年轻人如何提升自己的时间管理能力

　　时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，什么事先做什么事可以后做。那么，年轻人如何提升自己的时间管理能力?

　　(1)时间管理的理论

　　很多人学习时间管理都买了”Getting Things Done”这本书来看，这里面最经典的两个概念我觉得是”Mind like water”及”下一步行动是什么?”

　　Mind like water我翻译成”心境如水”，意思是说，时间管理是藉着梳里我们身边繁杂的事物，逐渐让心定得下来的过程。因为管理好自己的心，基本上时间管理的问题就变小了。

　　”下一步行动是什么?”代表我们要对心中悬而未决的事情要下个决定，问自己”下一步行动是什么?”写下行动，然后实际去做。

　　说得详细一些，我们的六个流程，搜集、加工、组织、排程、行动、检视(见上图)，就是帮助我们把悬而未决的事情搜集起来，加工成行动，安排到每天的生活中，确实地执行，最后检视成果。

　　六个高度则有行动、任务、角色责任、年度计划、五年计划、火焰等六层高度，看得出来这是以长期的视角来看我们一生的时间规划，利用每周检视的时间，检视最底层的任务及行动层次，年底的时候我就会检视自己角色责任、年度计划、五年计划、火焰等高度。

　　入门先学六个流程，有所体会后，学习六个高度，这样子我们时间管理的理论架构就扎实了。

　　(2)时间管理的工具

　　时间管理重要的工具有四个大项，分别是收件匣、行动清单、任务清单、年度计划。分别说明一下

　　收件匣：是放上面提到的悬而未决事情(通常我称之为杂事)，目前是用iPhone/iPad作为主要收件匣。iPhone上面使用我们团队开发的Getideaz软体，iPad上面使用Draft for iPad(本篇文章的图案就是用Draft画的)。

　　行动清单：是放置加工杂事后产生的行动清单，分成电脑、电话、当面沟通、外出、规划等几个清单分类。目前运用电脑的Backpack网路服务来放置这些表单，如果有出差行程，整天在外，也有纸版的八页小书来当做我的行动清单。

　　任 务清单：放置需要多个行动才能完成的事情，其实每天做些小事是不够的，需要认真面对任务，把这些困难的事情做好。把每天的任务拆分成一个个行动，并确实执 行，每周检视一下自己做事的成果，这样就能把任务管理好。自己是运用电脑网路服务Backpack来管理清单，外出时，也会运用八页小书来管理及规划任 务。

　　年度计划：我自己订定的角色责任、年度计划、五年计划、火焰等，会使用苹果电脑的Pages软体(和MS Word类似的文书编辑软体)来制作一个图像化的长期计划，由于一年修订一次，简称之为年度计划。就放在电脑里，并作云端备份。

　　以上四个工具，基本上都数位化了，也多能够云端化，因此让我感到很安全。

　　最后提到一个小概念，每天的计划中，我会把任务及行动挑选出三件最重要的事情，称之为”三只青蛙”，会尽权力优先完成这三件事情，我们用四个工具，瞭解我们需要做哪件事情，每天就选三只青蛙来吃掉，这样子就能够过一个很高效的一天。

　　时间管理的结语

　　”正向循环”这四个字，也非常重要

　　我们学习理论、工具、社群并且每日持续地操练，一开始难免生涩，困难，这时候我们要咬住牙，继续坚持一阵子，因为我们知道，当我们学会时，会进入正向循环的层次，这时候就变得很轻松。

　　以学习游泳中自由式为例子，一开始就是练习脚步的打水，接下来是在水面漂浮，手部动作，换气，一开始抓不到诀窍，总是容易被水呛到或者觉得有点枯燥。但是度过这段时期，就可以享受水中遨游的快乐，这就是进入了正向循环的阶段，游得月多，心中更快乐，游泳的功力也持续累积。

　　时间管理也是如此，一开始觉得系统有点复杂，但是慢慢把基本动作做好，并且享受到Mind like water得快乐，就会觉得这些付出是值得的，最后除了自己变得更加高效外还结交到社群好朋友，真是一举数得呢。