公司前台接待管理方法有哪些
公司前台接待管理方法有哪些
了解前台工作程序，前台的重要性。员工的入职pei训很重要，制度+人性化管理。让员工知道来干什么的.今天，学习啦小编为你带来了前台管理方法。
前台管理方法
(一) 公共区域管理
1、 公共区域管理指南
为加强对公共区域的管理，前台工作员应严格按照理指南开关公共区域的照明、空调等电器设备。负责公共区域的卫生、设备设施管理。
2、 卫生管理
前台工作员每天两次对公共区域卫生进行检查，检查内容包括：墙面、地面、玻璃、卫生间、绿化植物、设备间等，并将检查结果填入公共区域点检登记台帐。
3、 设备设施管理
(1) 前台工作员将公共场所房间名称、房间号、桌子、椅子、柜子、空调、其他硬件配置、容纳人数等信息编入公共场所信息明细表;
(2) 前台工作员根据公共场所信息明细表内容，于每周二、周六对公共场所的设备设施进行检查，确保其安全、完整、正常使用。
(3) 前台工作员负责接待总台及周边盆景、装饰物的配置，总台及周边装饰物的配置，并做好报夹管理等工作。
4、 会议室布置
前台工作员根据会议信息表，根据相应的会场布置示意图进行会场布置，并于会议召开前半小时，打开空调及相关照明设备，准备好茶水、烟缸等;会中每隔10到15分钟续茶水一次;会议结束后，及时把桌椅恢复到原状，清洁会议室的卫生，物品摆放整齐，关闭空调、照明，锁好门窗。
(二) 日常接待管理
1、 日常接待管理指南 据日常接待管理指南接待来访访客、接听或转接来电，信息。
2、 访客接待
(1) 客人来访时，前台工作员应立即起身接待，了解访客身份及来访事由;并与相关部门联系，确认访客身份及来访事由;
(2) 前台工作员引导访客填写访客登记单，注明访客单位名称、姓名、被访部门及被访人等信息;并告知访客由接待人员在来访单上注明离开时间并签字确认，在离开时，将接待人员签字确认后的来访单交至前台;
(3) 若访客请求会见总经理等高层领导，应问明来访事由及是否预约，并报行政办公室主任，由其负责请示领导，若公司领导同意接待，则引导至指定地点，并奉上茶水，每10到15分钟续茶一次;若公司领导暂不接待，前台工作员应婉言相告;
(4) 客人离去后应及时收拾茶杯、烟缸等，保持办公场所的整洁;
(5) 若被访人员不在公司，前台工作员应主动询问是否需转告，留联系方式，并做好书面登记。
3、 电话接转、拨打
(1) 前台工作员应及时接听来电，一般在铃响三声内接听，首先向对方问候“您好，金桥地产”。接听电话要态度热情，保持微笑，亲切自然，询问来电事由，并根据情况转接相关部门;通话结束，等对方挂断电话后，再轻轻挂上电话;
(2) 拨打电话时应礼貌用语，说明身份;语言表达要流利，吐字清晰，声调平和，语速适中，简明扼要;待对方提出结束通话后礼貌告别;
(3) 接打电话过程中，如有其他人来访，应给来访者致以微笑，并用适当的手势示意来访者先坐下稍等。
4、 接待信息登记
前台工作员根据来访单将来访信息及时登入来访接待信息登记单，形成来访接待信息登记表，经后勤事务主管审核后，形成来访接待信息明细表。
(三) 实物邮件管理
1、 实物邮件管理指南
前台工作员根据实物邮件管理指南，统一负责实物邮件的签收、分发及各部门邮件的寄发，同时登记邮件寄发信息。
2、 邮件签收与发放
(1) 每天中午12点前，前台工作员到公司一楼信箱处取报纸及信件等，将邮件分发至收件人并将发放信息填入公司邮件收发台帐，由收件人签字确认。
(2) 邮局或快递公司送至前台的邮件，由前台工作员统一签收，并将邮件信息填入公司邮件收发台帐，交至行政办公室，由行政办公室负责人签收。公司邮件如需我方支付邮递费用的，由收件部门经办人支付费用后根据公司规定予以报销。
(3) 邮局或快递公司送达的员工私人挂号信件、快递、包裹等实物邮件应由员工本人签收，如遇员工出差或工作地点不在本部，前台工作员应电话告知员工本人，得到员工确认并授权后，代为签收。员工需在两个工作日内亲自或委托他人前来签字领取邮件。前台工作员将领取信息填入员工个人邮件收发台帐，并由前台工作员与员工接收人共同签字确认。
3、 邮件寄发
(1) 公司实物邮件主要包括公函、招标文件、向上级主管部门寄发的申请或报告等。凡以公司名义寄出的邮件，部门经办人应填写邮件寄发审批单，经部门负责人审核、分管领导审批，前台工作员凭批准后的邮件寄发审批单统一办理;
(2) 公司所有邮件的寄发统一选用EMS邮政特快专递;
(3) 寄发邮件时，各部门寄件人应将邮件封口并正确填写好邮寄的相关信息后交至前台。前台工作员将收件人地址、邮编、联系人、联系电话、寄件人和所属部门以及邮递费用等信息登入邮件寄发信息登记单，形成邮件寄发信息登记表，经后勤事务主管及财务审核后，形成邮件寄发信息明细表，同时形成邮件寄发费用支出分类明细账、邮件寄发费用支出总账。
(四) 文印管理
1、 文印管理指南
前台工作员根据文印管理指南，统一负责公司文印设备的管理，监督各部门打印、复印情况并合理控制纸张、硒鼓等耗材用量。
2、 文印设备管理
(1) 文印设备是指公司用于各部门共用的打印、复印设备等，主要包括复印机、打印机、传真机。公司文印设备由前台工作员统一管理，并放置在指定地点，不得擅自移动。
(2) 前台工作员应熟悉文印设备的使用和保养方法，每日下班前做好设备的清洁工作，并负责监督公司员工按规范要求操作文印设备，发现故障应及时与后勤专项管理专员联系维修，保证设备的正常运行。
3、范围及要求
(1) 打(复)印超过10份或总页数超过20页的一般资料，经办人需填写打(复)印审批单，交部门负责人审批;
(2) 打(复)印带有公司公章的受控资料时，经办人需填写打(复)印审批单，经部门负责人审核，报分管领导审批;
(3) 打(复)印工程技术图纸、财务报表、核价资料、竞标资料等涉及公司技术、价格、标的、财务数据等保密资料时，经办人需填写打(复)印审批单，经部门负责人审核、分管领导复核，报总经理审批;
(4) 打(复)印所有资料，经办人应将文印类型、日期、部门名称、文件名称、文件类型、页数、份数、纸型、经办人等信息填入打(复)印登记台帐，并签字确认。私人的文件或资料一律禁止打(复)印;
(5) 重要、保密文件资料应严格按照公司《公文管理规定》、《员工守密管理规定》等相关规定的要求进行打(复)印;
(6) 前台工作员应树立严格的保密观念，不得将打(复)印的资料中涉及公司机密的事项透露给他人;
(7) 超过20分钟无人领取的打(复)印资料，前台工作员可做废弃文稿处理，受控及保密资料的废弃文稿应及时销毁，普通资料的废弃文稿由前台工作员收集并作为草稿纸利用。
4、 耗材管理
(1) 前台工作员应将购置的耗材统一放置在通风、干燥的位置并摆放整齐;
(2) 公共区域的文印设备需要添加纸张时由前台工作员进行添加，员工不得私自在文印设备中添加纸张;
(3) 硒鼓、墨粉等办公耗材应充分利用。耗材需要更换时应联系专业人员进行更换，并将每项耗材的更换日期、更换项目、使用寿命、前台经办人等信息填入耗材更换登记台帐，保证所有耗材合理使用，杜绝浪费;
(4) 耗材更换后，前台工作员应将废弃的硒鼓、墨盒等交专业维修人员统一处理;
(5) 打(复)印登记台帐统计的纸张用量应与纸张领用数量基本一致，差额应控制在5%以下;
(6) 当A4纸张不足一箱,A3纸张不足一包时应及时申请购买，保证纸张供应。
5、 传真收发
(1) 前台工作员统一负责传真的收发管理工作，监督各部门传真收发情况，并保持传真机的整洁及正常运行;
(2) 保密或受控文件传真时，经办人需填写传真收发审批单，经部门负责人审核，报分管领导审批;一般文件或资料传真。