秘书工作的作用毕业论文(2)
秘书工作的作用毕业论文篇2
试谈沟通艺术在高校教学秘书工作中的作用
摘要：沟通工作是教学秘书的重要职责，在教学秘书的工作中起着重要的作用，对此，本文从学校职能部门之间的沟通;与其他院系之间的沟通：与主管领导之间的沟通;与院系教师的沟通;与学生的沟通五个方面展开了论述。
关键词：沟通 高校 教学秘书工作 作用
根据教育部2007年号文件《教育部关于进一步深化本科教学改革全面提高教学质量的若干意见》的相关精神，把发展高等教育的重点放在提高教学质量上。教学管理工作在整个教学环节中占据举足轻重的地位，教学管理工作的好坏直接影响教学质量的高低。教学秘书作为最基层的教学管理者，其工作的质量和效率直接关系到教学质量。教学秘书工作中的一项重要内容就是与各个层面之间的沟通，包括与教务处之间、学校各级行政部门之间、教学活动中教师与教师之间、教师与学生之间等的沟通，可以说沟通艺术直接影响教学质量。
美国著名管理学家理查德曾经深有感触地表示，沟通不良是管理低效的一个基本原因。所谓沟通就是人与人之间通过语言、文字、符号或其他的表达形式，进行信息传递和交换的行为及过程。教学管理过程实际上是沟通的过程，是管理者与被管理者之间的双向互动。传统教学活动往往只注重决策、执行、检查三大系统，忽视沟通与反馈。实际上，教学质量的保证过程是多层次、多环节、多组织的复杂管理活动，沟通与反馈即是将各组织系统的各部分结合为整体的连接过程，也是将组织成员联系在一起，最终实现共同目标――保证教学质量。
随着我国高等教育的不断发展，尤其是在学分制逐步取代学年制的过程中。对教学管理人员的素质提出了更高的要求。沟通是管理中最为重要的组成部分，只有与人良好地沟通，才能得到他人的理解与支持，才能得到必要的信息，才能获得他人的鼎力相助。沟通工作成为教学秘书的重要职责，在教学秘书的工作中起着重要作用。
一、与学校职能部门之间的沟通
教学秘书需要经常与学校教务处、学工部及各职能部门进行联系，更要经常处理本院系教师和学生与职能部门有关教学的事宜。教学秘书工作“既参与政务，又管理事务”，前者具有很强的思想性和政策性，后者具有很强的事务性。对于高校教学管理的秘书来说，必须充分认识到事务工作中蕴含着思想性，在具体事务中突出思想性，不忽视事务性，把握和理解好教学与行政之间的相互渗透、相互促进的关系，才能把工作做好，使整个部门的职能得到较好的发挥。具体到与各职能部门的关系，既要认真领会上级部门的精神，又要传达给基层相关人员，并及时反馈，才能把工作做好。这需要教学秘书较高的素质，掌握一定的沟通艺术;还要做到在协调沟通中摆正自己的角色位置，做到“到位不越位，出谋不决策”，同时又处处以集体利益为重，自觉维护院系的形象和声誉。
二、与其他院系之间的沟通
随着高校招生规模的不断扩大，教学改革持续深入。教学管理向信息化方向发展，教学手段日益现代化，专业日趋精细化，高校内部、院系之间的联系日趋密切，很多教学工作不是一个院系就能独立完成的。在教学资源的共享、复合型人才的培养、师资的调配、大型教学活动的组织和科研实验等方面，需要教学秘书架起院系间沟通和协作的桥梁。基于这样的特点，教学秘书在教学管理活动中应主动与其他院系搞好协作关系，加强与其他院系在教学、科研、竞赛等方面的互动。教学秘书的工作具有相似性，内容大致相同，通过与其他院系教学秘书的沟通。建立互帮互助、团结协作的良好关系，从而有利于营造教学秘书良好的工作氛围，开创学院发展的新局面。
三、与主管领导之间的沟通
在一个院系中，有院长、书记，还有分管教学的副院长，由于各领导各自所处的职位不同、分管工作不同、观察认识问题的角度不同、思维方式不同，因此，经常产生意见分歧的现象。这时，教学秘书就应该充分发挥自己润滑剂的作用，从全局出发，以事业为重，对各领导要同等尊重、支持、配合、协助，主动做好领导成员之间的通气协调工作。主管领导对教学工作的领导要靠教学秘书的具体工作去实现，这里领导者同教学秘书的相互默契配合。职能互补显得非常重要。在工作中出现的具体问题，秘书要主动、及时地向领导汇报，要始终与领导者保持密切联系。
四、与本院系教师的沟通
教师是教学活动的主导和实现者，教学秘书是教学管理工作的组织者和管理者。教学秘书与教师接触频繁，例如征订教材，核对教学任务，督促及时上交教学大纲、授课计划、成绩单等，核对教师工作量，期中教学检查，安排调课、停课、补课、期末考试和监考事宜等。而沟通则是解决管理与被管理之间矛盾的最好方法。教学秘书必须树立“管理就是服务”理念，服务教师而不是管理教师，端正态度是与教师建立良好沟通的第一步，只有取得教师的理解和支持，教学秘书的工作才能持续有效地开展。
五、与学生的沟通
教学秘书的工作就是为教学服务，为师生服务，教学秘书要尊重老师，关心爱护学生;善于听取老师的意见，做学生的知心朋友。热情而及时地处理各种具体问题。学生是教学活动的主体。要围绕“一切为了学生，为了一切学生，为了学生的一切”的目标，服务于学生。教学秘书的工作直接面对学生，如组织各类考试、补考、重修、调停课、学籍管理、成绩管理等，每项工作都与学生的切身利益息息相关，必须有高度的责任感。工作中要坚持原则、公正严谨、为人师表、以身作则;既要严格管理，又要理解关心学生，与学生之间建立一座心灵沟通的桥梁。
因此，教学秘书要树立牢固的“替师生着想，为教学服务”的观念，坚持“以人为本”的理念，通过沟通，协调学校、领导、老师和学生的关系，全面地服务教学、服务教师、服务学生。
在处理上述各种关系的过程中，教学秘书要特别注意沟通方法：每学期举办学生座谈会、师生见面会、教师座谈会;跨院系的同一层次管理人员之间建立横向沟通渠道。还要与时俱进，广开渠道，讲究沟通的途径和方法，例如采取网络沟通平台：手机短信、飞信、电子邮箱、BBS论坛、QQ群、校友录等方式下达通知，并能及时得到反馈的信息等。
更要注重沟通的有效性，恰当使用“明”沟通和“暗”沟通。所谓“明”沟通，就是利用各种会议形式和其他公共场合进行协商对话，把问题摆到桌面上。当面沟通解决，以达到协调统一的目的;非常适合普通问题、牵扯人员较多的共性问题的沟通。所谓“暗”沟通，就是利用非正式场合进行沟通，对矛盾比较尖锐、复杂、不宜公开协调的问题，暗中周旋。“暗”沟通主要是靠秘书在暗中穿针引线，协调关系，化解矛盾。“暗”沟通用得好，就能起到“明”沟通所起不到的作用。
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