最新时间管理四象限方法有哪些(2)
时间管理的关键
一、时间管理是事业成功的关键
一个人、团队能否在自己的事业生涯中取得成功，秘诀就在于搞好时间管理。所以在国外，早就出现了时间管理学，现在已经发展到了第四代。管好自己，就是最高的管理。美国托马斯·爱迪生说过，世界上最重要的东西是"时间"。美国著名的管理大师杜拉克说道："不能管理时间，便什么也不能管理";"时间是世界上最短缺的资源，除非严加管理，否则就会一事无成"。
二、对付"十大时间窃贼"的妙招
管好时间，最重要的措施之一是大大减少你浪费掉的时间。时间管理学研究发现，人们的时间往往是被下述10大"时间窃贼"给偷走的：
1.找东西：据对美国200家大公司职员作的调查，公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着，他们每年要损失10%的时间。对付这个"时间窃贼"，有一条最好的原则：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好。
2.懒惰。对付这个"时间窃贼"的办法是：
(1) 使用日程安排薄
(2) 在家居之外的地方工作
(3) 及早开始
3.时断时续。研究发现，造成公司职员浪费时间最多的是干活时断时续的方式。因为重新工作时，这位职员需要花时间调整大脑活动及注意力，才能在停顿的地方接下去干。
4.一个人包打天下。提高效率的最大潜力，莫过于其他人的协助。你把工作委托给其他人，授权他们去干好，这样每个人都是赢家。授权给别人，同时也要给他们完成任务所需要的条件。
5.偶发延误这是最浪费时间的情况，要避免这种情况出现，唯一的办法是预先安排工作。事前有准备，利用好偶发的延误，你能把本来会失去的时间化为有用的时间。
6.惋惜不巳或白日作梦老是想着过去犯过的错误和失去的机会，唏嘘不巳，又或者空想未来，这两种心境都是极浪费时间的。
7.拖拖拉拉
这种人花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里，其实他们本来能完成任务而且应转入下一个工作了。解决办法有：
(1) 确定一项任务是否非做不可，是把可有可无的任务取消掉。
(2) 把任务委托给别人--你不喜欢做的某件事，也许别人喜欢做，这样双方都成了赢家。
(3) 弄清楚有什么好处，然后行动起来--如果你有个重大目标，那你就比较容易拿出干劲去完成有助于你达到目标的任务。
(4) 养成好习惯--许多人的拖沓已经成了习惯。对于这些人，这就必须重新训练自己，用好习惯来取代拖沓的坏习惯。
8.对问题缺乏理解就匆忙行动
这种人与拖拉作风正好相反，他们在未获得对一个问题的充分资讯之前就匆忙行动，以致往往需要推倒重来。这种人就必须培养自己的自制力。
9. 消极情绪
消极情绪使人失去干劲，工作效率下降。对人怀有戒心、妒忌、明争暗斗、愤怒及其他消极情绪使我们难以做到最好。这就必须进行自我心理调适，培养积极心态。
10.分不清轻重缓急
即使是避免了上述大多数问题的人，如果不懂得分清轻重缓急，也达不到应有的效率。区分轻重缓急是时间管理中最关键的问题。所以，我们下面多花一点时间来解决这个问题。
三、区分轻重缓急是时间管理最关键的技巧
许多人在处理日常事务时，完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的，只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。或者，他们愿意做表面看来有趣的事情，而不理会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队。
时间管理技巧1.确定主次。
在确定每一天具体做什么之前，要问自己三个问题：
(1)我需要做什么?--明确那些非做不可，又必须自己亲自做的事情。
(2)什么能给我最高回报?人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即所谓"扬己所长"。
(3)什么能给我们最大的满足感?在能给自己带来最高回报的事情中，优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。
时间管理技巧2.把重要事情摆在第一位。
根据轻重缓急开始行动根据事情的优先程度来安排先后顺序的：
(1) 每天开始都有一张优先表
在时间管理学上有一个"优先矩阵"：可以用来帮助确定最需要做的事：
M 重要又紧迫
M 重要但不紧迫
M 不重要但紧迫
M 不重要又不紧迫
很显然，应当按照"M、M、M、M"排工作，并且坚持不懈。
(2) 对于中、长期的工作，则把事情按先后顺序写下来，定个进度表，坚持不懈。
时间管理技巧3.持之以恒的实践
除了上述十大"时间窃贼"之外，其他常见的"时间窃贼"还有：承诺太多，贪多不烂;喜欢开会，夸夸其谈;门户大开，迎来送往;家务繁杂、应酬过多等等。 下面是充分利用时间的一些技巧：
--做好协调，工作分流;
--在处理重要而耗时的事务中感到厌倦时，改而处理其他杂务，既可节省时间，又能转换心情;
--不浪费零碎时间(利用零碎时间处理杂务，延后用餐时间以免拥挤等);
--采取比较简单的生活方式，处理好工作与生活的矛盾。
--尽量减少不必要的对外应酬，必须应酬时设法节省应酬时间。
--充分运用上下班的搭车时间(如车上想问题、记笔记、听磁带等);
--设计好程序和图表(有一套好的程序和图表有助于大大提高效率);
--每天为第二天作计划;
--每日下班前清理桌面;
--在案头设一个标有"进"、"出"、"存"三档的文件架;
--今日事今日毕，把"立即做"的工作一件件处理完;
--搞好会议管理，提高会议效率。
--遇事记笔记是一个很实用的节时技巧。
时间管理学强调，事实上，时间管理技巧是找出浪费时间的毛病与改进之道只是治标;唯有锲而不舍、持之以恒的实践才是治本。因此，我们必须将上述方法和技巧勤加练习，使之习惯成自然。
时间管理成果的经验分享
专心于一件事。
古书中最早的经典《尚书·大禹谟》中有关于精细化时间管理的论述：“人心惟危，道心惟微;惟精惟一，允执厥中。”这里的“惟一”说的是专心致志的意思，这也道出了时间管理的原则。曾国藩于此的心得是，“虽极忙，亦须了本日功课，不以昨日耽误而今日补做，不以明日有事而今日预做”。
每一个时间段集中精力于一件事，是我们学习时间管理的首先需要注意的。我们需要利用“工作进度表”书面规定月、周、日的工作任务与目标，要在每个工作日之前为计划中的工作做准备，并且尽量一次性处理完毕每份文件。在工作中，尽量回避干忧性电话、不速之客的来访以及突然的约会。当非计划的时间占用出现，为了有效处理更重要的事情时，我们必须学会说“不”。
把工作进行有效的分类。
美国通用汽车公司前总裁斯隆遵照德鲁克的建议，详细记录了自己两周的时间分配，有1/3是不需要的或者是不需要他亲自出马的，由此自己忙碌的事减少了15%。
时间管理上，常常用4象限图做工作分类。比如按重要和紧急两个维度可以分成以下4类：重要而紧急的、重要而不紧急的、不重要而紧急的、不重要也不紧急的。比如按是否亲自做和是否需要汇报检查两个维度可以分成以下4类：亲自做且必须向领导汇报的工作，约占10%;亲自做但不一定向领导汇报的工作， 约占20%;可以交给别人做但要亲自检查的工作，约占30%;可以交给别人做而且可以交给别人去检查的工作，约占40%。
很多成功者都实行“6点优先工作制”，即：把每天所要做的事情按重要性排序，分别从1到6标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为1的事情，完成后再全力以赴做标号为2的事，依此类推。一般认为，一个人每天能全力以赴地完成6件最重要的事，那就是一位高效率人士。
正如切斯特尔顿所说：所有的人都是平凡的，有些人因知道了这一点而成了非凡的人。
提高第一次做对的概率。
曾国藩在《与弟书》中说：“穷通由天作主，予夺由人作主，业之精不精则由我作主，然吾未见业果精而终不得食者也”。说的是做事要做到位。孔子的语录中也有记载：“为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之”。一份文件，起草、讨论、修改、润色层层把关，避免出错。
我们很多同志并非没有工作热情，而是做事急急忙忙，草率了之，经常出现反复、重头再来，这样的时间效率反而更低了。
学会“间作套种”。
“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。改变工作内容就会产生新的兴奋灶，人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。据说马克思研究经济学时，累了就演算数学题，以缓解疲劳，马克思竟然因此而在微积分领域有所成就。
这里推荐一种“莫特休息法”，詹姆斯·莫法特是《圣经·新约》的翻译者，他的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌继续工作。
有一段祈祷词是颇有助于时间管理的：“希望上帝能给我智慧，去分辨出什么能改变什么不能改变;希望上帝能给我健全的心态，让我能够接纳我不能改变的事情;希望上帝能给我勇气，让我去改变可以改变的事情”。人们常常为自己解决不了的事情而陷入苦苦思考和勉力而为，这样往往会浪费时间。
当然，时间管理是个不小的题目，还有很多方法可以讨论，比如凡是可以交派下属去做的就授权和交派下去、按照生理节奏变动规律曲线图来安排工作、日程表留有回旋余地以便应对突发事件等。
时间管理的工作计划
1.变得健康。我过去跑过马拉松。我的儿子曾经跟我商量过一起参加伦敦马拉松赛，但我可能不会再去参加了。我们两个人都很忙，而且不管他怎么想，我都不愿意让自己的身体再经受一次那样的折磨了。我真正想做的就是每周跑步四次，每次跑五公里。这就是SMART。
2.谋生/写作/《游历》。这个目标具体来说，就是写成初稿100 000字的小说，并在6个月之内完成。
3.项目管理培训和咨询——维护现有客户。这一项里我的目标是，在今年开展100天的培训和咨询。
4.项目管理培训和咨询——拓展新业务。在这一项里我的目标是，在今年的12个月内，每月获得25 000欧元的销售收入。
5.使公司收入增加50%(在本个财政年度内)。
6.学习演奏一种乐器。现在我必须承认，当我在写作这本书的时候，这个特定目标并不那么SMART。比如，我还没有确定我想学习演奏的到底是什么乐器，但是现在，我已经让这个目标变得SMART了，因为它变为：在今年年底前决定学习哪种乐器，并且购买那种乐器。这下子终于SMART了!(这可能也算不上什么，这个目标在变得SMART之前几乎没有任何进展。然而现在至少我有了目标来朝着它前进，这只是让目标变得SMART 的好处之一)。现在你来列出你自己的清单。首先你需要把所有的事情都清理出来，写在纸上。你可以采用以下步骤作为提示，或者作为核对表，来帮助你把所有事情都想到。
1.从你自己开始，写下此时所有对你来说很重要的事情。你必须做的事情;讨厌做却无论如何也必须做的事情;喜欢做的、想要做得更多的事情;内心深处真正想要做的事。你有什么兴趣爱好或者你喜欢做什么?有什么事情是你一直都想做但是一直都没有找到时间做的?这一年里你有什么具体的事情要做吗?
2.现在做一些延伸。你的家庭生活如何，你的近亲，然后你的远亲呢?写下任何进入你脑海里的东西。
3.下一步，你的工作如何?对此需要做些什么事?把这些事项加入你的清单。
4.如果想得到更多的提示，你可以迅速浏览一遍本书第五部分的案例学习，如果想起其他任何事情，把它们也添加到你的清单里。
5.你的清单初稿就完成了。
开始行动吧!写下你的清单初稿。
你的清单是动态的
你的清单并非永远固定不变，它是动态的，可以进行调整变化。比如，当我签下合同写这本书的时候，我就改动了清单。我当时在写一本名为《游历》的小说，现在我必须暂时停止那本小说的写作，把精力放在本书的写作上。所以现在我的清单看起来是下面这个样子了：
加在《游历》上的方括号表示现在它暂时不在优先顺序清单中，也就是说这一事项没有优先顺序——在本书没有完成之前，不会继续《游历》的写作。所以，这个清单是可以改变的(可能你想知道我新添加进来的事项——写这本书，是不是也符合SMART标准，其实它是符合SMART标准的。我必须在规定的时间前写完让出版商满意的稿件)。
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