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酒店会议接待礼仪

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酒店会议接待礼仪

  会议接待是一项繁杂的工作,接待工作的质量直接反映单位管理的整体水平。酒店会议接待礼仪有哪些?下面是学习啦小编搜集整理的一些内容,希望对你有帮助。

  酒店会议接待礼仪

  1.熟悉会情。准确了解和熟悉所接待会议的目的、内容、会期、参加会议人员的构成情况(如层次、数量、性别、年龄、民族、来源等)。涉外会议还必须熟悉外宾的国别、宗教信仰、风俗习惯、忌讳、饮食起居方面的情况。熟悉和了解以上情况,是搞好会议接待工作的第一步。

  2.成立接待机构。建立接待机构,确定接待规格,拟定接特计划(计划要富有弹性,留有余地,在容易出差错的环节上,要有补救方案)。接待机构内部要有明确分工,职责到人,这是搞好接待工作的保证。

  3.后勤服务。会议接待要搞好客人的吃、住、行、娱乐和安全工作,要想方设法使与会人员吃得满意、住得舒适、行得方便、玩得愉快,同时在吃、住、行、娱时要确保安全。

  4.会议技术处理。会场技术处理涉及席位排法、音响控制、会标、花卉等环境设计。

  5.涉外会议接待中的礼宾排法。在涉外会议接待中,礼宾次序的安排要准确掌握。  ①按身份与职务高低排列。这是礼宾次序的主要排列依据。②按字母顺序排列。在国际外交场合或国际比赛中,一般以参加国国名字母顺序排列。③按通知代表团组成的日期先后排列。

  6.涉外会议接待中国旗的悬挂法。

  ①挂旗的规矩。悬挂东道国和来宾国双方国旗的国际惯例是以右为上,以旗子面向为准,右方挂来宾国国旗,左方挂本国国旗。汽车上挂旗,以驾驶员左手一侧挂东道国国旗,右手一侧挂来宾国国旗。在此原则下,因场合的不同,具体悬挂方法有并列法、竖挂法和交叉法等多种。双方国旗面积应大致相同。

  ②升旗和降旗。在建筑物或广场、室外悬挂国旗若超过一天以上时,应日出升旗,日落降旗。升旗时,工作人员和参与人员应服装整齐,立正脱帽行注目礼。升旗时一定要升至旗杆顶,国旗绝对不能有破损污渍。

  酒店会议接待的筹备工作

  确定接待规格

  会议规模是由主持单位领导决定。一般来说,企业内部的一般工作性会议讲究效率,可以不拘形式。对于上级单位主持的会议,因为邀请各企业的代表参加,所以接待工作要求比较规范。通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备工作,成立一个会务组,专门研究布置会议接待接待的有关工作。

  发放会议通知

  会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。

  会议通知一般在会议前15至30天之内寄出,这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来。

  会场的选择

  选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:

  第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。”

  第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

  第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。

  第四:要有停车场。现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

  会场的布置

  会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

  一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。

  坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序。

  酒店会议服务礼仪

  例行服务

  会议举行期间,一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者,少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人,往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求,应有求必应。

  餐饮安排

  举行较长时间的会议,一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时,还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料,最好便于与会者自助饮用,不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全,又有可能妨碍对方。如果必要,还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。

  现场记录

  凡重要的会议,均应进行现场记录,其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种,也可交叉使用。 负责手写笔记会议记录时,对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。

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