怎样做好办公室接待工作
怎样做好办公室接待工作
接待工作水平的高低能够集中反映一个地方一个部门的整体形象，能够显示出接待人员的素质和能力，同时对推动工作的开展也具有十分重要的作用。下面是学习啦小编给大家搜集整理的怎样做好办公室接待工作文章内容。希望可以帮助到大家!
怎样做好办公室接待工作
一、心要细
无论是事前制度接待方案，事中安排吃、住、行，还是事后与宾馆结算账目，都要认真细致、一丝不苟。
1.掌握情况要细。
接到上级机关或对方的明传电报或电话后，要立即向有关领导汇报。同时，要主动与对方取得联系，了解清楚上级领导或来访客人的人数、身份、性别、民族、来访目的、要求、活动方式、具体时间、联系人和联系方式等，要把这些情况详细记录下来，以备安排好接待工作。
2.制定方案要细。
根据接待要求，要制定出详细的《接待方案》，主要包括活动日程、住宿房间、就餐安排、参观路线、情况简介、陪同人员、参与接待人员等。如果是重要来宾和大型活动，还要制定《工作手册》，包括文字材料准备、迎接引导、座谈汇报、食宿宴请、参观考察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结束送行、注意事项等方面的事情都要一一精心考虑。方案和工作手册中的每一项任务、每一个环节都要细化到单位和责任人，以便于操作。
3.协调落实要细。
方案送请有关领导审定后，要及时通知相关部门和人员，做好详细安排。重要接待工作，还要召开协调会，明确责任，落实任务，让每一个参与接待的人员都明确自己的职责和任务。在接待过程中，更是要细心。细心到什么程度?每个接待点的安排情况，都要提前打电话落实，必要时，还要派人打前站落实。如：来宾到来后，领导在哪接，车辆在哪停;到参观地点后，怎样摆放车辆，如何确定行走路线和活动范围等都要一一踩点落实。
二、脑要灵
活动方案虽是预先设计好的，但在接待过程中，常常会有一些意想不到的情况发生，比如来宾临时改变参观地点等。这就要求接待人员头脑一定要灵活，要多准备、多商量、多请示，根据需要及时调整接待方案，并及时通知参与接待的工作人员。
比如，遇到道路交通阻塞、参观地点调整、群众集体上访等特殊情况，接待人员要准确掌握情况，沉着冷静应对，及时果断处理，切勿急躁。同时，在接待过程中，对领导交待的每件事都要记牢，认真细致地落实好。
三、腿要勤
在接待中要做好环环相扣，就得多走几步。重要接待活动前，要提前勘察好路线，准确记录所需时间，并落实好相关接待事项。在接待中，参与接待工作人员要多走几步，提前到房间和餐厅，查看座签摆放等情况。宴请开始后，接待人员再去吃饭，速度要快，饭毕马上到餐厅外待命。
参观考察活动出发前，接待人员要多跑几趟，看看事情都落实没有。来宾参观或参加活动时，接待人员要在现场待命，如有临时交办事项，要快速反应，迅速行动。
四、形象要佳
一个地方或部门能不能给客人留下良好的印象，除了这个地方的典型工作、城市建设和景点之外，接待人员的素质也是一个重要因素。
从事接待工作的同志要有良好的外在形象。要衣着整洁，庄重大方，举止文明，做到朴实、真诚、热情。从事接待工作的同志还要有良好的内在素质。了解掌握各方面的知识，比如礼仪知识、各地的风俗习惯等，特别是对本地的自然资源、经济和社会发展情况以及奇闻轶事等情况要十分熟悉。因此，我们平时要注意学习和积累。
五、态度要好
1.对待来宾态度要好。对待来宾及其随行人员，要做到任何时候都彬彬有礼、谦和、友善、和蔼可亲。
2.协调关系是态度要好。接待工作有大量的工作需要协调，尤其是处理好与宾馆酒店、各参观点、有关单位和部门的关系。在协调有关事项时，态度一定要好，不要给人以命令式、强迫式的感觉。凡事要以商量的口气，既要让这些与接待工作有关的同志觉得和蔼可亲，又要让他们感觉到所协调的事情的重要性。只有这样，才能做好接待工作。
六、肯吃苦
接待工作人员头脑中要始终树立“服务好领导、服务好来宾。多吃苦，少享福”的意识，有吃苦耐劳的精神。
搞接待服务，经常要出入高档酒店或宾馆，有这样那样的美味和美景的诱惑。接待人员要抵御这种诱惑的能力，不要贪图享受。在工作中，要厉行节俭，吃些过得去的饭菜就行，或者说能吃饱就行，不要奢侈浪费。特别注意的是不要饮酒，迫不得已必须喝酒时，要时刻提醒自己千万不要喝过量，以免影响形象和工作。
七、善总结
每次接待活动结束后，接待人员都要进行认真全面的总结，看看那些方面领导、客人满意，那些方面还存在问题和不足。好的方面要继续发扬，不足之处要注意改进。要通过总结，探索接待工作的规律，优化接待工作操作规程，不断提高接待质量和效率。
做好办公室接待工作的体会
俗话说：兵马未动，粮草先行。在古代战争中粮草准备的充实不充实，到位不到位，是关系到战役胜败的重要因素。同样，细致周密的准备工作，是保证接待任务顺利完成的基础。
到清华大学核研院的国内来宾基本上分为三部分。
第一部分是党和国家领导人以及国家各部委、北京市和外省市的领导同志。这些领导同志前来视察、指导工作或参观访问，为我们提供了十分难得的汇报工作的机会。所以，每逢重大接待任务，核研院主要领导都会尽可能参加，详细介绍本院的发展历程、取得的重要科研成果以及长远规划等情况，使上级领导对核研院有更深入更全面的了解。我们的准备工作必须精益求精，从制定接待日程、设计参观路线、布置接待场所到检查环境卫生、落实安全保卫等，都要做到十分细致，并要准备应急预案。
第二部分是兄弟单位及合作单位的领导和相关人员。核研院的发展离不开社会各界的支持和帮助，我们通过展示本院科技成果和实力，通过宾至如归的热情接待，给对方留下良好的印象，给双方带来合作的机遇。这方面的接待工作要抱着广种薄收、广交朋友的心态，既要准确把握分寸，又要热情周到全面。例如，一次清华大学保卫部部长带着公安系统一个会议的与会代表来核研院参观，我们认真地接待了他们，向他们仔细进行了院史介绍，参观者中有天津市公安局的两位代表。一年多后，核研院环境技术研究室从俄罗斯进口钴源要从天津新港运来，需要到天津市公安局办理护送运输手续，环节非常繁琐，巧的是具体经办人就是曾经来核研院参观的同志，他说：“我去过你们院，了解你们对国家贡献很大，请放心，我们会全力配合。”结果用最快的速度办妥了护送手续。
第三部分是各类培训人员和学生，包括研究生、大学生、中小学生。做好在青少年学生中的科普工作，帮助他们了解核能的发展和未来，对于落实科教兴国战略，促进青少年成长有着深远的意义。我们主动把接待工作上升到为人才培养服务的高度，协助各级各类学校培养社会主义事业的建设者和接班人。我们积极创造条件，落实参观项目，请资深教授深入浅出地进行核能科普教育，现场答疑解惑;请老专家讲祖国原子能事业的创业史，进行艰苦奋斗的教育，使参观者受到震撼，获益良多。例如，在接待天津市南开区教育局第五期青年干部培训班30余名学员来院参观后，他们从天津写来了一封热情洋溢的感谢信。信中说：“尽管我们不懂核能技术，但我们看到：在核研院汇聚着一个特殊的知识分子群体，你们在向社会奉献科技成果的同时，还创造着一种特殊的精神，这就是清华人的‘敬业’精神。这种精神在当今时代弥足珍贵，对我们的震撼十分强烈!”
总之，接待准备工作要针对不同的对象，有的放矢、量身订制，同时要方式多样、方法得当，以期取得良好的宣传效果，获得丰厚的社会效益。
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