礼貌原则在商务信函的体现
礼貌原则在商务信函的体现
随着全球经济一体化的发展，世界范围内的经济交流不断增多，商务信函逐渐成为开展对外经济贸易业务的一种重要手段。在商务信函的来往中，双方的观点得以表达，信息得以共享，想法得以沟通。商务信函能够在买卖双方中搭建桥梁，使合作在交流中得以实现。而商务信函的特点和功能决定了商业信函必须注重礼貌策略的表现。
一、突出对方本位
1、以对方为重的态度
在商务信函写作过程中，我们应当从对方利益出发，考虑对方的处境，使对方感到自己的处境被理解，自己的地位受到尊重，从而有力的促成合作。因此，在商务信函的写作过程中，要尽量使用第二人称代词you和your，而较少用第一人称代词I， we， my和our，即所谓的your attitude。例如：
第一句：Your active participation in this conference will be highly appreciated.
第二句：We will highly appreciate your active participation in this conference.
第一句没有站在对方立场表达观点。“我们认为”这种语气是以自我为中心，没有令对方感觉到尊重和重视。而第二句则以对方为中心，充分考虑了对方的感受，是礼貌原则的良好应用。需要注意的是，在收信人有过失时，刻意使用you，实际上强调了对方的错误，使对方面子上过不去，而多用we和I却更能体现your attitude的内涵。
2、肯定态度的应用
一封撰写成功的商务信函，一定持有一种肯定的态度。人们更倾向于接受肯定的事物，所以在写信时可以将否定态度转化为肯定态度，以便缓和语气。如：
第一句：We make no refunds after 3-month guarantee has run out.
第二句：We can only make refunds during the 3-month guarantee period.
上面两句表达的意思是一样的，但是收信人更倾向于第二句，因为第二句给了对方肯定的答复。在商务信函写作中，我们应当采取一种肯定的态度，这有助于你和你的公司建立起与收信人的良好关系。
二、词汇的运用，使用礼貌语言
1、选用积极意义的词语
一封在语言上经过周密考虑的信函不仅能传递信息，而且能够传递情感，还能体现出我方客气周到的态度。在商务信函中应当选用积极意义的词语，如pleased， satisfy， obliged， welcome等。特别是在有关催款、投诉、索赔等信函中，即便我方无过错，也要对对方的积极努力给予肯定与赞扬，做到周到得体。例如：
第一句：I would appreciate having your reply by July 1st so that we can arrange the meeting.
第二句：You kind invitation this time is most welcome.
第一句中的would appreciate，第二句中的You kind invitation都传递出了写信方客气和周到的态度，能够使人更乐于接受，从而更有利于双方的交流合作。
与此相反， no， cannot， claim， complaint ，inefficiency等消极词汇应尽量避免出现。过于直白地加以否定，会令对方深感不悦，甚至会使对方失去合作的兴趣。所以，在商务英语信函的写作中，应尽量减少消极词汇的使用，使语气更加委婉。例如：“Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples.”更深刻的体现了得体原则，而 “We have received your complaint about the late arrival of the samples.”则没有。
2、注意情态动词的使用
商务信函往来多数是咨询信息，洽谈业务，情态动词使用频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子的语气更加缓和，使对方容易接受，实现理想的交流。
例如：We would like to suggest alternative where there are shipmens available.
在这一句中“，would like”表达出了一种客气、请求的语气，使对方更易于接受。而情态动词的使用，在语气上就委婉得多，显得礼貌得体。例如：I should be very much obliged if you would arrange a seat on the same flight for the 18th September.
情态动词can，could， will和would一般情况下可以通用，但could和would与can和will相比之下更有礼貌，所以在商务英语信函中，could和would常被使用，语气较缓和。例如：Could you possibly forward your suggestions further more?
三、委婉语气的运用
语气能表达出作者的态度、情感。友好而客气的语气能给对方留下一种礼貌的印象，从而有力的促进合作意向的达成。
1、被动语态的正确使用
被动语态在英语中适用范围较广，在英语商务信函中，作用更加重要。被动语态只强调动作的接受者，所以，更能体现出我方的礼貌态度。例如：
第一句：Upon taking delivery of the cargo， we have found that you only shipped 920 cartons against 1000 cartons.
第二句：Upon taking delivery of the cargo， we have found that 920cartons were shipped against 1000 cartons.
第一句中，通过使用you only shipped而直接表达了对收信人的责备，但如果过错是由于代理人造成的，这样的句式就容易使对方受到伤害。在第二句中，被动语态的使用没有指出动作的执行着，没有追究责任，只是想要尽早的解决问题，这样使人更易于接受。
2、疑问句型的正确使用
相比陈述句，疑问句型是通过询问别人的意愿来表达请求，语气上更加委婉。例如：
第一句：Quote us CIF 5%New York.
第二句：We request you to quote us CIF 5%New York.
第三句：Could you quote us CIF 5%New York?
第一句使用命令语气过强，容易使读信人不悦，因为它违背了商务交往中的平等原则。第二句的语调比较温和，但表达直接。第三句用疑问句型表达同样的意思，语气客气，礼貌得体。
3、条件句型的正确使用
条件句型的正确使用能使语气更加友好得体，能够协商、试探地提出我方的建议。例如：
第一句：If any of the items listed in the dialogue meets your interest， please let us you’re your specific inquiry ，and quotation will be forwarded without delay.
第二句：We attach a list of the contents of Case No.71 and shall be glad if you will check this with our order and the copy of your invoice.
以上两句均使用if条件句，语气友好，委婉得体，具有更大的协商空间，让读信人感到被尊重，更易于接受，从而大大提高合作的可能性。