秘书日常办公礼仪基本要求(2)
秘书日常办公礼仪基本要求
工作时间不要擅自离岗，不要吃零食，打瞌睡;私人电话不要没完没了的接，必须接时放低音量走到洗手间或茶水间接听，避免打扰同事工作。
秘书日常工作礼仪
一、上岗礼仪
通过种种考试、面试、能够被录用并开始上岗，应该说已经是一个幸运者、胜利者了，而第一次上岗对于每一个人来说都是十分重要的，因为如果说应聘时是推销自我的话，上岗就是展示自我能力的开始，尤其“首次效应”十分重要。为了树立良好的“第一印象”，在走上新的工作岗位时，应注意：
1.全面了解公司的各项规章制度。
2. 了解管理各项业务工作的负责人姓名及其职责。
3. 当你有困难时不要不好意思求助他人，人们愿意原谅无知，而不肯原谅错误。
4. 被介绍时一定要仔细听清并记住同事们的姓氏，尽早区分认识。介绍时应起身握，注意礼貌礼节。
二、早安礼仪
早上一到公司要精神抖擞地向他人礼貌地道早安。
如果细心地观察周围每一个人道早安的方式，有些人声音小得连旁边的人都听不到，或是像有满肚子闷气似地大声吆喝，甚至闷着头一声不响地迳自坐下等等。
并不是每一个人早上进入办公室，都会快活地向人道早安。
“道早安”是社会行动的第一步，是确定自己存在的积极行动。如果自己所发出的声音能够引起对方的反应，这不仅达到了“自我确认”的目的，也是人与人接触的基本礼貌，社会关系也因此而产生。
早餐，英语称“Breakfast”。这个字是从宗教活动“Fast”(绝食)及“Break”(打破)二字合成的。也就是说，打破从昨夜开始一直没有进食的状态称之为早餐。
你与周围人互道早安，就等于是工作场所中的上班铃声一般。从这一句“早安”开始，表示今天又是新的一天。
你如果希望在这新的一天当中，自己的人际关系更加圆满，无论如何都要清新、明朗地和他人道早安。
你必须要明了自己对道早安的价值观。道早安，不只是告诉大家一些礼仪及有关的经验教训或利弊得失，还要大家知道这些日常生活中不可或缺的礼仪，其实对于我们自我存在的确认及人际关系，有着极重要的影响。
从实际生活来看，早上打招呼的对象应包含与自己交情一向不睦的人，以及昨天曾经为了工作而起冲突的人。
这一句轻松愉快的“早安”等于是向对方宣布“昨天是昨天，今天是今天。昨天的不愉快已经过去了，今天又是愉快的一天。”
早上的印象会影响全天的印象，这可马虎不得。
有时你愉快地向对方道早安，对方却因昨天的不愉快而耿耿于怀，不给自己好脸色。如果你碰到这样的情况也不必在意。不愉快或芥蒂就让对方去负担好了，自己要保持清爽愉快的心情。
三、下班礼仪
结束了一天的工作之后就到了下班的时间，这是上下班族解除拘束回到自的时刻……
公司里一定有一些人在下班之前二三十分钟便开始准备要回家了。尤其是女性，特别喜欢花上一段时间来化个妆，但是，你有没有想到，公司所付人你的薪水是到下班时间为止，即使是下班前一分钟也不容许你做自己的事。所以，员工不能下班铃一响就离开办公室，尤其是如果手边的工作还没有告一段落。
如果自己的工作已经结束，而上司还留在办公室时该怎么办?在过去，上司没走，属下一般不可先行离去，现在已经没有这样的规矩了。这个时候，不妨轻声地问一声：“有没有需要我帮忙的地方?”或是说：“对不起!我先走了。”
千万不要一声不响地走掉，这样是很不礼貌的。
在先行离去时，除了说：“对不起”之外，现在也很时兴说：“你辛苦了!”这句话不只是可以用在对上司，即使是对同事或部属也很适用。
离开办公室时，对还在工作的同事说声“再见”，原本是最基本的礼貌。但是，这只适合用在比较亲近的同事，对上司并不适宜。对于上司，还是要再进一步地表示自己的敬意。
四、接待来访礼仪
人们经常会出于各种原因来办公室找你，所以得注意接待来访者的礼仪，这不但涉及到组织形象问题，对你工作能否顺利开展也有很大的关系。
1.如果你暂时无法接见来访者，应安排秘书或其他有关人员礼貌接待客人，切不可让其坐“冷板凳”。
2. 当来访者是上级或长者、客户，你都要站起来握手，而如果是员工、同事进来，除了是新来的，又是第一次见面，一般不必起身握手。
3. 来访者是为了同你谈某些事情才来的，要尽量让他把话说完，并且你的一举一动要表现你在认真听讲。
4. 不为随意拍板，不要轻易许诺。不同意对方观点，要克制恼怒。意见一致，要抑制热情，不能喜形于色，手舞足蹈。
5. 接待来访者时，由于连续不断的电话而使会谈反复中断，是对来访者的莫大侮辱，也最容易引起来访者的愤慨，所以应尽量由秘书等人接电话。
6. 如果会见时出现某些使你为难的场面，你可以直截了当地拒绝某一要求，也可以含蓄地暗示自己无法做到，或者干脆说明自己的难处来避免你不愿谈的问题。但都得注意礼貌用语，不要刺激对方觉得你瞧不起他或有能力而故意不帮忙。
7. 能马上答复或解决的事不要故意拖延时间，不能一下子答复或解决的事应告诉对方一个答案，约定一个时间再联系。
8. 如果想结束会见而对方不知道时，你可以婉言提出如“对不起，等一下我还有一个会议要召开”等等。或者由秘书等人来催你去办理另一件事来告诉对方，你们的谈话到此结束，也可以用起身等体态语告诉对方就此结束。
五、上门拜访礼仪
在工作中，因为出于各种原因，你可能要去拜访别人，这样就更需要讲究礼仪，才能使你尽量顺利地完成工作任务、拜访目的。
1.最主要的拜访礼仪是准时赴约。万一有意外事情不得不迟到时，应立即打电话告诉对方。
2. 到达约会地点后，要主动向接待人员通报自己的有关情况，以便接待人安排你与求见者会面。
3. 如果需要等待接见，应安静地坐着，不要随意与其他人员闲聊来打发时间，如果想抽烟得注意观察该场所是否允许吸烟。即使你等候时间过长，也不要明显地抬腕看表或摆出不耐烦的样子。实在无法再等候，可以向秘书说明，并另定机会，不可大发雷霆。
4. 与求见人见面后，如果是初次见面要主动自我介绍，如果是熟人，也要先问候并握手致意。
5. 谈话时应开门见山，言归正传，不要海阔天空，浪费时间，而且不能光一个人滔滔不绝，要给求见者讲话、答复的时间，出现矛盾不要争执不休，得到帮助不要奴颜婢膝。
6. 应对主人的举动十分敏锐，当主人有结束会见的意欲时应立即起身告辞，切忌死赖不走。
六、汇报工作礼仪
下级向上级汇报工作时的礼仪要求有：
1.遵守时间，不可失约。应树立极强的恪守时间的观念，不要过早抵达，使上级准备未毕而难堪，也不要迟到，让上级等候过久。
2. 轻轻敲门，经允许后才能进门。不可大大咧咧，破门穿堂，即使门开着，也要用适当的方式告诉上级有人来了，以便上级及时调整体态、心理。汇报时，要注意仪表、姿态，站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有礼。注意上级办公室是否允许吸烟，如果可以敬烟时应打开烟盒弹出几支，递向上级由他自取。
3. 汇报内容要实事求是，汇报口音要吐字清晰，语调、声音大小恰当。有喜报喜，有忧报忧，语言精炼，条理清楚，不可“察颜观色”，投其所好，歪曲或隐瞒事实真相。
4. 工作时如果上级不注意礼仪时，不可冲动，仍然要坚持以礼相待，也可以以身示范来暗示上级纠正错误，或者直言相陈，但得注意言辞的艺术性。
5. 汇报结束后，上级如果谈兴犹在，不可有不耐烦的体态语产生，应等到由上级表示结束时才可以告辞。告辞时，要整理好自己的材料、衣着与茶具、座椅，当领导送别时要主动说“谢谢”或“请留步”。
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