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大学秘书处的工作计划

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大学秘书处的工作计划

  工作计划就是对即将开展的工作的设想和安排,如提出任务、指标、完成时间和步骤方法等。下面是学习啦小编为你整理的大学秘书处的工作计划,希望对你有用!

  大学秘书处的工作计划

  时光飞逝,新学期如约而至,新的学期,新的开始。这学期我们将以“团结、进取、创新”为宗旨,以打造有凝聚力的集体为目标。工作计划如下:

  一、认真完成自己的本职工作

  1、负责起草学生会各项工作汇报

  2、负责传达系里各类通知事宜

  3、负责学生会相关的档案管理,整理工作,负责各项会议的记录

  4、负责各种活动及例会的考勤,学生会成员的考勤

  二、具体安排如下:

  1、对学生会例会会议记录,签到表各种文件进行管理,归档。

  2、例会时对学生会成员点名、签到、迟到、请假情况进行检查。

  3、和其他部门一起团结合作,完成这一学期的各项活动。

  4、负责沟通各部门之间的协调工作,发挥好桥梁组织作用。使个部门之间建立良好地工作群体。

  三、对学生会成员的培养工作

  由于这学期学生会纳新,产生新一届学生会,我们秘书部将和各部长之间密切联系,带领新一届学生会做好各项工作,积极帮助老师和同学。

  四、工作要求:

  1、工作时要认真仔细,在速度的同时保质量完成工作。

  2、要讲文明礼貌,在工作中注意自己的言谈举止。

  3、在实践中积累经验,熟练业务,提高水平。

  由于我系学生会各部门分工不分家,所以我们除了做好本职工作外,在其它部门组织活动时给予大力配合。各部门在活动前的计划和活动后的总结应整理好后交予秘书处,由秘书处进行存档。

  在以后的工作过程中,我们将以十分饱满的心态来迎接今后的工作,以敏捷和迅速的姿态来对待每一个问题。

  大学学生会秘书处职能

  1、整理并妥善保管好各部门、各项活动的计划、总结以及研究生会的所有相关资料,做好期末存档工作。

  2、作好研究生会例会及相关会议的考勤、签到及会议记录等工作,将其整理并存档。

  3、参与并讨论研究生会各项规章制度的制定,完善不合理制度。

  4、协助研究生会主席工作,做好每次大型的活动前的准备工作。

  5、研究生会固定资产及各类物品的保管,使用及分配。

  6、研究生会各类文件的收发与管理,起草有关文件通知。

  7、负责研究生会工作大记事。

  工作特色:

  (1)研究生会会议的组织:包括各项会议的筹划、通知,教室的申请等具体事项。

  (2)研究生会文件的起草:包括研究生会各种章程、纲领的起草与颁布。

  (3)研究生会文档的整理:包括会议纪录、图片与影响资料等文件与档案的归档整理。

  (4)研究生会活动的策划:包括活动的前期策划,可行性研究以及活动经费的预算等。

  (5)各部门工作的监督与协调:研究生会其他部门开展工作时,秘书处将予以配合;在举办大型活动时,协调各部门之间的工作关系。

  (6)财务管理:包括研究生会活动经费的预算、统计及报销等事宜。

  大学秘书处档案管理办法

  第一章 日常档案管理

  第一条 校学生会档案是学生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字、图像、声像资料,是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

  第二条 校学生会档案由秘书处统一分类管理。各部门档案由本部门成员整理,交付秘书处监督管理,由主席团监督负责。

  第三条 每学期各部门将进行一次档案清理,将有关资料归档备案。

  第四条 校学生会档案包括内部档案、杂项档案及外部档案等。

  第五条 各部门策划筹备各项活动的所有资料,必须一式两份,一份由主席团统一存档,以备查找,一份本部门留存。

  第六条 档案上交日期:视不同类型档案而定。

  第七条 档案形式要求:对于各部文件档案,应有文本档案(A4纸打印)和电子档案两种版本,主席团管理资料为电子档(一式两份)。

  第八条 学生会每届换届之后应整理转交本届学生会档案。

  第二章 档案类型

  第一条 内部档案制度

  ①成员档案:

  (一)档案范围:

  个人姓名、联系方式、所在年级、所处职位政治面貌、自我评价及上交照片等。

  (二)档案建立:

  (1)学生会成员的人事档案在成员正式加入时建立。

  (2)学生会各成员简介及联系方式统一下发各部门,便于联系。

  (3)学生会成员资料,各部门收集后,一式两份,一份本部门留存,一份上交秘书处。

  ②工作档案:

  (一)档案范围:

  包括会议记录、工作计划、工作总结、各年级课程表及有关档案,由秘书处整理保管。

  (二)档案建立

  (1)每周的学生会例会,由秘书处做好会议记录,记入档案。

  (2)学生会各部门成员在本学期结束时要做一份工作总结上交于主席团,批示后入档(做以笔墨标记提出意见的可行性)。

  ③活动档案:

  (一)档案范围:

  各部活动策划、签到表,对于部员提出本次活动无法实现但部长说下次实现的创新型意见、出现的问题(软件问题)及解决方案(详细事件及各部经典建议)、活动赞助商及其联系方式与意向、保安礼仪工作人员的站位轮换方式等、采编稿、与其他组织的合作(详细)、宣传方式(照片与文字结合)、其他相关事项与突发,细小事件。

  (二)档案建立:

  (1)活动结束的一周内,秘书处相关负责人将收集相关资料。

  (2)活动结束后3天,举办该活动的部门整理出此次活动的最终活动策划、活动总结、通讯稿及筛选的部门影像资料,一式两份,一份上交主席团,一份交与秘书处留存。

  第三章 档案编号办法

  (一)档案编号原则:

  以学校全部档案为对象,依据学校的职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于档案的科学管理与开发利用。

  (二)一类名称(大类型):

  档案大类型的定义,以类型开头两个字开头大写字母缩写表示类型。(如:内部:NB)

  (三)二类名称(小类型);

  档案小类型的定义,以以类型开头两个字开头大写字母缩写表示类型。(如:活动:HD)

  (四)三类编号(相关负责部门):

  各部门编号,主席团定为00,合办的大活动均属于主席团。

  (五)四类编号(具体内容)

  以从头开始的四个字的开头大写字母定位,不够则用*代替。(如:红旗团支部:HQTZ)

  (六)五类编号(年份)

  年月缩写(如201X.11.23写作201X1123)

  (七)六类标注(重要级别)

  根据重要程度标注B,A,S, (借阅权限)

  例:201X年5月11日办公室例会可记做:NBLH—01LH**201X0511A

  第四章 档案借阅办法

  (一)有关档案分为三种种权限(由低到高分为B、A、S):

  1. 部员可借阅B级档案,提前与秘书处成员联系,叙述清楚缘由,秘书处成员向部长汇报获得许可后在当天时间内借阅B限权档案,与晚上8点前交还到位;部长可以借阅一周。

  2. 有部长允许的部员可以借阅本部的A限权档案需要批条,条留作档案,并且让本部部长联系秘书处部长,流程全部完成后方可借阅一周。

  3. 部长可借阅本部S限权档案一周,A、B级别一月;借阅其他部门A、B

  权限档案一周;在主席的批条下可以借阅其他部门S级权限档案一周;本部全部档案一月;有主席同意并且批条的工作组也可以借阅S级别限权3天;

  第五章 关于档案的规章制度

  1. 秘书处应定期检查档案,对于损坏、丢失情况及时补上;

  2. 秘书处有设立专人负责专项借阅档案;

  3. 对于档案方面的规章制度进行完善与更新;

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