秘书工作论文相关范文(2)

秘书工作论文相关范文

　　秘书工作论文相关范文篇2

　　浅谈做好办公室秘书工作的方法

　　[摘要]本文通过对秘书的职责、工作特点等的分析,结合秘书工作的实际,就如何做好办公室秘书工作提出了十项基本思路。同时,通过分析加强秘书自身建设的重要性,为更好地做好办公室工作打下了良好的基础。文章最后从实际工作中总结出做好办公室秘书工作需要注意的几个问题,为进一步做好秘书工作提供了参考。

　　[关键词]办公室 秘书 思路 重要性

　　世纪之交,随着社会主义市场经济深入发展、科学技术突飞猛进,一个全新的信息时代扑面而来,对秘书队伍的服务质量有了更高的要求,秘书队伍社会化服务的特征逐步呈现。在信息社会里,怎样才能做好办公室秘书工作是一个值得研究的课题。

　　一、秘书的概念

　　秘书,《辞海》的解释为:掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。该项工作的性质要求秘书工作者:

　　首先,要有坚强的政治素质,能够较好的掌握马列主义、毛泽东思想和邓小平理论,牢固树立为人民服务的思想,善于运用“三个代表”指导实践工作。

　　其次,要有较强的业务能力,能够熟练的运用各种文章体裁,通过调研撰写出具体的材料。

　　再次,要具备广泛的知识面和耐心细致的工作作风,善于站在全局的高度发现问题,思考问题,处理问题,当好领导的助手和参谋。

　　二、秘书的职责

　　50年前,典型的秘书工作,便是抄抄写写,收收发发,值班守摊,迎来送往,办事打杂,在参谋辅助上很少发挥作用。今天的秘书比以往任何时候都更加独立,秘书可以解决大量与信息相关的工作,也能肩负很多管理层面上的责任。秘书工作高效,知识丰富,技能娴熟,掌握了最新的办公技术和高超的沟通协调能力。

　　随着知识经济到来、社会信息化和管理工作的复杂化,秘书工作越发显得重要,其技术性、专业性的特点日益被人们所认识。领导的正确决策和科学管理特别需要秘书提出高质量的信息分析和献计献策。为此,秘书要善于学会利用和发挥内外信息网络的功能和作用,准确领会领导意图,围绕中心工作采集信息并进行分析、加工、处理,提出预案,供领导参考。这既是领导管理决策的需要,也是秘书人员的重要职责。

　　秘书参谋辅助性是秘书工作的根本要求。秘书的参谋辅助性也是智能化和事务化的高度统一,过去那种"承上启下、收收发发、接传电话、写写报报"的事务性辅助工作,已不能体现现代秘书工作的本质含义。新时期的秘书不仅要熟悉国家大政方针,掌握国内外经济技术最新动向,了解单位的动态、会经营管理,而且还要具备较强的运筹策划、组织协调、随机应变和综合分析能力,这就对秘书的智慧、知识、能力和水准提出了更高的要求。随时以高度的职业敏感,从苗头性、倾向性、超前性问题和诸多表象中,捕捉各种信息,判断预测事物发展的趋势,辅助领导做好决策和决策的贯彻落实,这已成为现代秘书工作重要标志和一切工作的出发点和归宿。

　　三、秘书工作的特点和成就

　　新时期秘书工作的指导思想,这就是紧紧围绕党的总目标和总任务,做好“三服务”,即为党中央服务,为各级党委领导工作服务,为人民服务。为了做好“三服务”,对业务工作提出了实现“四个转变”的基本要求,即从侧重办文、办事转变为既办办事又出谋献策,从收发传递信息转变为综合处理信息,从单凭经验办事转变为科学化管理,从被动服务转变为力争主动服务。“三服务”、“四个转变”的提出,有其深刻的历史背景。在长期“左”的错误思潮影响下,秘书工作领域里存在着一些简单化、片面化、绝对化的错误认识,从而严重束缚、阻碍着秘书工作职能作用的正当发挥。它的提出是秘书工作系统贯彻落实党的解放思想、实事求是的思想路线、高举邓小平建设有中国特色社会主义理论的伟大旗帜,开创秘书工作新局面的伟大成果;它鲜明地标志着党的秘书工作指导思想的升华,对推动秘书事业的发展具有划时代的深远意义;它是推动办公室工作和秘书工作适应新形势,解决新课题,开创新局面的里程碑,将永载秘书工作的史册,并成为新时期办公室工作和秘书工作的一大成就。

　　四、做好办公室秘书工作的基本思路

　　做好办公室工作首先要理清工作思路。新时期党的秘书工作的基本思路是:一个目标,两个结合,三个重点,四项建设。具体说来就是:

　　“一个目标”,即坚持以邓小平理论和党的基本路线为指针,紧紧围绕党的中心工作,当好领导的参谋助手。办公室是各级党政的综合办事部门,处于承上启下、协调左右、联系内外的中枢地位。做办公室工作,必须从坚持和改善党的领导的高度,从保障改革、发展、稳定这个大局的高度,从推进领导决策的民主化和科学化的高度,切实负起辅助政务,党管事务,综合服务的职责,充分发挥领导工作的左右手作用。

　　“两个结合”,即“一般和个别相结合,领导与群众的相结合”。“两个结合”本来是我党传统的工作方法和应有的领导作风,毛泽东同志早就提出过从群众中来到群众中去和“集中起来,坚持下去”的教诲,问题在于近些年来,有的秘书思想上有所淡漠。对办公室秘书人员的要求:一要对领导“帮助参谋提醒”,帮助领导者保持优良作风,改进工作方法,不可脱离群众。二要在办公室的信息调研、督促检查等工作中,注意深入群众,深入实际,抓好典型,以点带面,实行“两个结合”的工作方法。

　　“三项重点工作”,即信息调研、督促检查和保证日常工作正常运转。这是根据新形势的需要而提出的,从而使多样的秘书工作,有了明确的重点方向。

　　“四项建设”,即秘书队伍要注意抓好思想建设、组织建设、业务建设和作风建设,以加强自身建设来保证把办公室工作提高到一个新水平。从素质角度来说,秘书应具备良好的政治素质,高尚的个人品行,敬业乐业的工作态度,宽厚的文化及业务知识基础。从业务上来说,要求办公室秘书通晓各方面的知识。总体来说,对办公室秘书的要求在逐步提高。

　　五、做好办公室秘书工作,必须加强自身建设

　　加强秘书工作的自身建设是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求,自觉接受教育训练而逐步形成的对待各种活动的修养与能力。

　　为了提高秘书的素质,加强对秘书的管理,保障秘书更好地实现其辅助服务职能,必须明确秘书的职业地位,使从事秘书职业的人有一种明确的职业定位,从"干部"归位到"职员"。

　　秘书从业人员必须明确自己各项工作的出发点和归宿,在自身从属执行的有限范围内,尽力为领导的决策、指挥活动给予相应的补充和协助,不能模糊辅助与主导的界限,要自觉地将辅助服务的观念贯穿于言行之中,削弱"官本位"思想,树立职业化思想。

　　通过秘书立法来明确秘书的权利义务,使秘书的额外权力依法受到限制,不可能也不敢狐假虎威,假领导者之名发号施令;同时赋予秘书应有的权力,使其敢于有所为,在起辅助服务职能的同时,避免成为领导的"私有从属品"。这样既有利于秘书开展工作,也有利于领导者对秘书的管理,同时还可成为领导者拒腐的一道屏障。为此,做好办公室秘书工作必须要做好以下几个方面:

　　1.牢固树立信息观念。

　　信息观念在信息素养中居于先导地位,它关系到秘书人员对秘书工作信息的接受和理解。在心理学中,观念包括有早先知觉而来的感性形象的再现和由原初形象组合而成的新的观念总体,它是意识的基础。现代秘书的信息观念,是指秘书人员对信息的初步认识以及在秘书工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。比如,对待信息技术和信息工具的观念。秘书人员如何看待信息技术,如何认识信息网络的功能,这就是衡量信息观念先进与否的一个具体标准。

　　据了解,大多数秘书人员认为,互联网和各种局域网既是一种新的认识工具,又是一种新的交流工具,还是一种新的生产力,秘书工作只有同网络结合起来,才能产生新的生机和活力。但也有部分秘书人员对信息技术有一种神秘感,对信息网络不感兴趣,甚至"老死不想'网'来"。这就是信息观念上的巨大差异。目前,国际互联网已遍及,上网人数已突破6000万,仍在以前所未有的速度迅速增长;我国大多数党政机关的信息网络已联通至县(区),大中型企业也建立了自己的信息网络,网上的秘书工作信息已达海量规模,多种媒体构成的信息资源均可以作为开展秘书工作的参考资料。如果秘书人员具备先进的信息观念,积极地了解网络,熟悉和使用网络,就可能主动地去利用,从而减少许多不必要的重复工作;反之,就会因为远离网络而对做好秘书工作一筹莫展。现代秘书良好的信息观念,本质上是在尊重知识、崇尚科学、终身学习、勇于创新的基础上,树立起来的"信息就是资源"、"信息就是财富"、"信息是领导决策的基础和依据"的信息价值观。

　　2.增强意识。

　　现代秘书的信息意识是指秘书人员对秘书工作信息的感觉、知觉、情感、意志等心理品质。它具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力,简言之,就是秘书人员对秘书工作信息的敏感程度。现代秘书强烈的信息意识,首先表现为能够敏锐地感受社会信息的变化对秘书工作带来的有利和不利影响。无论现在或未来,秘书工作者和他(她)的服务对象-领导者,都生活在被信息包围的社会里,电话、文件、图书、报刊、广播、影视以及各种互联网络,每天都有成千上万比特的信息向我们倾泻而来。

　　秘书人员具有强烈的信息意识,就会积极主动的挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息;敏锐地发现别人尚未注意到的信息,迅速而准确地找到事物的本质、问题的症结;善于从司空见惯的信息中看到差异,并能迅速选择和捕捉,达到发现早、挖掘深、效率高的境界。其次,表现为对领导决策信息和秘书工作信息的关注。现代秘书要像吃饭穿衣一样,每天都要读一读文件,看一看新闻,听一听广播,浏览一下网络,查找所需要的资料,并形成一种习惯性倾向;无论是对涉及领导决策和秘书工作哪个方面的信息都能自觉敏锐地察觉,并主动与自己所关心的问题、需要解决的问题联系起来思考,从而更好地开展秘书工作。

　　3.锻炼能力。

　　现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要包括五个方面的内容:

　　一是信息获取能力。秘书工作除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外,还应建立并掌握自己常规的信息渠道,善于开发新的秘书工作信息资源,并及时、准确全面地获取所需的信息。比如,秘书人员要了解信息网络上有哪些秘书工作的站点、网页、栏目,通过哪些方法和渠道(包括工具软件)才能迅速进行查找与浏览;如何下载和保存这些信息等等。

　　二是信息选择能力。信息时代,人们每时每刻都面对着滚滚而来的信息,信息垃圾、信息干扰、信息焦虑实难避免。现代秘书必须学会对其进行筛选和分类,以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的;学会准确无误地识别、理解所遇到信息的含义,正确判断所搜集到信息的价值与意义,全面把握所获信息对领导决策和秘书工作产生的影响等。

　　三是信息预测能力。这是一种较高层次的信息能力。它是指秘书人员在现有信息的基础上对未来的一种推断和预见。信息预测能力其实是对信息理解程度的一种能动反映,是在获取信息的基础上,对事物发展的理性判断,它对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。

　　四是信息处理能力。狭义的信息处理主要是指对信息的加工、开发、传输、存贮、调阅和吸收等能力。即对所感知、获取和选择的信息加工深、开发新、传输快、存贮厚、吸收广和调阅方便。具体来讲就是能对信息进行综合分析,整理排序,归类处理,充实秘书工作数据库;能对这些信息的意义与可靠性有进一步的认识,提出有针对性的对策和建议,提供给领导者参考。

　　五是信息运用能力。秘书获取、选择和处理信息的目的是为了运用。信息运用能力是各种具体信息能力的综合体现,是指秘书人员在获取和处理信息的基础上,把自己的思想与见解融入其中,并通过恰当渠道将这些信息传递给他人,与他人进行交流、共享的能力。秘书对信息的运用能力,集中表现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性上。

　　4.博学知识。

　　信息知识是指关于信息的理论、常识和方法。现代秘书的信息知识,是指秘书人员对信息基本常识的了解,对各种秘书工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识的掌握。信息知识是信息素养的重要组成部分,信息知识的掌握程度,关系着秘书人员信息意识和信息能力的强弱。一般来说,秘书人员的信息知识应该包括三个部分:一是信息文化知识。即具有基本的科学文化常识,对信息概念能正确地理解和应用,对信息技术的发展和变化有一定了解,对信息文化的影响与走向有所把握。特别是对信息网络文化要能正确地理解。二是计算机和信息网络技术常识。现代秘书的计算机知识,应通过考试达到国家二级以上水平。

　　信息网络技术知识主要包括信息网络技术的基本名词术语、技术功能、特点以及构成、应用等等。比如,信息系统数字化的基本原理;信息系统软硬件的内容、各自的功能特点等。三是一定的外语和法规知识。因特网上90%的信息是用英语来传递的。我们使用的计算机系统和应用软件,大多都是用英文编写的,Windows操作平台的基础也是英语。因此,要更好地表达思想、接受和了解新技术和新信息,就必须掌握一定的外语知识。另外,由于信息网络技术的广泛应用而产生的一些法律问题,也应引起秘书人员的关注。比如使用计算机网络要遵循我国现已出台的法律条文;使用各种数据与信息,要合乎国家的有关法规,尤其应严格遵守保密法规,防止失泄密问题的发生。

　　5.严守道德。

　　道德是指秘书人员在获取和使用信息过程中,应遵循一定的伦理规范。不得危害社会或侵犯他人的合法权益,能自觉保护他人的知识产权、隐私权等,也不得向领导者和有关用户传递各种不良信息。秘书人员的信息道德关系到其信息素养发展的正确方向。当前,信息传播媒体多种多样,有广播、电视、也有自由度较大的各种互联网络;有政府主办的各种媒体,也有民间自办发行的书报杂志。媒体的多样性使信息传播过程中不可避免地带有一定的主观偏见,虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一定的无政府状态,如果没有一定的道德约束,就很容易使人们在享受信息网络技术带来便利的同时,产生一些与先进的伦理道德相悖的现象。这就对秘书人员的文明程度、道德责任感等提出了更高的要求。高尚的信息道德是保证现代秘书信息行为正确性的重要保证。

　　综上所述,现代秘书的信息素养具有十分丰富的内涵和很高的目标要求。秘书队伍是我国职业大军中一个特殊群体,由于职业的特殊要求,其信息素养也必然表现出一定的特殊性:

　　一是与领导工作联系的直接性。秘书人才的信息素养是直接为领导工作服务的。信息是领导决策的基础和依据,秘书辅助领导决策,主要是通过为领导者提供信息来实现的。秘书工作者的信息素养如何,直接关系到为领导决策服务的水平的高低,其重要意义显而易见。

　　二是信息视解的全方位性。秘书工作以辅助领导科学决策和协助领导科学管理为主要职责,而领导者管理的都是一个动态的大系统,涉及到政治、经济、文化、科技等各个方面,具有高度的综合性。因此,凡是与领导活动相关的信息,都应该成为秘书工作者关注的信息。这就要求秘书的信息素养相对于其他机关工作者来说要求更高,胸襟要更宽广,知识要更广博,视角要更开放。

　　三是提高发展的动态性。信息素养是秘书人才适应信息社会发展要求,经过培养和训练而生成的一种修养与能力,它必然随着时代的发展变化而不断提高和发展,决非一劳永逸的。

　　六、做好办公室秘书工作要注意的几个问题

　　虽然秘书工作的主要内容是直接为领导服务,但还应注意加强为基层单位、为教师服务的意识。作为一名秘书,应在工作中充分尊重基层单位的地位,尊重广大教师的劳动和人格,并虚心向他们学习,要做好这项工作必须注意以下几点:

　　1.要诚心诚意地为他们服务。

　　秘书要在工作中站在基层单位的立场上,在不违反原则的情况下,做好服务工作,事实证明,只要我们诚心诚意地为基层服务,基层也会充分尊重秘书的劳动。

　　2.在工作中注意感情投入。

　　在秘书的服务接待中,确实碰到不要单位和个人,他们带了很多问题找领导,从人的心理上讲,对能够解决的问题往往是皆大欢喜,而对不能解决的问题,则会相互觉得尴尬,甚至有的还有些积怨。在这种情况下,秘书要把握好“门好进、脸好看、事情要具体问题具体办”的原则,套在学会把握原则的情况下,对工作有适当的感情投入和交流,这也使秘书工作的水平和方法得到一定程度的提高和锻炼,也提高了领导的威信。

　　3.处理好为领导服务与基层服务的关系。

　　要在可能的情况下,尽量满足基层单位领导的要求。一是基层领导作为一级单位负责人,他们本人也知道做领导的难处,没有大事、难事不会轻易找上级领导。二是为领导服务与为基层服务是辩证统一的,虽然领导平时工作很忙,但是基层能够向他们反映问题,本身就提高了领导在基层中的威信,从而秘书从另一侧面也提高了为领导服务的质量。

　　在摆正秘书位置的同时,要加强协调作用,切实起到是联系上下的纽带。这就要求秘书人员要认真做好定位,要勤勤恳恳、任劳任怨地做好各方面的服务工作。在学习中应包括:

　　一是在工作中要虚心向领导学习各方面的知识。一方面领导具有渊博的知识,另一方面领导有着很强的管理能力,同时具有高尚的人格。

　　二是在工作中要留意方方面面的事,丰富自己的阅历,并积极总结和思考。秘书在掌握全局方面具有得天独厚的条件,可以通过跟随领导听到基层单位的汇报,也可以主动收集材料,这些既开阔了视野,也为秘书更好地工作打下了基础。

　　三是结合领导分管业务及秘书自己的爱好,考虑一些感兴趣的问题,为以后的转岗打好基础。

　　当然,在新的形势下,做好办公室秘书工作除了加强自身建设等条件之外,还应树立五种观念:

　　一是树立勇争一流的观念,克服满足一般的平庸思想。秘书工作看丝平凡,实则不易,如果缺乏勇争一流的内在要求,满足于一般化,目标定得低,肩上没有压力,那么只能导致工作业绩平平,难出成果,位次后移的结果。

　　二是树立主动参与的观念,克服被动服务的游离意识。秘书工作要紧贴党政工作中心,紧贴上级领导,就要增强参与意识,多站在参谋的位置上为上级领导思考问题,要多出一些好主义,当好参谋和助手。

　　三是树立有为有位的观念,克服无所作为的思想。秘书人员要以实干提高水平,以实绩体现能力,以成果体现价值。只有多办实事,多出成果,多出点子,才能从无位到有位,才能得到领导的信任和同行的信服,也才能为进一步工作打下良好的基础。

　　四是树立业精于勤的观念,克服得过且过的思想。秘书人员的业务范围比较广,涉及到多方面。要切实履行好职责,需要具备过硬的业务素质,这就要求在工作中勤于动脑筋,勤于多写多练,勤于动手动腿,一点一滴的积累,一步一步的提高,经过辛勤的努力达到精益求精的工作目标。

　　五是树立创新创优的观念,破除因循守旧的思想。随着形势的变化,对秘书工作不断提出了很多新的要求。这就要求秘书人员注重吸收、学习新东西,积极探索做好秘书工作的新路子。在工作中注重创新,抓出特色。

　　一个职称的秘书,应具有这样的形象:既谦虚谨慎,勤敏诚实,又有远见卓识,富有创造性,善于出谋划策;既是长于辞章的秀才,又是善于协调的组织工作者;既是领导的得力助手,又是领导的诤友,能直言不讳,一弥补领导的粗疏和过失;既要尊重领导,服务领导,也要尊重群众,为人民服务;既要勇于工作,开拓进取,又要讲究工作艺术、处事技巧等等。

　　总之,不能固定于原有的工作模式,不能固守陈旧的思维方式,要根据新形势下党政工作的特点,积极探索提高服务质量和效率的方法和途径,使办公室工作更好地服务于领导,服务于基层。