关于商务电子邮件的撰写礼仪(4)

关于商务电子邮件的撰写礼仪

　　邮件主题：

　　如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议分开不同的电邮传送，也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方会比较好针对单纯的主题加以回信。

　　邮件结构：第一段与最后一段是重点

　　电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。

　　要求：主动说出你期待对方做的事情

　　当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。

　　日期：邮件的日期与时间要明确

　　在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是什么时候?因此最好改成「下周三(如3月7日)」「下个月(如8月)」，时间也要明确，是上午还是下午?是以自己或对方的时区为准?以免双方认知不同而产生误会。

　　回复邮件：

　　如果你回复对方的来信时，使用对方的主旨回复，让对方知道这是来自于你的回复。此外，如果想要在主旨点出回复的重点，可以在邮件本文内容里写上「回复主旨：XXXXXX」让对方知道这是回复哪一封信。

　　风格：

　　检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅。

　　语感:

　　采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该来做这件事情。例如：

　　A.你对这件事情有什么想法?

　　B.有谁可以提供意见给我?

　　看得出来吗?A比B来得主动而明确。

　　最后也是最重要的是，当你使用职场的电子邮件对外沟通，就应该谨守商业电子邮件的分寸，不要假公济私，撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些你不知情的状况之下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。