文秘基础之通用公文格式与例文

　　文秘的主要工作之一是写作，本文为大家提供写作基础指导，欢迎大家阅读借鉴。

　　(一)含义、功用和性质

　　“公告”是“适用于向国内外宣布重大事项或者法定事项”的公文文体。

　　“通告”，是“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”的公文文体。

　　本类两种，被称为发布性公文或知照性文告，中心是晓喻告语，就是把欲使接收者知晓的情况、事体、规定、要求发布出去，或者说是告知、关照到有关方面。由于告白的对象范围广泛，“一体周知”，所以又称“周知性公文”。

　　(二)二者之分工

　　“公告”，发文机关级别更高(多为省、部以上机关)，宣布的事件更重大;或告知的范围更广，有时包含国外;发布的方式一般不张贴，而足通过通讯社、电台、报刊。

　　“通告”，使用机关范围最大，各种机关单位都可发布;内容有时具有专门性(如银行、交通方面的)，而事项则更一般化;发布方式多种式样，可张贴，也可在报刊、电台发布。报纸发布可省略日期，因报纸有日期。

　　(三)格式和写法

　　1.标题。一般由三部分组成：“公告”标发文机关和文种，有时只标文种即可：标题如无发文机关名称则在结尾必须落款。“通告”标题一般要标出单位或事由。

　　2.正文。包括开头的原由，讲原因目的;主体的事项，即告白的内容，可以分条款写下：最后是结尾，写实施的期限、范围以及违反如何等，也可以简捷地提出对人民的希望，对违背者的警告等，然后再写、或结尾只写结束用语，如“特此公告”等。

　　3.文尾。包括署名和日期。以机关名义发布，标题如已有机关名，就不必署了。

　　由于告语面广，撰写时要注意：事理周密无漏洞，条理清楚不口罗嗦，语言通俗不鄙俚，文风严肃不做作。做到易读易懂易知。

　　(四)例文简析

　　例文1：

　　中华人民共和国全国人民代表大会公告

　　第三号

　　第七届全国人民代表大会第一次会议于1988年4月3日选举邓小平为中华人民共和国中央军事委员会主席。

　　现予公告。

　　中华人民共和国第七届全国人民

　　代表大会第一次会议主席团

　　1988年4月8日于北京

　　简析：

　　例文l这则公告，只用一句话向全世界宣告，中华人民共和国全国人民代表大会这一最高权力机关于何时选出何人为共和国中央军委主席。“现予公告”，以示郑重。

　　例文2：

　　中华人民共和国国务院、中华人民共和国中央军事委员会公告

　　(1996年1月28日)

　　根据中华人民共和国宪法赋予中国人民解放军的使命和《中华人民共和国香港特别行政区基本法》关于中央人民政府负责管理香港特别行政区防务的规定，为维护国家的主权、统一和领土完整，保持香港特别行政区的繁荣和稳定，中华人民共和国中央人民政府派驻香港特别行政区的部队，经过精心准备，现已组建完成。驻香港部队由中国人民解放军陆军、海军和空军部队组成，隶属中华人民共和国中央军事委员会领导。这支部队将于1997年7月1日零时正式进驻香港。中央人民政府派驻香港特别行政区负责防务的军队不干预香港特别行政区的地方事务。香港特别行政区政府在必要时，可向中央人民政府请求驻军协助维持社会治安和救助灾害。驻军人员除须遵守全国性的法律外，还须遵守香港特别行政区的法律。驻军费用由中央人民政府负担。

　　简析：

　　这是事项较为复杂的一则公告，标题标出国务院、中央军委，以示重要和份量。正文只一段，告白驻香港部队诸问题。共七句，一句一个完整意思。第一句根据宪法和香港基本法(依据)，为了什么(说明)“中华人民共和国中央人民政府派驻香港特别行政区的部队”(使用全称)已组建完成(决策何事)，是一导语性开头。下面六句分别告白具体决策：组成与领导，何时进驻，负责防务不干预地方事务的原则，必要时香港特别行政区政府可向中央人民政府请求驻军维持治安和救灾，驻军要遵守全国性法律外还须遵守特别行政区法律，军费由中央政府开支。清楚周备，堂堂正正，表现出中央政府的阔大气度和磊落政策，蕴含了驻军将深得人心的风度。

　　例文3：

　　中华人民共和国财政部公告

　　(第5号)

　　根据《中华人民共和国国库券条例》，现就发行1995年第二期凭证式国库券公告如下：

　　一、1995年第二期凭证式国库券(以下简称“本期国库券”)计划发行60亿元，期限3年，从11月21日开始发行，12月16日结束。

　　二、本期国库券从购买之日起开始计息，到期一次还本付患，不计复利。持满3年的，年利率为百分之十四，并实行保值贴补。

　　三、本期国库券可以记名、可以挂失，不上市流通;发行期结束后，持券人可随时到原购买网点提前兑取，利率分档设定。

　　四、本期国库券由中国工商银行、中国农业银行、中国银行、中国人民建设银行、交通银行和各地国债服务部承购后，面向社会销售。居民个人和其它投资者可到上述机构办理购买事宜。

　　特此公告。

　　中华人民共和国财政部

　　1995年11月17日

　　(《北京日报》1995年11月18日)

　　例文4：

　　公告

　　根据《国务院关于组建城市合作银行的通知》和经中国人民银行总行批准的《XX市城市合作银行组建方案》的要求，为了做好城市信用社股东向XX市城市合作银行入股的工作，现将有关事项公告如下：

　　凡XX市各城市信用社的股东(合法人和自然人)自公告之日起十五日内，持股金证明和身份证(或户口簿)前往原入股的城市信用社，办理向XX市城市合作银行入股或退股手续。逾期不办理的，视为放弃入股的权利，其股金以活期存款形式存放在城市合作银行。

　　XX市城市合作银行筹备领导小组办公室

　　地址：XX市XX区右安门内大街65号113房间

　　电话：3520014—2113

　　(《北京日报》1995年12月1日)

　　简析：

　　例文3是财政部发行国库券的公告，公开于全社会发行，用公告。正文开头一句说明依据何条例发行第几期凭证式国库券。主体用序码列四条说明数量、期限、发行日期，利息，记名挂失等性质、何处销售等。最后特此公告作结论，然后是落款。

　　例文4是告白面广而发的公告，标题只用公告二字。开头一段一句讲根据何文件要求(依据)、为了做好转股工作(说明)将有关事项公告如下：第二段即为决策事项，在何时如何将信用社股金转入信用银行，逾期将如何处理。下款后写明地址、电话，便于查询。

　　例文5：

　　北京铁路分局通告

　　目前，北京地区各站运能运量矛盾日趋突出，货场能力饱和。一些物资单位的货物到达后长期不领取，“以场代库”，造成货场堵塞，严重影响首都建设和人民生活物资的正常运输。为保证货场畅通、保证首都工农业生产、基本建设和人民生活物资进得来、出得去，经上级批准，自元月十五日起，对到达XX市范围内货场的货物到达卸后，自铁路发出催领通知(包括黑板揭示)之次日起，免费保管两天。对逾期未搬出者以累计递增方法核收暂存费。

　　特此通告

　　(发布于一九八五年一月十二日《北京日报》)

　　简析：

　　例文5标题上只是何单位的“通告”，因一体周知，不写上款。全文四句话三部分，三要素俱全。第一二句概括出“行文”缘由，第三句经说明而提出措施，是主要内容，第四句是对不遵守者的处理办法。然后以“特此通告”结尾。写得简明清楚。因标题上写了单位所以无下款，因登在报上所以无日期，因为范围在北京地区或到北京站卸货单位，所以登在《北京日报》上。

　　例文6：

　　中华人民共和国公安部、邮电部关于保护通信光缆线路的通告

　　通信光缆是当今世界通信容量大、传输距离长、抗干扰性能强的现代化通信传输设施，目前已成为我国通信网的重要组成部分。光缆是由玻璃纤维构成，不含任何金属成分，极易受到损坏，一旦损坏，阻断通信，其危害后果非常严重。为确保通信光缆安全，根据国家有关法律和规定，特通告如下：

　　一、任何单位和个人不得损坏通信光缆，不得有危害通信光缆安全的行为;凡损坏通信光缆设施、阻断通信的，应当承担修复光缆设施的费用，赔偿阻断通信所造成的经济损失。对于危害后果严重构成犯罪的j依法追究刑事责任。

　　二、故意破坏和盗窃通信光缆或利用技术手段危害通信安全的，都是违法犯罪行为，情节轻微违反治安管理规定的，依照《中华人民共和国治安管理处罚条例》予以处罚;造成严重后果的，依法追究刑事责任。

　　三、凡有盗窃、破坏通信光缆行为的，必须立即向公安机关投案自首，争取从宽处理。自通告发布之日起15日内，凡主动投案自首的，可依法从轻、减轻或免予处罚;拒不自首或继续进行违法犯罪的，依法从重处罚。

　　四、保护通信光缆是全社会每一个公民的责任和义务。任何单位和个人，对于因施工等各种外力损坏通信光缆的行为，应当主动劝阻和制止;发现盗窃、破坏光缆的违法犯罪分子，应当主动向当地公安机关或邮电部门举报。

　　五、对于保护通信光缆设施，阻止损坏事故，举报犯罪分子，协助破案的单位和个人，给予表彰和奖励;对于包庇、窝藏犯罪分子，打击、报复举报人的，由有关机关依法追究其法律责任。

　　本通告自发布之日起施行。

　　：1996年1月5日

　　简析：

　　这份通告是公安部、邮电部联合发出的，标题特将内容标出。正文开头说明为何要保护通信光缆线路，主体五条具体讲保护的内容措施。以从发布日施行为结语。下款写明发布日期。

　　例文7：

　　XX市新闻出版局通告

　　1993年第1号

　　《XX市国内新闻单位驻京记者站管理规定》，已于1993年12月17日经市人民政府批准(京政发[1993]73号)，现予发布施行。

　　XX市新闻出版局

　　1993年12月30日

　　(《北京日报》

　　1994年2月24日四版)

　　简析：

　　这是一份发布通告，发文单位北京新闻出版局，将拟定的《XX市国内新闻单位驻京记者站管理规定》发布施行于全社会而作广泛通告。内容只一句，说此规定已于某年月日经市政府批准，现予发布施行。《规定》附于其后，便有了法定功能。

　　例文8：

　　XX市房地产管理局通告

　　为有效地对本市住宅电梯的运行服务进行监督管理，提高服务质量，保证居民正常、安全乘梯，根据XX市人民政府办公厅《关于加强居民高层住宅楼电梯管理，改善运行服务的通知》精神及XX市市政管理委员会关于《XX市住宅电梯使用管理规定》的要求。现决定对本市行政区域内的住宅电梯进行注册登记。现将有关事项通告如下：

　　一、登记范围

　　各自管房单位、各房屋管理公司(物业管理公司)管理的住宅电梯。

　　二、登记地点

　　各管理单位到住宅电梯所在地的区(县)房地局登记。

　　三、登记程序

　　(一)各房屋管理公司，在办理电梯注册登记时应持市房地局的住宅电梯管理情况表及市劳动局的电梯建档卡片。

　　(二)各自管房单位在办理电梯登记手续时，应持房屋产权证及市劳动局的电梯建档卡片。

　　(三)未统一建档的住宅电梯，其管理单位应按市劳动局(1994.)第5号通知精神，先到市或区劳动局办理电梯登记建档手续。然后再到电梯所在房地局办理电梯注册登记手续。

　　(四)注册登记证均由住宅电梯所在地的区(县)房地局颁发。

　　四、登记时间

　　自即日起至1995年10月30日止。

　　(《北京日报》1995.9.14四版)

　　简析：

　　本通告开头就说明为何目的、据何文件决定对本市住宅电梯登记(说明、依据、决策)，具体事项分四条通告于下：登记范围、登记地点、登记程序、登记时间。一目了然。