商务英语中备忘录的写作技巧

商务英语中备忘录的写作技巧

　　随着中国与世界各国经济和科技交流的不断加强,商务英语和科技英语的写作成为当代年轻人必修之课.本文主要通过文体格式(style forms)和文体内容(style contents)两个方面,对商务英语和科技英语备忘录的写作进行比较.文体版武主要是指备忘录的组成部分:标题和正文.而文体内容是指备忘录的遣词造句,以达到简明扼要的目的.希望能对诸多年轻人英文备忘录的写作起到借鉴和帮助的作用.

　　商务英语中备忘录的写作技巧

　　备忘录是非正式的外交信件;特指政府部门或外交部致大使馆或公使馆的书面声明,尤其用于例行传达或询问,无需签署，备忘或保留准备将来用的非正式的记事录;帮助或唤起记忆的记录;日记本里的记事录。

　　范例：

　　你是一家IT公司的人力资源部经理。

　　你打算请Cooway公司 为你安排一次为期两天由10人参加的团队组建培训。

　　√ 给你的助理写一个字数为40-50的备忘录：

　　√ 告诉她与培训项目主办者取得联系。

　　√ 说明项目的参加人员和持续时间。

　　√ 安排两个可以利用的周末

　　提示：

　　1) 按照英语备忘录的谋篇习惯，一般直接进入主题，不需要寒暄和问候等客套。

　　2) 看清角色要求，把握好文体。作为经理，给助手写备忘录，行文问题不能太正式，宜直呼其名，而不必套用Mr.或Mrs.等称呼。通用，结尾处也无须客套，署名也只需要写名，不需要写姓。

　　Jim

　　Could you please contact Cooway to organize a team-building event for sales staff? There would be ten participants and the course should last for two days. I suggest the weekend of 24/25 November or, if that is not possible, the following weekend.

　　Thanks, Alan

　　写给集体(全体员工)的备忘录：

　　范例：

　　你是一家国际大公司的人力资源部经理。你刚刚任命Sally Jolie女士为公司总部的销售经理。

　　给总部的全体员工写一个字数为40-50的备忘录：

　　√ 宣布对Sally Jolie女士的任命。

　　√ 说明她开始工作的具体时间。

　　要求总部员工准备欢迎她。

　　提示：

　　一般不用信头称呼的形式，也不采用在结尾处署上写信人的名字的方式，而是在备忘录的开头处写明收信人To________，在结尾处写明具体的写信人From___________以及主题：Re：__________ 或Subject：____________。

　　To: Head Office staff

　　From: Tom Beck

　　I have the pleasure of announcing that Ms Sally Jolie has been appointed as the new Sales Manager at Head Office. Ms Jolie is due to join us on Monday 15th. Please give her a friendly welcome when she starts work.