时间管理--收集杂事

何谓杂事?其实所有进入您精神及现实世界的事，包括实体(纸张，文件等)及虚拟(心中的念头，上司的指令，对他人的承诺等)的事，都可以算是杂事。

在我们的生活中充满了杂事时，我们是无法采取任何行动的，当我们生活上工作上帐单，企划案，备忘录满天飞，电脑中塞满了EMAIL，脑中装满了各种的约会、承诺、想法，我们就听不到自己内心真正的声音，我们必须将这些杂事做好好的整理，这样才不会在工作时成为我们的绊脚石，阻碍我们前进。

这和我们大脑机制有关，人类的脑袋有一块短期记忆区，功能很像电脑里面的随机存取记忆体（RAM），RAM有其容量的限制，所以当我脑里面都是杂事时，就失去了专注处理事情的能力，我们想要拥有专注力，降低压力，就要把自己头脑RAM里面的杂事清理出来，清理到外部的工具–收件匣（收件匣就像一部硬碟），这样子我们头脑中的RAM空间才能释放出来，让我们专注的能力提升。如何做到呢？我们分了三点来一一讨论。

1 我们应该收集什么

有许多事情可以收集，我也对可以收集的杂事作个分类介绍，共有四大项。

a 承诺他人的事情、或扮演好生命中的角色

例如和家人、朋友、工作夥伴碰面，讨论之后，决定要提醒自己打电话关心远地家人，写下次约会的时间地点，承诺朋友的代办事项，这些大大小小的事，都是我们对别人的承诺，也都算是杂事。或者是扮演好家人的角色，做好家务事，纪录帐单到期日期、安排时间缴交帐款或办理一些手续、财务问题的思考、家庭物品维修等，这些要求自己做到的事情也是杂事。

b. 某一个任务的细节

在路上想到写简报、文章的想法（加上某某图表、相片），或推动专案的灵感，行动（印出研习会前准备清单、打电话给适合的人请教意见、提醒自己要推动某些关键行动）、以及对专案内的成员的互动（email文件、告知行程），常常我们就会想到这些让专案进展更顺利的细节，这些都是值得纪录的杂事。除此之外，让我们人际互动更好的想法（打电话感谢朋友对我们的协助，email寄出聚会的相片），可以让我们在平时就累积和团队成员互动的情感，也很值得写下来，若有时间就可以作为行动的参考。

c. 一些琐碎的杂事

有时我们必须随手记下一些琐碎的细节，例如去朋友家的地图，去卖场的停车位编号、要帮办公室的同仁定便当，大家订的不同菜色，我们也不用用头脑纪录，拿出我们的收集工具记录下来即可。

d. 实体的东西

书柜要整理、帐单要检查、清理信件柜子、玩具要收，拍下人物、风景照片，之后要加洗，送给朋友，生活中也有不少事情要先纪录下来，让我们能够行动时批次处理节省时间。

以上是我个人的收集习惯，大家要是有自己的想法，也欢迎分享。

2 一些收集工具（收件匣）的介绍

荀子说，“君子生非异也，善假于物也”，意思是说，君子并不一定和别人不一样，但是他比较能善用工具。我们有了收集的概念，也要配合收集的工具，这样子才能让我们事半功倍。在时间管理中，收集杂事的工具我们称为收件匣，也就是放置杂事的地方，上一篇文章我们介绍了放在衬衫口袋的纸条、A4纸张折成的记事本、PDA上的涂鸦软体，接下来我们也介绍一些其他的收件匣

a 万用手册： 我们可以拿一些内页来作为收件匣功能。

b email:我自己的习惯是，处理好的email，就封存起来，这样子收件匣的数量就很少，让自己一目了然还没处理的事情。

c PDA中todo程式：有些人直接打字在PDA的todo软体（待办事项）中，直接把事情纪录进去。

d 电脑中行程软体 ：例如outlook，有些人的工作长时间使用电脑，他们就可以利用一些快捷键功能，快速的收集杂事到电脑中。

e 录音笔：有些忙碌的人，用录音笔录下交办事项，上班后就交给秘书处理。我也会录下自己的研习会内容，听听要改进的地方。

f 相机：有些人（例如工作和设计有关），就会拍下大量的数位相片以供自己处理

收件匣的种类其实可以相当的多，重点不是工具，而是我们使用的习惯和我们想要的生活风格，接下来就介绍我们使用收件匣的原则

3 收件匣的原则

由时间管理的角度来看，我们一天大部份的时间都可能用到收集这个流程，因为我们脑子不停的在运转（睡觉也是），想到需要纪录起来的点子，可能床上、厕所、游泳池、百货公司、高山上、飞机上等一些可能预期不到的地方，我们捕捉这些杂事的能力越强，我们脑子里记忆的负担就越低，越能让我们减少压力。我也有三个原则和大家分享。

a 养成收集的好习惯

我们可以利用一些固定的时间来收集，例如说每天上班的前10分钟，转换到下一个工作场合之前，每周安排固定的时间检视工作计划（我是用周日上午），这样子定期的收集，自然让我们的脑中可以生出源源不穷的创意。

b 减少工具数目

虽然我们希望能把杂事都纪录到头脑之外，但是过多的收件匣，会让我们找不到纪录的地方。当我们纪录电话，有的贴在电脑萤幕旁、有的压在桌子底下，有的放在万用手册中，有的在email里面，要整理出一份完整的通讯录就变成一个不可能的任务。

仔细思考自己目前收集的工具，去除不必要的收集工具及习惯（像我的通讯录只有在电脑里面一份，所有的更新都在里面），这样子我们要加工处理杂事时，才知道哪里可以找到所有要处理的事情。

c 选择自己风格工具

有些人喜欢3C产品，每天使用而乐此不疲（像我就是），但是这并不代表每个人都应该如此。有人喜欢纸笔的感觉，感觉记忆及感情就在其中凝固，有无法取代的优点，有人喜欢录音、拍照起来，留下最接近真实的想法的情境。这些都很好，重要的是，找到您收集的风格，长期的使用这个工具，让他成为您生活的一部分。

把杂事放到头脑以外，是一个习惯，也永远有可以改进的地方，但是只要持续的努力，习惯就能逐步的培养出来。

结语

收集杂事是一个很值得我们去培养的好习惯，有人说收件匣就像我们的第二个大脑，可以让我们专注在眼前重要的事情上，而不用担心自己的脑袋会忘记一些其他的事。我也要求各位，若要学好时间管理，一定要养成收集这个习惯，这样的益处是，让我们的大脑重新获得专注的能力，把每一时每一刻的事情都能作做好的判断和处理。