档案保护论文文档

　　档案保护工作是档案工作的重要组成部分,延长档案保管寿命,已是档案工作者需要解决的难题。下文是学习啦小编为大家搜集整理的关于档案保护论文文档下载的内容，欢迎大家阅读参考!

　　档案保护论文文档下载篇1

　　浅谈电子档案的整理和保护及特征

　　【摘 要】电子技术的迅猛发展和推广，使档案工作产生了由纸质到光电介质载体的飞跃，从而给档案的纸质管理带来新的机遇与挑战。如何面对电子档案的优长与不足，使档案工作在网络化、数字化的环境中生存与发展，成为我们不得不思考的问题。

　　【关键词】电子档案;档案管理;特征分析;存在不足;档案整理

　　一、电子档案的主要特征分析

　　1.实体的虚拟化

　　现有的档案都是固定在某一载体上的，有的是纸张，有的是光盘或磁带，而电子档案是存储在计算机网络中的，对于单一文稿而言，它的实体是无形的，是看不到摸不着的。电子档案海量信息，使得未来的数字档案存储只能是分布式的，没有具体的特定场所，用户调看或利用的资源可能存储在本地、本国，也可能存储在异地、异国。

　　2.手段的数字化、网络化、多媒体化

　　过去档案全是手工操作，数字档案则不然。它从资料的采集、整理、加工、归档都是依托数字和网络环境。它是通过网络、收集地方信息;或将收集到的其它载体信息进行数字化处理;利用计算机和网络，就其内容和展示手段而言，数字档案是多媒体的，它的文本、图片、音频、视频，融于一体，甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展内容。用户通过网络在线阅读和利用，并可以选择浏览的界面(如数据库式、网页式等)、版式(不同的网页模板和风格、颜色等，也可以选择下载、打印、刻录光盘及个性化的保存需求的档案文献。

　　3.时效性强，周期短

　　档案是一个浩大的工程，需要耗费大量的人力物力。用传统的方法，少则一年，多则几年。而数字档案采用新的手段和方式，通过网络采集、数字化管理、计算写作、电子邮件联系。新的技术手段减轻了劳动强度，减少了多种的环节和时间，大大缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修正错讹或更新资料都十分方便，电子档案的内容可以是实时的，可以反映最新的情况。

　　4.交互性的和个性化档案

　　在电子档案的模式下，文稿的提供者与用户紧密地联系在一起，用户之间都可以十分便利地沟通，甚至在一定的条件下角色可能会发生转化，具有空前环境下的交互性。另一方面，电子档案的形式是在线的、实时的、网络化的。有些档案利用过程也可以不经过现场来进行，通过有关数字化的网络就可能完成。

　　5.成本低、风险小

　　电子化的文稿从形成的整个环节都是通过计算机网络完成的，不费一纸一笔，而网络技术、数字技术，又使得远距离、大容量传输和通讯更便捷、更廉价。过去档案所需要投入的大量邮寄、通讯、复印、打字、装订等费用都节省下来，这些都直接降低了成本。

　　6.加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化

　　电子档案在资源加工、整合有特定的统一标准，如统一的压缩化、编码技术、视频格式、元数据标准、浏览平台等，它依托互联网服务，不同部门的档案是可以共享的，并可以实现跨库关联和检索。数字化的编辑出版方式，使得方志的编撰常态化，可以收集到大量的资料，有效避免了过去因为编撰时间太长遗漏过多的现象。与标准化加工和海量信息相适应，在检索技术上，电子档案是智能化的。检索系统能够自动地分析检索条件与结果，提供同义词、主题词或相似词的扩展检索，能实现多语言混合检索及检索结果的自动排序等功能，为用户提供最为满意的信息。

　　二、电子档案存在不足的有效分析

　　1.电子档案的文稿有大众化的趋势

　　传统的档案理念下，领导者和上下级都把握着信息传递的关口，决定写什么内容，用什么口径写，三级审查制度更是层层把关、安全可靠。电子档案模式下，更多的社会公众可以通过网络参与到档案各个环节：数字技术就像一把双刃剑，在给档案管理工作带来无限生机的同时，也使传统的理念和机制面临着前所未有的挑战。

　　2.传统的阅读习惯，在程序上成为发展的难题

　　电子档案有很大的人性化特征，如能全文检索、跨库关联等，是传统档案无法比拟的，但从阅读习惯来说，人们更习惯于纸质书籍，它能自由选择阅读姿势、时间、场合等等。另一方面，电脑对人体健康有一定的危害。

　　3.档案管理人员操作失误

　　有的管理人员安全意识不强，用户口令选择不慎，或者对软件不进行保密，有的将自己账号随意转借他人或者与别人共享文档内容，甚至允许他人随意拷贝文档，管理人员操作过程中把信息传输错误等等，这些失误都是事后无法弥补的。

　　4.档案管理人员违规操作

　　档案管理人员不严格执行档案管理法规制度的相关规定，就可能出现录入数据识或政策框架随时消失。其次，电子档案存储的磁性材料，从保存时限上说最长也就100年，而且其性质极不稳定，遇热、湿、强磁场或技术升级等问题极容易丢失或破坏。再次，电子档案在某种意义上说是“电”档案，它依赖于电能。

　　三、电子档案的主要整理形式介绍

　　1.文书电子档案整理

　　一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入?网络?，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

　　2.科技电子文件归档

　　(1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

　　(2)设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向?发展?，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件?内容?说明和注意事项。

　　3.会计电子文件整理

　　(1)工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

　　(2)账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

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