呼叫”后你就静待佳音吧。此时，只要是参加进会议的朋友，首先看到的便是你在“安排会议”时所设的共享“OFFICE文档”。

也许性急的朋友现在已经坐不住了，这样的“联机会议”与Web浏览有什么区别啊?微软的NetMeeting至少为我们提供了三种互动式交流界面——谈天室、白板和音频视频输出(入)。运用起来都非常简单。其中的“聊天室”，只须单击NetMeeting“工具”菜单的“谈天”选项即可，交谈方式与其他类型的“聊天室”大同小异(而“音频视频输出(入)”呢，我因没有家用摄像头而无福消受，只能点点“工具”菜单上的“切换音频和视频”选项解解眼馋了;倒是一个叫做“白板”的东西让我流连忘返，因为它可以让你发挥无尽的想象，把某种不能用语言方式表达的意思用图案、绘画或别的什么方法表达出来。

3. Web讨论

既然是开会没有“讨论”气氛怎么能行?单击WORD2000“工具”菜单之“联机协作”之“WEB讨论”项，并在弹出的工具栏中选择“在文档中插入讨论”按钮，现在你就可以痛痛快快地高谈阔论了。注意：在输入讨论之前要确定主题，以便接收方便于查看。

需要说明的是，当你一旦收到或插入了讨论文字，WORD的窗口便会自动分成上下两截，上部是原文，下部是插话。插话的部分也并非全文显示，而是在其右边多出一个“信签”似的图标来表示。将鼠标移动其上，即可看到讨论主题，而右击该图标，又可进行诸如“答复”、“编辑”一类的操作。真可谓傻瓜式的操作，精灵般的效果。

七种办法减少Word容量

利用Word生成的文档，每页在20KB左右，但看到用记事本生成的文档，相同的内容只有1KB左右，能让Word也减减肥吗?其实我们可以采用一些行之有效的方法来减小Word文档的容量。

1.取消快速保存

当文件打开时，使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。可以在“工具→选项”命令中选择“保存”选项卡，取消“允许快速保存”复选框即可(如图所示)。

2.文件另存法

Word在保存DOC文件时，只把后来修改的信息存入，这样即使你删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大，如果我们使用“另存为”命令来保存文件，Word则会重新整理并存盘，如此一来，就可以有效地减小Word文件的容量。

隐藏在word汉字里面的玄机

1 打开word

2 在word里面敲入汉字 “胡”