“省出大企业”法则之三：决战行政部(2)

　　完成这一切，行政部门所需要做的不过是一个来自台湾的行程跟踪软件，和一名专有协调秘书，每个月的成本不超过4000块。

　　计划推广的初期，行政部门遭遇了来自全国分公司的抵抗，一些员工投诉：为了和总部沟通行程，发生了很多的长途通讯费用，这样做太烦琐！而李响的新策略很快让这些投诉者哑口无言：“总部协调中心开设了新的热线，专门接听投诉，并且申请了受话方付费业务。”这样一来，抱怨和抵触面临细致的量化评估，无端的指责不攻自破。

　　德本电工在总部推出这些措施的时候，大家都觉得是天方夜谭。“其实非常简单，我们不仅没有增加一个秘书，还在3个月以后减少了5个秘书，节约了一成的移动通讯成本，并且提高了所有会议和信息沟通的效率”。

　　完成这些成就的并不是什么高科技，只是在行政部门的电脑上安装了一个短信群发平台。以往，每次召开会议，都需要会议发起人把参加会议人员的名单交给秘书，由秘书打电话逐个通知，往往是对方在拜访客户的时候不得不接听电话，并且在赶到会议现场的时候对会议主题一无所知。应用了这个平台以后，系统将在会议开始前4个小时自动把会议信息发到所有人的手机上，内容涉及会议名称、主题、发起人、地址、时间，以及基本的背景资料。会议参加人只需要在收到通知后发任何内容回复到指定号码，就表示已经收到，或是否能准时参加。为了预防短信被遗漏，信息发出1小时如果没有收到回复，系统会提示秘书，再由秘书打电话询问原因。

　　和所有优秀的行政管理者一样，“省和不省对企业有同样的作用，”李响明白，“节省的目的是为了提高效率，从而增加效果，单纯的吝啬和节俭是任何企业都不需要的。”www.AdCIS.com.cn一个新员工到公司报道了，在填写了各种表格以后，这位新员工被询问：“可以选择把您最重要的纪念日告诉行政部门，我们将为您提供提醒；其次，请确认您自己更愿意过农历的生日还是公历生日，是哪一天？”看上去烦琐的过程却是为了保证人力资源部门的生日会效果，以及帮助企业完善文化建设。李响说：“这也是一种节省。”

　　李响曾经做过调查，在80年代以前出生的员工，有很大一部分人把农历的生日作为自己庆生的日子，尤其是我国的北方，每年总有3成以上的员工，在接受人力资源部庆祝的时候，嘴上表示感谢，却并不是处在幸福的心理状态之下，自然也不会有感恩之心。增加一个过程，不只是杜绝了浪费，更重要是把握了和员工深入沟通的机会。

　　李响告诉记者：“95年我在德国工作，远在北京的父亲在他生日那天收到了我公司寄的贺卡，上面是老总签名的一段话：您的儿子很优秀，他是值得我们尊重的好员工，谢谢。”为了这句话，李响的父亲还专门打越洋电话来嘱咐儿子要好好工作。

　　“很少有人计算过一个‘烂网管’值多少钱，如果计算以后你会发现：他可能是公司里面最贵的员工。”李响给记者算了一笔账，现代办公环境下，几乎电脑或者网络瘫痪的时间，就是使用者暂停工作的时间，如果发生了全系统的瘫痪，那么，整个维修时间内所有员工时薪乘以维修时间就是这次瘫痪的成本。所以，一个月薪3000块“烂网管”绝对可以让你的企业损失50000块。品牌营销网AdCIS如果在德本电工的总部，当你的电脑出了问题，系统网络部门会马上为你提供备用的笔记本电脑，然后选择把电脑拿走修理，或者等你休息的时候就地修理；如果你有一个非常重要的邮件要发送，而整个系统崩溃了，系统网络部门马上可以为你提供无线发送或者提供最原始的拨号上网。