房地产企业合同管理存在的突出问题
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房地产企业合同管理存在的突出问题及应对措施
房地产开发企业与合同打交道的频率之高是其他行业不能比的，因为房地产开发的每个环节无不涉及民事或商事合同关系，不仅如此，开发业务涉及的合同类型之多也是其他行业难以企及的，所以房地产企业更要重视法律风险和合同管理。合同管理贯穿于房地产项目开发与运营的全过程，这种管理必须是系统性的、动态性的，即从项目立项、工程或采购招标、合同条款洽谈、拟制、签订、履行直至工程竣工后的质量保修等系列环节都要进行管理;系统性还表现在凡涉及合同条款内容的各相关部门都要将合同管理重视起来，建立与本部门相适应的管理措施;动态性即注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对己方不利的变化，及时对正在履行中的合同进行修改、变更、补充，必要时及早采取相应措施。
从上面的叙述看，对房地产企业合同管理的重要性有了基本的认识，实践中，合同管理通常会有哪些突出问题，又如何应对呢?首先看合同签订阶段存在的问题，大致有以下几种情形：
1、选择履约主体时往往没有充分考虑风险性。
鉴于房地产开发工程量大、开发周期长，合同当事人主体是否合格，是合同得以顺利履行的前提条件之一。而合格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。法律对此有着严格的界定，比如，广州市水电设备安装公司第五工程处、泛华公司广州分公司等，如果没有其法人主体的授权是不能成为签约主体的。因为上述主体不具备法人资格，对外不能独立承担民事责任和义务，一旦不能履约，己方合法权益就可能难以得到保障，这类主体的债务应由其设立人即法人主体承担。如果经济往来中对方是分公司或内部分支机构，最妥当的方法是要对方取得法人的相应授权，一旦出现争议，己方就可以向该分支机构的法人组织追偿，从而最大限度弥补经济损失。
2、合同主体的履约能力没有得到应有的重视。
合同的目的能否顺利实现关键看履约主体的资质和能力。由于房地产项目的开发周期一般较长，短则一年半载，长则数年，在合同履行过程中，可能遇到合同主体因各种主客观因素造成履约能力下降或履约不能，如经营管理不善、资金出现问题、施工单位受其他重大安全事故影响等，都可能对房地产项目的正常开发和运营产生不利影响;特别是非本地的企业更要注意了解其资信情况，是否存在不良记录等;如采用招标形式再进行合同谈判的，招标时要严格设定准入门槛，对投标人的资质等级进行严格把关，严格审核合同主体的签约资格、资质、信誉度、经济状况等。
3、合同主体选择不严肃与成本控制的悖论。
签定合同前除了要了解对方是否具有法人资格外，还要了解对方有无履约能力，甄别所提交的工商营业执照是否真实有效或是否存在明知而以节约成本为由故意为之。比如有人提交了“中国西南建筑公司广州分公司”的营业执照复印件承接了某房地产企业建筑工地部分脚手架拆卸工程，而拆卸工程师需要相应的资质和资格要求的，但实际操作中往往决定签约的负责人显然不考虑可能潜在的风险。该人雇佣了五名工人进行操作，施工过程中一名工人不慎跌落致死，尽管合同条款约定出了人身伤害事故由该“司”自行负责处理，但结果发现所谓的“中国西南建筑公司广州分公司”根本不存在，而该包工头又没有赔偿能力，结果发包方涉嫌非法用工，被受害方抓住把柄，最后不得不拿出数十万元进行赔偿。本想节约成本，反倒损失更大。
4、合同文字不严谨，条款约定有模糊。
不严谨就是不准确，容易发生岐义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现只有靠准确明晰的合同文字。比如，“承包方未按时备料齐全进场，每逾期一天，偿付预付款1%作为违约金;超过十五天未能备料进场，退回预付款，并赔偿逾期违约金”，该约定前半部分比较清楚，但后半部分违约金约定不明确，对承包方约束不够，解决办法是，可以用合同总价作为参照制定违约金承担比例。还有，合同在履行过程中出现争议是正常的，最好的解决方式是争议双方友好协商，达成谅解，通过补充协议的形式重新确认双方的权利义务关系。如果协商不成，可以通过仲裁或诉讼方式解决争议，我国实行“或裁或审”方式，一般情况下，采用诉讼途径更有利，仲裁费用高，且人为因素大，救济手段单一;在约定管辖法院时，可以采用在己方所在地人民法院诉讼。
5、付款方式和付款时间约定太随意。
对于付款方式和付款时间，购销类和工程类合同，首付款一般应不高于合同总价的20%，这是通常的价款支付比例，合同可以采用预付款、定金等方式。采用预付款，法律没有强制性规定，完全由当事人双方自行约定，但采用定金方式，法律规定不能超过合同总价的20%，因为定金是合同担保的一种，当事人违约，要按照 “定金罚则”进行处理，定金超过法律规定的数额，超过的部分不具有定金的效力。对于预付款，不具有担保功能。有的条款约定，合同签定之日支付定金或预付款若干，但实际上又做不到，合同一旦签定，就会造成违约情况出现，合同经办部门要协调财务部门，做到有把握付款才签定具体付款条款。有些工程常常采用先开工，后报预算，最后再补签合同，这就涉及合同条款的拟订问题，如果双方是长期合作，施工方一般允许发包方滞后支付工程款，发包人可以根据实际能做到的付款期限拟订合同价款支付内容，避免明知不能按期支付还约定在合同条款中，假如双方合作破裂，就会违约，或施工方延期完工，发包方就无法追究其违约责任，因为发包人违约在先。
6、税金承担不清晰，合同条款挂一漏万。
合同价款是合同的必备要素，经办人往往忽视合同的税金由谁承担。按交易习惯通常包含在合同总价内，但没有约定清楚就容易产生争议。解决办法是在合同价款中约定是否含税。如果不含税，税率如何计算。另外，发票如何提交同样要约定清楚，避免付款后拿不到发票或不能及时拿到发票。另外合同条款约定不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。常见漏掉的往往是违约责任。有些合同只讲好话，不讲丑话;只讲正面的，不讲反面的，不懂得签合同应当“先小人后君子”的诀窍，一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。还有主合同、从合同不分。主合同是指能够独立存在的合同，如建筑工程总承包合同等，从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，如建筑工程分承包合同及保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同，是无源之水。
接下来谈谈合同履约阶段存在的问题和解决之道：
1、合同签署生效后，相关跟进环节工作衔接不紧凑。
合同一旦生效,经办部门就要及时进行将合同移交给工程项目管理方，保证合同信息在相关人员和部门的有效流动，形成全员合同管理意识，如公司管理部门对施工进度的控制、财务部门对资金流和结算尾款的控制、成本部门对价格变动的控制、法律部门对合同变更的控制等，从而使合同的履行风险通过层层把关得到有效控制。但操作实践中，往往与合同相关的部门信息流通不畅，一旦需要相关部门配合，无法达成有效沟通，结果影响了工程进度，造成部门责任的推诿。所涉及部门或单位都应设立固定的跟进责任人，不是到出现问题时变得无人负责的现象发生。
2、合同履行过程对相应的文件资料保管不完善。
要本着谨慎的原则，对各种文件往来要注意有效签收并妥善保管好原件;同时做好各项记录，如施工中的工程签证、设计变更、支付凭证等，要保管好各种相关证据，减少将来处理合同纠纷的成本。但实际施工管理中，该变更合同的没有变更，问题在于不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识，结果导致了损失。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的的实现。在履约过程中及时地发出必要的书函，是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是建筑企业自我保护的一种招数，可惜这一点往往遭到忽视。应签证确认的没有办理签证确认。履约过程中的签证是一种正常行为，但有些现场管理人员对此并不重视，当发生纠纷时，也因无法举证而败诉。
3、合同管理常常忽视对合同统计、监督和入档的规定。
建立完善的合同统计制度，是为了能使公司领导和相关部门全面、及时了解公司的合同动态，更好地监督合同履行，防范合同法律纠纷的出现。同时，如果缺少合同监督的规定，就会使得合同签订后的合同行为一直处于自律状态，没有一个有力的外部力量来督促合同的履行。企业应定期对各部门的合同履行行为进行监督跟进，总结合同履行的正常率、异常率，建立合同履行的预警机制，尽量将合同争议解决于诉讼之前。合同档案的管理对项目开发的顺利完成具有重要意义。合同文件的保管应遵循及时归档、科学分类、完整保管的原则。合同文件包括:合同文本、补充协议、各种有效的会议纪要、合同审批表等，应由专人编号保管。
综上所述，房地产企业的合同管理是一个系统工程，只有各相关部门或责任人重视起来并严格按照法律法规以及企业制定的有关合同管理的制度执行，才能真正有效地做好工作，并预防和控制可能因管理不善造成的法律风险。
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