商务活动中的礼仪(2)
商务活动中的礼仪
短信的编辑
众所周知，短信是商务会议中应用最广泛的信息手段之一，倍受商务人员的青睐。短信内容的编辑主要包含以下四点：
1、称呼。称呼是指短信开头对邀请嘉宾的尊称。就如同信件一样，在短信一开始就要明确其接收的对象，即短信的接收人。在商务会议中，短信的称呼一般分为两种：一是一对一的短信。简单来说，就是发件人与收件人均为一个。这就需要发件人在称呼里直接“点名道姓”，以明确对象，如“尊敬的王先生”、“尊敬的李小姐”等。二是群发短信。即一对多的模式，短信的收件人为多个。这就要求发件人在短信编辑的时候，要选用涵盖面广的称呼，不能明确到个别嘉宾身上，以免引起其他拟邀嘉宾的不悦。如“尊敬的各位领导”、“尊敬的各位嘉宾”等。
2、内容。发送短信最重要的就是关键信息的传达，这就表示短信内容要将所要传达的信息进行整合、编辑及加工，使用简单精炼的文字将全部的重点信息表达清楚。如欢迎短信中要将会议的时间、地点、会议的主题等重要信息表达准确。在此基础上，可适当加入文学元素，如在短信一开头可使用渲染力强的文字对嘉宾的到访表示热烈的欢迎和感谢，为后面的内容做一个情感上的铺垫。此外，对于询问型的短信要注意要点的把握，所问的问题要让人一目了然地了解清楚问题关键是什么。与此同时，注意提问的语气和措辞，尽量委婉，避免生硬，以免造成双方的心理上的隔阂。
3、署名。即表明发件人的身份，这是短信编辑中不可缺少的一步。如若缺少，会造成嘉宾的疑惑，给人留下办事不严谨的印象，甚至会耽误事件的进程。短信署名从某种意义上说，不仅是对嘉宾对象的尊重，也是达到其目的的必要手段。商务会议中，发件人多以公司名义为主，所以在短信通知时要将公司的名称和个人的职位、姓名描述清楚，以便嘉宾在阅读完短信的时候就明确邀请人是谁，了解到该与谁沟通和联系。
4、注重细节。其实，手机短信就相当于主办者的“信息版名片”，给人的第一印象的好坏决定了后续合作洽谈的发展方向。所以要从细节部分入手，如天气预报、交通情况等信息的添加，这不仅能充实信息的内容，更能体现主办者细节化的办事态度和贴心的服务。另外要注意的是字数的限制，一般来说通知短信的字数最好在250字以内。正常情况下，250字足以将重点的信息内容表达完全。根据人们的阅读习惯，冗长的文字会造成阅件人的烦躁和排斥。所以在编撰短信时就要注意多使用短小精悍的文字，这就要求对文字做提炼和精简。
短信的发送
除却短信内容编撰上的注意要点，短信发送的过程中也不可怠慢。有以下两点需要注意：
1、在短信发送的时间点选择上，要注意避免成为“信骚扰”。有的人认为晚上十点之后打电话会打扰到对方休息而选择以短信的方式告知，但如果发送的时间过晚，同样会造成对方的困扰。所以，如若有事告知或联系对方，最好是在晚上十点之前解决。在使用现代信息化的便捷渠道进行社交的同时，我们更要注意形成一种良性的交流和沟通。短信的发送时间点不宜过晚，同样也不宜过早。所以选择发送的时间要注意避开对方休息和忙绿的时间段，尽量杜绝打扰对方的生活，如若有紧急情况，则要在阐述完原由后及时表达歉意。
2、在短信的结尾，我们要注意对于需要回复的短信，要在结尾处表明要求回复。如若对方没有回复，可根据事态的轻重急缓来安排下一次的联系时间。尽量避免在同一天内给一个不熟悉的人发两次以上的短信和电话，这不仅是不礼貌的行为，还会引发对方的反感，吃力不讨好。所以，如若对方没有及时回复，可视为对方还在考虑或是忙绿，将其顺延到第二天在询问就可以。
另外，要注意的是，商务短信“一来一往”即可，不要有一句没一句的和对方闲聊。同样的短信发送一次即可，不要在短时间内重复发送，形成信息垃圾。同时，要注意杜绝将问题分散式发送给对方。在发送短信前，应先将想询问的问题整合后集中发给对方，避免形成短信的“狂轰乱炸”让对方“目不暇接”。
商务礼仪是在商务活动中体现相互尊重的行为准则，其核心作用是为了体现人与人之间的相互尊重。特别是对于现今发展迅猛的会展业来说，商务礼仪的学习显得尤为重要。礼出于俗，俗化为礼。只有做到“约束自己，尊重他人”才能轻松愉快的与他人交往，才能进一步塑造企业形象，提高顾客满意度和美誉度，最终达到提升企业的经济效益和社会效益的目的。
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