写开发信的注意要点

写开发信的注意要点

　　写开发信之前， 最重要的是忘记我们中国人的行文和思维方式。当你的开发信写的已经看不出是出自中国人之手，那时候你就出师了。

　　你必须明白的10点 1、邮件不能写的过长 2、要有 明确的主题3、切忌 长篇大论的介绍公司/工厂 4、不要炫耀英文水平 5、少用奇奇怪怪的字体 6、主动语态不要用的太多 7、不要问毫无意义的问题 8、最好不要有附件和图片 9、慎重插入URL链接 10、语气不能过于生硬

　　一 邮件不要写的过长

　　客户在浏览邮件时留给每封邮件的时间只有2～3秒。 如果你的邮件写的像老太太的裹脚布一样又臭又长，英语表述水平有限，再加上几个MB的附件。可想而知这样开发信的结果会如何。

　　二 要有明确的主题

　　要能吸引住客户的眼球。

　　少用形式化的标题：we are the manufacturer of XX, need cooperation , *** trading company ltd,

　　price list for XX- *** trading company ltd.

　　三 什切忌长篇大论的介绍

　　例：我们是某某玻璃器皿贸易公司，地处历史悠久的古城西安，交通便利，风景优美，我们公司成立于2008年，具有丰富的玻璃器皿生产和开发经验，享誉全球，我公司获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我司参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户……”当然有明确突出优势的， 可以这样: We supply glassware for KOLHS with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

　　四 不要炫耀英文水平

　　外贸函电的精髓就是“简单简单再简单”。少用冷僻生词，各种语法从句层出不穷。多多模仿国外客人的表达方法。能让小学生都看懂的开发信才是最棒的。

　　几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态!等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了，那就点“发送”吧

　　五 少用奇奇怪怪的字体

　　要为了醒目而用夸张的字体，醒目的颜色，放大加粗斜体，甚至全篇大写 常用字体：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman

　　颜色：一般以黑色，蓝色为主。一封邮件写的五颜六色会让人很不舒服。 一般客人在邮件中加粗，大写或者是用红色标注，那肯定是特别强调的东西。六、

　　六 主动语态不要用的太多

　　在老外的邮件中， 很少会充满WE, I这样的人称。大多用的是被动语态。

　　例：我们会明天寄样品给你。我们常用的是“we will send the samples to you tomorrow." 而老外一般会说"The samples will be sent to you tomorrow."

　　七 不要问毫无意义的问题

　　例：Do you want our products? Do you interested in our products? Are you sourcing for *****?

　　How is your business recently? Would you like to cooperate with us?

　　你的目的就推销你的产品，非要让客人回答是或者否， 就等于把自己逼上了绝路

　　开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。

　　八 最好不要有附件和图片

　　有附件和图片并不是不好，而是很容易被国外的服务器拦截。

　　九 尽量不要插入URL链接

　　很人喜欢在邮件中加入公司的网址的链接，或者在签名中加入链接。同样这种做法被国外服务器拦截的概率也很大。

　　有了客人回复后， 你第二次给他写邮件插入这些就没问题了

　　十 语气不能过于生硬

　　邮件本身就比较死板， 在电脑前阅读这些冰冷的文件，和面对面或者电话中的交谈是完全不同的。例：Pls give me reply today.与 could you help to give me reply today?要常用please, help, kindly, could, thank you, appreciate