浅谈文书档案管理基础论文
浅谈文书档案管理基础论文
文书档案管理作为档案管理的重要组成部分，随着我国社会的不断发展，而越来越受到人们的关注。下面是学习啦小编为大家整理的文书档案管理论文，供大家参考。
文书档案管理论文篇一：《浅析文书档案管理》
【摘 要】随着社会的发展进步，在管理工作中新理念、新技术的逐步推广和普及，文书档案成为综合档案里的重要组成部分，它的管理模式和方法也将发生进一步的变化，而提高文书档案的计算机数据化处理以及快速准确的利用文书档案信息，更高水平地显示文档一体化的优越性和科学性，是新时期文书档案管理工作的不懈要求。因此，在实际工作中，我们要严格实行文书处理工作的规范化、标准化，尤其是要推动文书档案工作的电子化进程，呈现档案事业不断发展的前景。
【关键词】管理;文书档案
一、文书档案工作的现状
1、到目前为止，许多单位的文秘工作与档案工作还在实行分块管理制度，这种体制从某种程度上是拉大了文秘工作与档案工作的距离。负责文秘工作的人员档案意识淡薄，只考虑当前的工作，而档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作，从而二者在衔接过程中出现了诸多不规范的现象，这也直接影响了文书档案的建档质量。
2、在日常的文书档案归档管理中，会出现不同程度的影响文书规范立卷和规范归档的情况。如归档时出现原稿或修改稿的缺失现象;文件偶用铅笔撰写或标注，不经过复印就直接用原件归档，短期内字迹容易变得模糊不清，影响了档案的质量和存档价值;纸张规格不达标，大小16开纸混用现象较多，文件大小不一致，造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响;文件归档不及时，时有漏归，弃档问题也相对严重，而相近公文重复与立卷组合无序也是一重大问题。
3、在办公过程中，现行的手工文件处理方式已经运行多年，并且也有一套完善的制度和方法，机关工作人员也习惯了这种文件处理模式，从而我们大部分的文书档案工作仍然在沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的文书档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化。利用计算机进行文书处理，尤其是实现文书电子化归档还需要一个过程。
二、文书档案工作的改革措施
随着档案改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，而文件和档案数量越来越多，也给保管和提供利用带来了一定的困难。只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。因此，文书档案管理现代化进程势在必行，我们要加大力度，创造条件改革现行的文书档案管理工作。
(一)争取领导支持
领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。而要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，所以要采取积极有效的措施，通过大力宣传，转变领导及办公人员的观念，从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台。因此，文档人员要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发;要及时为领导提供相关的文件材料，为领导提供档案利用信息，努力做好档案服务工作，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。只有这样，档案信息化管理工作才能得到领导的大力支持，从而给予更多的资金投入，配置与档案管理现代化相适应的软硬件，为文书档案信息化创造条件，使档案信息管理工作顺利进行。
(二)实现文秘工作与档案工作的一体化
文秘人员的头脑中必须要有档案意识，要站在对历史负责高度上来保证档案的质量，来减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，从而使文档工作流程科学化、合理化。对办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，及时整理归档，从而使文件的立卷工作日常化。文秘人员要努力克服畏难情绪，积极创造条件，早日实现文秘工作与档案工作的一体化，从而提高文书档案质量。
(三)规范档案的基础工作
在文书档案管理的实际工作中，要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析， 以减少档案管理中的重复度和信息繁冗度，提高档案利用的效率和效果。在归档工作中，既要掌握重点，分清主次，严把全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，从而提高档案利用价值。建立好全宗卷的案卷目录，按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目，对到期的档案及时进行鉴定、销毁。同时，各单位可以根据自身的具体情况制定总的和分步的计划并逐步实现，使档案管理工作不断完善。
(四)促进档案信息化建设
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。
(五)提高档案人员的档案信息化素质
档案管理工作者的知识水平和整体素质直接影响到档案工作的方方面面。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。而文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
建立文书档案管理信息系统是档案的发展需要，是档案管理工作中的一个飞跃。要努力实现装备技术现代化，积极运用网络等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使文书档案管理手段由旧变新，将文书档案管理从手工劳动中摆脱出来，实现档案管理人员对这些档案资料的自动管理，同时又能满足利用者的自动查询，这样即节省了人力又保护了档案原件。而电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，各档案部门、计算机与信息管理部门要各司其职、各扬所长。
参考文献：
[1] 任爱英《用信息化实现文秘工作与档案工作一体化――提高企业文书档案质量的探索与思考》《商情(教育经济研究)》 2008年03期.
[2]闵涛《浅谈文书档案工作》找法网.
[3]程旭《如何推行档案工作规范化标准化》《黑龙江史志》2011年14期 .
[4]傅荣校.档案管理现代化―档案管理中技术革命进程的动态审视.浙江大学出版社.
文书档案管理论文篇二：《浅谈企业文书档案管理》
【摘 要】文书档案管理是高校管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志，是不断提高校管理水平的需要，因此，做好文书档案管理工作具有十分重要的意义。本文就如何加强文书档案管理进行了探讨。
【关键词】文书档案;管理;原则;措施
文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。
一、文书档案管理的工作原则
(一)确定收集档案的原则
1.全面收集。档案的价值和作用不能只是从本位出发来决定是否有保存的必要性，而要从更宏观的角度来考虑，从全面的观点出发，从政治、经济、科学文化等方面全面衡量它的作用，既要看它的现实价值，又要看它是否有社会价值和史料价值。档案是历史的记录，也是历史的产物，它是在一定的历史条件下形成的，它的产生总是和一定的历史条件相联系。所以在鉴定档案的价值时，必须运用历史唯物主义的观点和方法，坚持史存原则，将档案放在特定的背景和历史条件下去判断它的价值，根据档案产生的历史条件、时代背景，并结合现实来考虑档案的价值。
2.准确、符合事实。做好企业文书档案收集工作，必须坚持实事求是的原则，要深入有关部门反复校对，校正材料出处，对原始材料进行科学的归纳、整理、分析，去伪存真。同时要有选择，根据企业管理和工作的需要，从档案材料中选择对企业工作有现实指导意义，有具体实用价值，且带有一定规律性的东西收集汇总和归类汇编。坚持实事求是的原则，不能以个别领导人的好恶和意志去改写众人公认的客观事实，特别是企业大事记、历年机构变化情况等有较高的借鉴与保存价值，一定要尊重事实和保持档案原有的历史风貌，确保信息资料的准确性。
3.长远发展利用。在鉴定档案价值、确定收集档案时，既要看到档案在现实中的作用，又要预见到未来工作中的作用，因为社会在不断进步，事业在不断发展，档案的价值也会随之发生变化。不仅要看到眼前，而且要透过文件预测到它的潜在作用。
(二)实现信息化管理的原则
1.快捷。企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为企业提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。
2.方便实用。当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。要简化程序，使用方便，符合企业文书档案的应用要求，符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件，与办公自动化软件能够有效地接口，不能形成信息孤岛。
3.确保信息安全。文书档案信息内容有一定的保密要求，因此，必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾，规定用户权限，涉密文件须经加密处理。涉密单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接，但必须与国际互联网维持物理断开形式，从而维护涉密信息的安全。
二、加强文书档案管理的措施
(一)高度重视文书档案的管理工作
1.积极主动做好档案工作的宣传汇报，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，不断提高相关领导及其他工作人员对档案工作的认识，努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和年度工作重点中，完善档案管理设施，提升其规范化、信息化、现代化发展水平。改变被动提供有关档案工作资料的工作方式，主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。
2.科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了更高的要求，相关干部要积极接受新知识、学习新业务，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，掌握和提高应用新型技术工具的能力和水平，努力成为具有出色管理才能、技术先进的复合型人才，为他人提供方便、快捷、高效的服务。
3.搞好文书工作与档案工作的规范衔接。档案的前身是文件，文件质量与档案质量密切相关，只有建立在文书部门规范处理文件基础上，才能提高档案管理水平。文书人员要建立较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻注意档案整理工作，实现文书、档案工作一体化。
4.要求及时、准确处理文件，及时登记收发文件，发现文件缺少要及时查找。特别是对一些账外材料的处理，应注意及时收集领导报告、会议材料等，保证文件材料的完整性和实效性。此外，要强化“文书部门立卷”工作，这也是《中华人民共和国档案法》已明确的一个基本制度。《国家行政机关公文处理办法》也有规定，公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理(立卷)、归档”。
(二)加强文书档案资料的全面收集
1.健全规章制度。档案管理人员要认真学习《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等相关法律法规，不断增强档案管理意识，进一步完善必要的档案工作制度，落实责任制，为档案的收集、整理、保管等制订一系列有效办法和制度，及时收集原始档案，并理顺归档程序，防止档案的散失，为日后提供利用打好基础。
2.加强催收。在工作中常出现由于其他工作事务，而忘记及时返还文件的现象，此时为确保档案不遗失，应该进行催收。
3.加强档案收集的广度和深度。无论是专职档案管理人员，还是兼职档案管理人员，都要加强专业知识的积累，扩大档案收集范围，完善档案收藏结构，特别要加强对重要会议、重大历史事件、重要艺术成果、企业发展建设成绩、杰出人物及事迹、社会活动、建设工程、科研项目等档案的建设与管理。在档案收集中，要突出单位及各部门特色，增加收集的门类，广泛及时地收集有价值、有特色的档案资料。注意增加信息收集渠道，提高资料鉴别能力，注意发现有保存价值的资料。
4.加强部门之间协作，做好文书档案的收集工作。档案员必须做到“三勤”：①嘴勤，即经常主动了解业务部门开展的新工作;②脚勤，即与业务部门加强联系与交流，以及时获取有关信息;③脑勤，即根据单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作[2]。总之，要加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅，着重收集能够揭示一个单位发展阶段的资料，为开展实际工作和科学研究服务提高参考信息，切实发挥档案部门在经济社会发展中的参谋依据作用。
5.年终归档。年终时，要根据文档登记表，检查是否有缺漏文件，如有缺漏务必补齐。因此，平时就应该注意收集、查阅相关的档案资料，根据预立卷制度将档案资料整理齐全，按照时间顺序或文件的内容归档，可起到事半功倍的作用。
6.按收发文的不同种类分别进行登记。以收文为例，收文登记本不得与其他记录本混用，需单独使用一个记录本;一般来文为红头文件的要列明收文日期、收文号、机密等级(一般可省略)、来文单位、来文文件号、文件标题、每一来文数量;如果是传真，应在备注栏注明何时收到，如果有专人送交，应注明由何单位、何人在何时送交;按文件内容、紧急情况准确记录文件，最后分别交各主管领导阅示，如需在单位内进行宣传、办理，应对承办单位、收件人、办理完毕后的归档时间做出相关记录，以便全程跟踪、催办、督办;做好备案登记，依据工作需要，每季度或半年做一次备案，可根据记录内容进行打印，避免因笔体不同而造成难以辨认。年终时，将做好的备案表装订成册，即形成一本档案明细账。
三、结语
文书档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
文书档案管理论文篇三：《如何加强文书档案管理》
[摘 要]随着我国经济水平的持续提升和事业单位整体水平的持续进步，新形势下事业单位文书档案管理工作得到了越来越广泛的关注。本文从阐述事业单位文书档案管理工作中的问题入手，对新形势下事业单位文书档案管理工作对策进行了分析。
[关键词]文书档案 管理
在我国事业单位的发展过程中文书档案管理工作一直是其中重要的组成部分，而事业单位文书档案管理工作的进行需要对于存在的问题进行有效的解决，因此在这一前提下对于新形势下事业单位文书档案管理工作进行研究和分析就具有极为重要的现实意义。
一、单位文书档案管理的特点
(一)文书档案管理的重点是收集和保存
在一个单位的日常组织和运营过程中，要产生很多的档案文件，这些档案文件大多涉及到单位的人事关系、单位组织运营过程中的记载、单位日常文件、单位的书报以及相关物品的存档档案等。其在管理的过程中就是将这些东西用档案记载的方式记录下来，并且通过分类的方式存放在档案管理室内。所以，单位的文书档案管理重点就是将各种资料收集起来，并且做出有效的归类和记载，在此基础上进行档案的保存。文书档案管理的重点也就放在了资料的收集和保存层面。所收集的资料要求要全面，并且针对档案所作出的归类要科学，方便人们的查阅。
(二)单位的文书档案管理主要是文书工作
单位的文书工作主要包含了文件资料的收集、记载、归类、整理以及存档等工作。单位的文书工作的全过程也就是档案从收集到整理保存的过程。但是，单位档案的工作是在文书工作的基础上对单位的档案进行收集和整理保存的。所以文书工作就成为了单位档案工作的基础。档案主要是来自于文书的工作，文书部门将单位组织和运营过程中的相关资料通过整理和保存，进行整理，定期的向单位的档案部门提供归档。所以，单位的文书工作在很大程度上直接决定了单位档案的质量。
二、单位文书档案管理中存在的问题
(一)文书工作与档案工作的衔接问题。
文书工作与档案的管理工作有一定的联系，但是两者之间又有很大的区别。所以，在现实工作中，只有将单位的文书工作与单位的档案管理工作相互结合，形成统一的管理整体，才能够在实际工作中取得更好的效果。在实际工作中，大部分的单位都是将单位的文书工作与档案管理工作分开进行。这样的工作方式是一个比较科学有效的方式，但是在这样的工作方式下，单位的文书工作与单位的档案管理工作就产生了一定的距离。文书工作人员在工作的过程中不重视档案管理的后期工作，而档案的管理人员也很少会考虑文书工作的相关问题。这样的话就使得单位的文书工作与档案管理工作出现了更大的距离，使得相互之间的衔接存在比较大的漏洞，从而影响到了单位档案工作的质量。
(二)文书档案工作人员的缺乏。
当前，在实际工作中，单位的文书档案工作人员一般情况下都是由别的部门工作人员兼任。这样虽然在一定程度上节省了人力资源，并且也节省了开支。但是，文书档案工作本身是一项比较专业性的工作，其要求文书档案的工作人员能够有比较好的专业基础知识，要有一定的档案管理知识和经验。所以，这样的用人模式使得在单位的档案工作中存在诸如档案管理范围不明确，档案收集不及时、档案的材料真伪不明、档案的分类出现错误等。这些问题主要是由于文书档案的工作人员自身疏忽造成的，这也在一定程度上反映出了档案文书档案管理工作人员的自身素质问题。
(三)领导的重视程度不足。
文书档案的管理工作，在当前大多数的单位中都是一项比较琐碎的工作，同时也只是众多办公室职能中的一个小部分。大部分的领导对单位的档案管理工作不够重视。大部分领导的心中都认为档案的管理工作只是一个比较简单的工作，并且在单位的众多职能部门中也只是一个次要的部门。所以，单位的档案管理投入缺乏，使得单位的档案不能发挥出应该有的作用来。
三、提高单位文书档案管理水平的建议
(一)提高单位文书档案管理工作的地位。
要想提高单位文书档案管理工作的地位，首先就要求单位的领导必须要转变传统的思考模式，重视单位的文书档案管理工作。同时，要从多个方面入手，有效的规范单位的文书档案管理工作。同时，要加大对单位文书档案管理工作的投入，引进相关的专业设备，着手对单位的文书档案管理工作进行信息化改造。单位领导要对文书档案管理工作进行重视，就必须要认识到文书档案管理工作的重要作用。在决策的过程中要有效的参考文书档案所保存的资料。只有这样才能够有效的提高单位文书档案管理工作在单位中的作用。
(二)做好文书工作与档案管理工作的衔接。
单位的文书工作是档案管理工作的前提，如果两者衔接不好的，将直接影响单位文书档案管理工作的实际效果。所以，要做好文书工作与档案管理工作的衔接，有效的将单位的文书工作与档案管理工作统一起来。同时，要制定相关的规范，从细节处把握好文书工作与档案管理工作。制定统一的工作标准和规范，尤其是对于档案来讲，文件的格式、文件的归类、文件的整理标准等，都要制定一定的规范，只有在一定的规范下才能够有效的将单位的文书工作与单位的档案管理工作衔接起来。
(三)引进专业技术人才，做好培训工作。
对于当前很多的单位来讲，文书档案管理工作没有专门的工作人员，这无疑对单位的文书档案管理工作十分的不利。所以，要加强对单位的文书档案管理工作人才的引进。在引进人才的过程中，要注意选择那些有一定的文书档案管理基础知识，并且具备了与单位相关的知识和技术的高素质人才。对于那些有专门文书档案管理人员的单位来讲，要通过定期的培训和考核制度，有效的提高单位文书档案管理工作人员的素质。同时，还要要求员工严格的遵守工作规范，对于文件资料的处理要严格的按照标准化流程进行处理。
(四)促进档案信息化建设
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。
结语：
随着我国国民经济整体水平的持续提升和事业单位发展速度的持续加快，新形势下事业单位文书档案管理工作得到了越来越多的重视。因此事业单位档案管理人员应当对于工作中存在的问题有着清晰的了解，从而能够在此基础上通过实践的摸索、提高来促进我国事业单位档案管理整体水平的有效提升。
参考文献：
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