秘书学经典案例
秘书学经典案例
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秘书学经典案例1
用什么方式说话，永远比说些什么更重要(方式时 机场合) 局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。还 有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全 部人马都集中到会议室，研究讨论会议的有关文件。首先 讨论的是秘书处李处长给局长写的年度总结报告。李处长 不愧是局里的第一支笔，报告写得洋洋洒洒，声情并茂， 令人振奋。但在征求意见过程中，秘书小周直截了当地提 出了自己的看法，他认为李处长的报告中有多处统计数据 不准确，原因在于李处长采用的统计方法不正确，应该加 权处理的数据没有进行加权处理。而李处长认为他采用的 这些数据都是下属各个单位报上来的数据，进行简单的加 减就可以，无须进行其他处理。可是，周秘书自恃自己是 学统计学专业的，是科班出身，坚持认为李处长的数据处 理不当。惹得李处长很不高兴，脸越拉越长，说了一声： “大家先休息一下”，就端着茶杯出去了。趁休息期间，秘 书处的老秘书张大姐过来和蔼地提醒周秘书说：“小周， 要注意一下提意见的方式，当着这么多人的面，用这么肯 定的语气说李处长错了，他会是一种什么感受?如果我是 李处长，我会觉得你就跟直接骂我?无知?一样。所以，即 使你的意见是对的，也应该注意说话的方式。”周秘书马 上辩白说：“我没有别的意思，只是实话实说，我这个人 生来就是这样的性格，有什么说什么，不会装假，不会拐 弯抹角。我认为做人要正直坦白。”话音未落，张大姐严 肃地说：“为人正直和注意说话方式是两个不同的问题。 为人正直，是指不撒谎，不欺骗，是个人道德品质问题; 而说话方式是个技巧问题，是个工作方式方法问题，两者 不能混为一谈。请你记住，对于我们这些职业秘书来说， 用什么方式说话，永远比说些什么更重要!” 分析与评述 作为职业秘书，周秘书应该用规范的职业语 言标准要求自己，应该懂得有效沟通的知识和技巧，不能 像一般人那样说话随便，想说什么就说什么，想怎么说就 怎么说，想在什么时候说就在什么时候说。秘书说话，不 单纯是为了表达自己的思想或情感，更主要的是为了实现 自己的工作目标，达到预期的沟通效果。为了达到预期的 沟通效果，就必须注意说话的方式和选择恰当的沟通时 机，特别是提意见的方法和时机。如果你提意见的方法和 时机不正确，那么，即使你意见的内容再正确，也是正确 的错误。对于职业秘书来说，用什么方式说话，永远比说 些什么更重要!
思辨题
1.在本案例中周秘书认为自己是正直坦白的人， 你怎么看待“秘书的正直”?
2.秘书应该怎样提出自己的观点?
3.怎么理解“对于职业秘书来说，用什么方式说话，永远 比说些什么更重要!”?
秘书学经典案例2
公司近一段时期以来气氛比较沉重，暗潮汹涌，进入一个 非常微妙的时期。因为每年到这个时候，都要进行例行的 人事调整。但是，这些天秘书张静的办公室却很热闹：一 会儿财务部李经理过来转了一圈;一会儿公关部周经理也 借故来了一趟;一会儿研发部经理打来电话，张静询问他 有什么事情，他也没说出所以然来。不了解内情的人可能 会觉得很奇怪，但是对于经验丰富的张秘书来说，却见怪 不怪了。她心里很明白，这些部门经理之所以总往她这儿 跑，就是因为她是总经理秘书，近水楼台先得月，知道一 些关于人事调动的内幕消息，想事先从她这儿打听一些消 息，但既然他们不好意思明说，她也乐得假装糊涂。中午 在餐厅吃饭的时候，销售部的田科长端着饭菜来到她对面 坐下。寒暄了几句，就话锋一转问道：“小张，咱们平时 关系不错，我就不拐弯抹角了，能跟我透点消息吗?这次 我们销售部的人事是怎么变动的?咱们总经理很信任你， 有机会的话，帮我在总经理面前多说几旬好话。”张秘书 一听，该来的还是来了，望着田科长期望的眼神，她却只 能回答：“对不起，田科长，我不太清楚。”田科长对她的 回答有点失望，不高兴地说：“你不知道谁知道，是不想 告诉我吧!”张静只好说：“田科长，我真的不知道。所有人 事方面的文件都是人力资源部做的，不是我起草的。”其 实，张秘书说的话一半是真的，一半是假的。文件是人力 资源部起草的不错，但是在经过她的手送给总经理的时 候，她看到了里面的内容。接下来，田科长只好转移了话 题，闲聊几句就悻悻地走了。看着田科长的背影，张秘书 也有些难过，人事调整对于田科长这些男性的中层干部影 响较大。但是，职场的生存环境就是这么残酷，作为职业 秘书，她必须严守不泄露秘密这条最基本的职业道德，否 则，她的饭碗也就不知什么时候被砸掉了。 分析与评述 张秘书的做法是聪明的，所有的组织都有自 己内部的规章制度，所有的职业也都有应该遵守的职业纪 律。 秘书身处组织的核心要害部门， 长期在领导身边服务， 经常接触重要文件和资料， 掌握的秘密多， 知道的秘密早， 了解的秘密深， 因而必须自觉的树立保密观念， 严守秘密。 同时，聪明的秘书不仅会对组织事务守口如瓶，也会尽量 使自己避免介入太敏感或令人尴尬的事情中。
思辨题
1.张秘书拒绝透露人事调动内幕消息，会因此得 罪田科长吗?你认为接下来她应该怎样与田科长相处?
2.秘书是否应该在领导面前帮她喜欢或对她有帮助的人 美言?
3.张秘书明明知道人事调动的内容，她却说不知道，你 认为她是个诚实的人吗?你怎样看待秘书的诚实?
4.你认为张秘书为什么乐意假装糊涂?
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