时间管理--完整的行动清单

首先我们先开始讲六个流程中的前两个流程，也就是收集及加工组织，当我们的杂事进来，要先统一收集到收件匣，其次要加工成行动，并组织到行动清单中。也就是说前两个流程的目的，就是要建立一个完整的行动清单。

在谈建立完整行动清单的细节前，我们先讲讲为何完整的行动清单如此重要。一般人把大脑当作是记忆的工具，所以对朋友、家人的承诺，自己想要做的事情等，一股脑都放在脑海里。但是我们的大脑并不是如此可靠，记在心中的事情可能会忘记，不仅如此，所以的事情放在心里，根本就没有办法轻松自在。 >这本书的作者David Allen建议，如果能把建立清单当作是一种生活及工作的习惯，日复一日不间断，就是在练习黑带级时间管理了。因此，想要做好时间管理，学习列好完整清单的习惯相当重要。

以我这五年，长期实行时间管理下来，发现要建立完整的行动清单有三个要点，第一是要培养完整的杂事收集习惯，其次是拥有优秀的行动加工能力，最后是选择合适的行动清单工具，让我们一一讨论吧。

（1）培养完整的杂事收集习惯

培养收集的杂事习惯其实相当容易，难的是持之以恒，所以选择自己的生活经验中，合适自己的方式及工具是第一步。很多人学了时间管理，就跑去买电脑、买pda，花了许多时间学习工具，这都是不必要的，仔细思考自己原本就惯用的工具，好好的发挥效能，是比较好的方法。

例如我的父亲，他有事情时，就会写一个小纸条，丢在西装衬衫上衣的口袋中，下班后，就把这些纸条拿出来，看哪一些事情需要处理。

例如我的朋友Ada，就利用一张A4纸，折叠成小记事本，专门用来收集杂事，这个小记事本虽然小到可以放进皮夹中，却可以写八页的内容，所以可以纪录下很多杂事。

以我自己而言，我偏好用智慧型手机（TREO 650）上面的涂鸦软体，随时纪录自己的想法及对他人的承诺。而数位工具的好处是，纪录的事情再多，都不会增加体积。

这些工具，也就是我们课程中会一再提到的收件匣。收件匣让杂事有一个脑袋之外的放置之处，所以不用担心会找不到。重点其实不只是工具的选择，更重要的是培养把事情放在脑袋之外的习惯。当我们随时随地都养成纪录收集杂事的习惯，完整把事情移出头脑之外，才能”处于没有压力的状态”、”增强信守承诺的能力”，这就是我们时间管理的目的。

（2）优秀的行动加工能力

当我们把杂事一件件从收件匣拿出来，清空收件匣，并确认每一个杂事的后续行动，放进可靠的行动清单系统，这就是加工。每一次我花时间把杂事加工成行动，我都有一种如释重负的感觉，觉得这件事情开始进入自己的掌控范围，不用害怕会遗忘或如何去作这件事情。

行动和杂事不同，行动必须是具体可行的事情，杂事则否。

“举办一场在台北的研习会”是杂事，”email给Jennifer讨论台北研习会场地租借问题”就是一个行动，

“轮胎破了”是一件杂事，”打电话给轮胎店郑老板起请她派人来拿车子”是一个行动

“准备行销会议企划案”是一件杂事，”下午两点和Susan碰面，和她讨论已经做好的简报，并请她给予意见”是一个行动

行动需要花费时间，而且可以帮助我们将事情往达成的方向前进，我通常会尽量把杂事加工成20分钟以下可以完成的行动，这样在我们在做排程时，就很容易估计行动的要花费的时间。即使简单的杂事，都应该想清楚如何达成，因为现在不想清楚，以后要做的时候还是要再想一次，如果事前想好，放进行动清单，我们心理的负担就能大幅降低。

（3）选择合适的行动清单工具

要成为黑带级的时间管理高手，就要学会列清单。当我们学会把杂事加工成行动，日子一久，行动的数量就会持续增加，变得不能用脑子记了，此时我们需要有合适的组织工具来存放，以下是几个行动清单工具的例子。

Ada使用万用手册来存放自己的清单

朋友老K使用wince智慧手机上listpro软体

朋友awhii则是利用Microsoft Outlook软体来放置所有的行动清单

朋友prdro是使用一个叫做MLO的软体工具来存放

我和一些使用苹果电脑的朋友则是使用一个叫做iGTD的软体来存放

不管使用哪一种工具，要组织好自己的行动清单，有场合分类的概念很重要，我自己会把行动规划成自己动手、当面沟通、打电话、思考/规划、电脑工作等几种场合来分类，这些场合大致上是依照电话、电脑等工具种类及工作性质分类，可以让我们在同一个场合，批次处理自己手上的行动，节省大量的时间。一般而言，利用一些科技工具比较有效益，可以节省时间，但是也要依个人风格及喜好来选择工具，不一定是3C 工具就一定好。

结语

我们这一课讲的是建立完整行动清单的重要及方法，这个习惯的培养需要一段时间的学习及尝试，但是我常常觉得结夥攻顶、事半功倍，我们可以利用各种网路的工具来加快学习的速度。最后也希望大家能够建立好自己的完整行动清单，这样的益处是，可以早日成为时间管理的黑带高手，拥有时间去追求自己的梦想。

接下来的课程，介绍的是第一个流程”收集”，请继续加油。

延伸阅读(部份為台灣博客，或許有些在內地無法閱讀)

如何成为时间管理的黑带高手－Diddlebug实战篇

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