时间管理--排程和行动

线上课程（4）-（8）介绍的是建立完整的行动清单，属于六个流程中的收集及加工组织。之后几课，我们将专注于”排程”及”行动”这两个流程。排程，就是安排行程，也就是一般所说计划的意思，行动，意指”此时此刻，该做何事？”，属于执行的范围，我们这一课就先做一个概括性的讨论。

（1）我们如何在24小时中执行尽可能多的事情？

这是笔者在上青商会讲师训练时，同组的素圆同学提出来的大哉问，她同时也制作了两张投影片（本课第一张图片及上面这张），表示她的概念–我们每天虽都同样有24个小时，但是大多数的时间内挤满了事情，有许多的电话要打，有许多的文书作业，当面沟通、会议事项，那我们如何能充分利用时间呢？

答案就是要批次处理，并把空出的时间集中。

首先，我们把各个行动依照场合分类，列在一天的时间中，并且一次一场合批次处理事情，这样子效率就能够大增，节省出不少时间。

笔者自己的用法是，这些时间，我就将之汇集起来，让我自己的早晨能够有完整的大块时间，在这段时间，我可以晨读、运动、写晨间日记，写您正再看的时间管理线上课程。等到上班的时间到了，再全力投入一天的生活。孔子说过一句话”行有余力，则以学文。”，我们学习时间管理的目的并不是要做更多的事情，而是节省出时间，让我们能够做我们自己想做的事情，也就是to be的概念。

（2）排程的重要

我觉得在我学习及实践时间管理时，有一件事情很重要，就是如何规划好今天要做的事情。twhsi每天早上都会将自己前一天发生的事情作整理，接着制作一张”每日计划”出来，这样一个工作＂就叫做＂排程＂。

排程的方法和把积木放入积木筒的过程很像，想要在体积有限的积木筒中放入超过积木筒体积上限的积木，一个方法是买一个更大的积木筒外，另一个方法就是舍弃不需要的积木。

我们采取行动的每一件事情都会消耗掉我们宝贵的时间资源（耗时越多，表示积木的体积越大），要是我们事情就能预估这件事情的耗时，就可以更有效的管理行动，让我们一天的行程安排更加接近现实的状况。

之前我们提到的完整行动清单也很重要，把一些今天应该完成的行动拿出来，安排在适当的时间批次的处理，让我们的效率增加，也就可以提升对己及对人信守承诺的能力。

（3）行动的准则

问题来了：现在是上午十点三十八分，我们要做甚么？

判定行动的准则有四个，场合对不对？时间够不够？精力足不足？优先次序如何？这四个准则先是评估场合适合否，其次是时间因素，再来是体力能做这件事情吗？最后才是优先次序。一般人判断的方式通常是先看优先次序，事情做了一半无法完成再放回去，反而更加浪费时间。

我们也会在这个部份课程介绍心理学中的”期限效应”，运用简单的计时器，让我们工作的效率大增。

结语
台湾云门舞集创办人林怀民曾说”创作就是，找出限制来，然后专心在限制内做到圆满”，我觉得时间管理中的排程和行动也是如此。每一个人都有同样的24小时，但是如何在这个限制中做到圆满呢？在接下来的几篇文章中，twhsi就要试着解决这个问题，我也要求自己，尽己所能，让读者们可以理解，这样的益处是，有更多的朋友会参与时间管理的行列，我们结夥攻顶，事半功倍。