论秘书部门的协调工作

摘要：秘书部门作为党政机关的综合办事部门，是承上启下、沟通左右的桥梁和枢纽，具有十分重要的地位。该部门的一个主要特点就是承担着大量的协调工作。协调能力的强弱直接关系到领导决策的落实效果，关系到单位工作的质量和效率。因此，认真研究协调工作的特点和规律，对正确处理好各种关系，进一步开创秘书工作的新局面，具有重要的现实意义。
　　关键词：秘书部门；协调；一致性；综合性
　　
　　1　秘书部门协调工作的主要特点
　　
　　(1)地位上的代表性。秘书部门是党委的从属机构，对内参谋服务，对外代表党委处理日常工作。在工作方式上，接受领导授权处理相关政务、事务。在未授权之前，秘书部门可以主动反映有关情况，提出合理化建议。在明确授权后，秘书部门才按协调程序展开工作，并在工作中主动向领导汇报阶段性工作进展。协调进程中遇到的问题，提出进一步建议，得出领导新的指示要求。秘书部门的地位从属性决定了协调工作带有一定的被动性。但是如果一味地被动，就是工作的严重失职，必须主动做好协调工作。那就是在自己的职能范围内，超前研究新情况，把握新动向，为领导提出前瞻性建议对策，把矛盾化解在萌芽状态，把服务工作超前做好。想领导之所想。急领导之所急，争取主动当好领导参谋。
　　(2)根本利益的一致性。共产党的宗旨就是全心全意为人民服务。秘书部门代表党委行使协调职能与代表群众或部门解决问题化解矛盾是一致的。尤其是“三个代表”重要思想的提出，为秘书部门搞好协调工作提供了巨大的精神动力。为党委服务与为广大人民群众、广大基层部门服务是完全一致的，秘书部门没有私利。
　　(3)协调内容的多样性。秘书部门为党委服务主要体现在二个方面：政务服务和事务服务。政务服务就是为领导出谋划策，当高参，就要发挥秘书部门善于钻研问题，协调专业调研队伍，发挥调研网络等方面的积极性。形成大调研格局，群策群力，保证领导决策的科学性。领导一旦决策之后。要协调各方面力量，付诸实施，并及时反馈情况。完善决策，推动工作。
　　(4)协调工作的艰难性。秘书部门的工作是基础性的工作。幕后努力多，台前亮相少。协调多凭耐心、细致的疏导沟通，没有什么硬手段。在具体实践中，协调需要随时准备“碰钉子”、坐“冷板凳”。往往是一番苦心无人理解，还会引来误会和埋怨，甚至引起领导的不信任，而陷于进退两难的境地。这就要求秘书人员要具备无私奉献的价值观念，树立全心全意为人民服务的人生观和价值观，一身正气，兢兢业业，任劳任怨，乐于默默奉献。甘当无名英雄。2秘书协调工作的原则
　　(1)把握全局。秘书部门处于中枢地位，在一定意义上代表着领导行使各种职能。无论是参与服务，还是管理事物，都要心中有全局，保证协调工作忙而不乱，紧张有序。秘书要有大局意识，中心意识，一切围绕领导中心转，一言一行都要为中心服务。尤其是当前形势复杂，矛盾很多。只有把握全局，才能协调各种利益向一致的方向调整，否则顾此失彼，难以达到协调的预期效果。
　　(2)尊重事实。协调工作不能靠主观臆断。只有在充分掌握事实的基础上，才能把握矛盾的重要方面，准确找到协调工作的主攻点。现在世界丰富多彩，各种组织、各种矛盾交织一起，不作调查研究，很难弄清来龙去脉。协调起来也难以对症下药。因此，要摸清事实，尊重事实。把事实与原则结合，创造性开展协调工作。把各种矛盾融合起来，找到共同点，形成亲和力，消除离心力。
　　(3)公道正派，一视同仁。公道正派，是做好协调工作的灵魂。在协调工作中，必须坚持按照党的政策、国家的法规办事，做到以事实为依据，以规章制度为准绳。不可人云亦云，感情用事，应在实事求是的深入调查基础上，确定协调的性质，得出解决问题的办法，得出结果意见。
　　(4)分层推进。调协工作必须坚持按程序办事原则，先办什么，后办什么，应有一定的程序规范。要明确轻重缓急。不能眉毛胡子一把抓。每一项工作必然存在着内在联系和前因后果。应该由表及里、由外及内，抓住重点层层深入，直至最终达到目的。
　　(5)讲求时效。现在形势发展很快，工作时效性越来越深。协调工作必须讲究时效，要以雷厉风行的工作作风去抓协调工作，切忌推诿损兵拖拉。如果不讲究时效，协调工作就会失去应有的价值，严重的甚至会带来负面效应，使矛盾激化、问题复杂化，使工作陷入被动境地。
　　
　　3　秘书部门协调的重点
　　
　　(1)对处理上下关系的综合性协调。领导者在实际工作中，既要与上级打交道。也要与下级打交道。领导者同上下级的关系状态，直接影响工作成效。对这种的复杂的关系，必须全面优化，不能顾此失彼。领导者若仅重视与上级的关系而忽视与下级的关系，或者仅重视与下级的关系而忽视与上级的关系，或两者两个方面的关系都存在问题，都会给工作带来不同程度的损害。秘书部门既要协助领导与上级联系，以要协助领导深入基层，与下级保持密切的联系。发挥综合协调作用。使上情、下情和领导者的决策管理紧密结合起来，保证领导活动见效。从某种角度讲，秘书部门在实际工作中协助领导加强与上级和下级的联系，本身就能促进相互理解、相互配合，以便于及时发现可能出现的种种失调和误解。
　　(2)对内外关系的综合性协调。秘书部门是对外沟通的门户和窗口，在了解内部运转与外部环境变化方面有特殊的优势，能够及时了解到外部公众、往来单位对本机关、本组织系统的反映和意见。在此基础上，秘书根据内外各方面的情况，对领导者提出有关建议，就可以在优化内外关系方面，发挥综合性参谋作用。秘书部门在接待来客、处理内外往来文书，处理信访、收集外部环境信息等工作实践中，能够促进自身较全面地了解外部环境变化以及外部公众对本组织系统的评价和意见，加上秘书处于领导者身边，对组织的状态也有较透彻的了解。因此，所提出的有关协调内外关系的建议，就会比较切实，具有针对性。
　　(3)协调各种利益的综合参谋。在组织管理和领导活动中，必须面对各种利益关系。秘书部门广泛的职能活动和内外交往，特别是在信息、信访、调研、督查等方面工作中能够比较全面具体地各种利益需求和显现或隐现的利益失调与冲突，而且对组织整体利益、长远利益、根本利益的理解和把握比较准确。在此基础上，秘书针对各种利益失调和利益主体之间的矛盾问题，提出的对策建议，就具有综合协调作用，其综合性协调的价值较高。

4　做好协调工作的方法
　　
　　(1)立足全局想事情，搞协调。协调工作实际是在单位大局的前提下，各部门之间的利益和工作分配、安排。其根本目标就是维护整体的团结和统一。因此，协调工作只能在全局观念的支配下，使各方的认识、利益和力量达到平衡。不能违背协调的总原则去另搞一套。如果各自为政，各行其是，就会使整体利益受到损害，协调工作也就失去了应有的意义。
　　(2)增强协调工作的主动性。首先，要统筹计划，超前准备。把领导在一段时间内的活动列出一个整体计划考虑。先协调什么，后协调什么，涉及到哪些单位，哪些环节，都要做到清清楚楚，心中有数。同时，对协调过程中可能出现的困难和问题也需要有充分的准备。其次，要主动跟踪督促。由于协调进程中情况是不断变化的，这就要求秘书人员要有较高的责任心和扎实的工作作风，及时掌握情况，跟踪督促，才能使协调工作顺利进行。
　　(3)加强学习，掌握协调艺术。新形势、新任务层出不穷，不学习就跟不上时代步伐，就会丧失协调能力。搞好秘书部门的协调工作，必须具有坚实的马克思列宁主义基本理论和丰富的专业知识。
　　通过学习和实践，协调工作要达到这样一种境界：政务要严谨，事务要周到，左右要沟通，上下讲实效，内部要团结，外部造环境，形成一种团结，拼搏进取。高效的工作氛围。