下对上的职场沟通技巧
沟通在职场是非常重要的。是否善于沟通也会决定你在职场以及事业的上升空间的高度。决定职场成功的因素主要有两个:一是专业技能,二是沟通及人际关系能力。下面是小编为大家收集关于下对上的职场沟通技巧,欢迎借鉴参考。
1、复述上级任务要求
我们脑子里想的东西,可能口头表达出来的意思只有80%,别人听进去的可能是60%,听懂的可能是40%,最后执行做出来的可能只有20%。这就好比,金庸心目中的小龙女是李若彤饰演的,而拍出来的效果很可能包子脸小龙女......甚至是贾玲版本的。当上级把任务交给你时,你最好重复一遍,这是一般善于配合工作的人最常用的沟通方式。把上级布置的工作要求,加上你的简单理解,进行复述。这样,如果你有遗漏之处,上级也会帮你及时补充,有了这样的及时有效沟通,你办事就不会轻易出差错了,就会少了很多职场眼泪。
如果你没有记住上级的说的任务,或者有不明白的地方,应立即向上级请教,比如”老板,您的意思是......的吗?”,”我的理解是...."都是非常好的沟通方式。
有些小伙伴,上级布置任务时一声不吭,等到上级问结果时,就说“老板,我不会”。不会?不会你在接到任务时就要讲啊。如果对任务理解不了,又不肯和老板沟通,这样累死都没有用,所以,要学会跟老板探讨任务。
有些小伙伴喜欢“想当然”,当对上级的指令理解模糊或者不是很确定时,不及时和上级进行沟通,而是心存侥幸“他说的应该是这样的吧?管他呢,就这样干!” 结果往往是白忙一场,还要被老板骂,职场的眼泪就是酱紫来的。你可能会说,没有功劳也有苦劳吧?拜托,你浪费了别人的时间,而你的上级可能因为你的工作不到位被ta的上级臭骂一顿。
其实,复述别人的要求,不止在下对上的沟通中经常用到。在平级沟通,上对下的沟通,以及生活沟通中都是非常中重要的。
前几天,我在写一篇文章,让我团队的小伙伴帮我收集一些图片,并制作成很多图片合成在一起的图片。小伙伴忙了一整天在弄这个事,做出来之后,我说不是我想要的,需要重新做。小伙伴也很委屈,白忙了一整天。这其中就出现了沟通问题,我当时也没有跟小伙伴详细说需求,也没有让小伙伴复述我的需求;而小伙伴也没有主动复述我的需求。所以,做了很多无用功,最后还要重新做。
2、询问上级优先顺序
下面的情况你会怎么处理?
现在是下午3点,下午4点有一个非常重要的跨部门会议,你要在上面发言,但是你的PPT还没做好;这时你的老板过来,要你给他做另一个PPT,要4点钟做好交给他。
多重任务,在职场上也是经常发生的,往往把人搞得焦头烂耳。遇到上面的问题,有些小伙伴会选择把两件事都做了,先是匆匆忙忙的把老板要求的PPT做了,然后再急急忙忙的把自己的PPT做了,连喝口水的时间都没有。
如果能做完还好,如果做不完,该怎么办呢?
这时候可以跟老板沟通:"老板,您的这个任务非常重要,同时也跟您说一下我现在的情况:我下午4点要参加跨部门的工作会议,这个会议您也知道,我正在准备在会议上发言的PPT。这两件事,您建议我先做哪一个?”让老板做决定,无论老板让你先做哪一个,后做的那一个风险你已经转嫁出去了或者说转嫁一部分出去。但是,如果你自己做决定,风险就在你这边了。
所以,当你在做一件重要的事时,老板又给你一个任务,这时候要将这件事与你现在正在进行的工作做一个优先顺序比较,询问上级哪件事比较重要?这时候就是在学会把风险转嫁出去,而不是自己扛。
3、提供优质解决方案
3月份的销售额下降了。
老板问:为什么3月份的销售额下降了?
A员工是这样回答的:“老板,销售额下降是因为:第一,2月份过年,大家都在2月份买了很多东西,3月份买的东西少了;第二,最近销售人员流失率比较大,热情也不够高;第三,竞争对手的新品在3月份上市了,抢走了我们一些客户。“
B员工是这样回答的:"老板,3月份的销售额确实下降了一些。我们也分析了原因,主要有以下几点:第一,2月份过年,大家都在2月份买了很多东西,3月份买的东西少了;第二,最近销售人员流失率比较大,热情也不够高;第三,竞争对手的新品在3月份上市了,抢走了我们一些客户。我们小组一起商量了几个解决方案,我说给您听,您看是否可行?第一,会协同HR部门,招聘和培训好的销售人员,给销售人员更多激励,调动起积极性;第二,协同研发部门尽快上市我们的最新产品;第三,更深入的研究竞争对手,制定更有吸引力的价格策略......"
如果你是老板,你更喜欢哪一种员工?
老板喜欢做选择题,而不是做填空题,其实,不只是老板,普通人也是喜欢做选择题而不是做填空题。如果员工急匆匆的跑来问老板,“老板,出问题,您看怎么办?”老板可能对你白眼相看。但是,如果你能提出解决方案来,老板可能会对你另眼相看。
这样的话,老板看你不仅知道了问题的存在,还自省分析了原因,而且还已经做出了相对应的解决方案。也就不为难你了,甚至可能以后会更加器重你。
在实际工作中,出现各种问题是难免的,关键在于,你不能把问题留给老板或上级。你还要分析原因,最好能给出解决方案。不能等着老板给你解决方法。老板是喜欢做选择题而不是问答题的人,可以给出几个不同的方案,让老板来拍板。在职场中遇到问题,灵活的应用这个方式,你离升职加薪就不远了。
4、及时汇报工作进展
老板给了两个员工同样的任务。
员工C接受了任务,开始埋头苦干,到了最后一天,把结果交给老板。
员工D接受了任务,定期给老板发一封邮件,汇报工作进展,到了最后一天,把结果交给老板。
以上两个员工,如果你是老板,你更喜欢哪一个员工?
员工C在最后一刻才把事情的结果告诉老板,如果这个事情做好了,那问题倒不大。如果这个任务没做好,甚至跟老板预想的差距很大,老板会怎么看?可能都会暴跳如雷,把这个员工臭骂一顿,那么哭鼻子也是有可能的。
员工D,他定期汇报,老板也一直在了解工作进展,把事情做好了,老板当然很开心。即使员工D最后的结果不是他预想的那样,但是他定期都在了解情况,也有了心理准备,不会落差那么大。也不会怎么责备员工D。
所以,在职场中要学会及时汇报工作进展。
常用的方式有: “这项工作现在进展到了.......阶段,我接下来的计划是....” “上回您布置的工作,目前进展情况是......您看后面需要调整吗?“ ”截至X日,XX工作已经完成了....还有...待完成,预计完成时间X月X日“ ” 某某工作正在进行中,目前遇到的困难是...,可能进展比预计慢... 请您批准“
让老板了解你工作的进展,接下来的工作计划,以及你希望得到的帮助和指导,会让你减少走弯路和掉眼泪的机会。
5、汇报工作,结论先行
假设你在办公室,忽然你的下属冲进来,对你说:“老板,我最近留意原材料的价格,发现很多钢材都涨价了,还有刚才物流公司打电话来说要提价,我又比较了几家的价格,但是还是没有办法说服他不涨价,另外,其它竞争对手最近也涨价了,我看到A公司涨价了15%,B公司涨价了20%,对了,广告费最近花销也比较多,如果......可能......”
你是不是听得一头雾水?听了半天你还不知道他究竟要说明什么,或者要求你提供什么帮助,或者解决什么问题,或者作出什么决定。
但是如果他这样说:“老板,我建议我们的产品涨价20%。因为:第一,原材料价格最近涨了30%,物流成本也上涨了;第二,竞争对手全部都调价了10%~20%,我们应该跟进;第三,广告费超标,我们应该拉出空间,可以做广告。老板,您觉得这个建议是否可行?”
如果你是老板,你更喜欢哪一种表达呢?
老板的时间很宝贵,所以,在工作汇报时,要先把结论说出来,再展开细节部分。这样,老板一开始就知道你要讲什么。更容易跟着你的思路走。
再举一个例子。
第一个秘书跟老板说:“王总说他3点钟不能参加会议。李总说他不介意晚一点开会,把会放在明天开也可以,但10点半以前不行。赵总还在出差,他秘书说他要明天较晚时间才能从广州赶回来。会议室明天已经有人预订了,但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四11点似乎比较合适。您看行吗?”
第二个秘书是这样汇报的:“老板,我们把今天的会议改在星期四11点开可以吗?因为这样对王总和李总都会更方便,周四赵总也出差回来了,并且本周只有这一天会议室还有空。”
第一个秘书的表达方式是:
1.先呈现四个原因,后给出建议的时间并征求对方意见;
2.按照获得信息的先后顺序罗列;
3.信息基本是毫不加工地传话。
第二个秘书的表达则是:
1.先给建议后总结原因;
2.对信息加以分类合并,去掉了过多细节;
3.语言简洁。
哪种表达沟通效果更好呢?显然是第二个秘书的汇报更有效果。因为如果你用第一个秘书的沟通方法,恐怕早在你说出你的建议时间以前老板就要发话了:“那就明天十点半开会。”“那就别等他了。”“有什么合适的时间吗?”而先给结论建议的好处就在于,对方更容易理解你的思路并且接受你的建议。
因此,做汇报时,先确定你的结论或者建议,再按照一定逻辑顺序地给原因。结论先行,这样汇报工作更有效。
今天跟大家分享了5种职场沟通方法,希望能帮助你在职场上少掉眼泪,促进你在职场升职加薪。
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