座机电话使用管理规定3篇
座机电话使用管理规定3篇
座机电话使用管理规定旨在保证公司正常联络通讯，节约公司电话费用。下面是座机电话使用管理制度，欢迎参阅。
座机电话使用管理规定1
一、 目的
为进一步规范服务标准，树立良好的企业形象;为保证公司通信渠道的畅通，确保信息的及时传递，提高效益，减少失误，特制定员工电话使用制度。
二、适用范围
本制度适用于公司全体员工。
三、电话(办公固定电话)
(一)、拨打电话
1.打电话的时间应尽量避开上午8点前、晚上6点以后的时间，还应避开晚饭时间、午休时间。电话交谈持续时间不宜过长，事情说清楚就可以了，一般以3-5分钟为宜。
2.通话之前应核对对方公司或单位的电话号码、公司或单位的名称及接话人姓名。写出通话要点及询问要点，准备好在应答中使用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件。
3.拨打电话先说明自己是谁，公务电话要同时报出你的公司及部门名称，然后再提一下对方的名称;应说明拨打电话的内容，且用语应礼貌、规范、简洁、扼要。
4. 使用电话时严禁在电话上闲谈;不允许使用公司电话打私人电话。
(二)、接听电话
1.标准用语
(1)公司前台服务人员的统一用语：“您好!香港俏妈妈，有什么可以帮到您?”
(2)直接面对外部客户的部门的统一用语：“您好!香港俏妈妈**部门，我是***。”
(3)面对公司内部职能部门统一用语：“您好!**部门，我是***。”
(4)接听电话时，不允许说一些低级的词语或一些不礼貌的语句;不准用粗鲁的语气叫人，应先说出职位(总经理、经理、主任、师傅、主管、小姐、先生)。
(5)接听时。一般由专门人员接听，新员工对企业情况知之不多，不要抢接电话，以免一问三不知，给客户留下不良印象。
2.接听电话的规范
(1)在电话响三声接听电话，超过三声接通应致歉“对不起，让您久等了”。
(2)接听电话时应保持端正的姿态，不得吃东西、喝水、嚼口香糖等，不得出现一些影响正常交谈的动作。
(3)在接听电话过程中，要仔细聆听对方的讲话，并及时应答，给对方以积极的反馈;通话不清楚或听不明白时，要马上告诉对方。
(4)声小时。对方说话声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方,“对不起，声音有点小。”
(5)中断时。通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表 示歉意，并说明原因。
(6)接听到客户的电话避免客户在电话中等候的处理原则：
①告知客户预估时间(1分钟之内的)，让客户选择等待或稍后回复;
②如预估时间可能超过1分钟，让客户留下电话，稍后给回复;最好不要让客户在电话中等待的时间超过1分钟。
(三)、代接和转接电话
1.原则上接到不属于自己分管的业务电话，最好不要擅自做主回答问题，让对方选择留下姓名和联系方式，转给处理该项业务的同事，请他给客户回电话，解决问题。
2.如果对方请你代转电话，应弄明白对方是谁，要找什么人，以便与接电话人联系。此时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速找人。
3.通话时。通话时如果有其他客户进来，不得置之不理，应该点头致意。如果不放下话筒喊距离较近的人，可用手轻捂话筒或按保留按钮，然后再呼喊接话人。
4.转接电话的规范：
(1)不要让顾客等太久;
(2)假如要让顾客等待，一定要先致歉，告诉对方要等多久，提供选择;
(3)假如处理需要时间，可以建议选择“再回电”或其他;
(4)在转接之前先记录下来电者的电话;
(5)假如等候的时间过长，每20秒再问是否还要继续等;
(6)转接过去时：“谢谢您的等待”。
5.如果要接电话的人不在，应为其做好电话记录，记录完毕，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。
(四)、接听投诉电话
在处理顾客投诉时，以倾听顾客抱怨的方式来稳定顾客情绪;并尽快将电话转接到有经验的主管或经理来处理。
(五)结束语
谈话结束，表示谢意(“感谢您的致电，再见。”、“谢谢，再见。”，等待对方先挂电话。
四、本制度于发布之日起实施，若有遗缺，再行补充。
电话登记表
座机电话使用管理规定2
公司为方便每位员工的正常联络工作，给每位办公室人员配备电话一台，且没有设置长话限制。为保证公司正常联络通讯，节约公司电话费用，特制定本制度。
一、 公司电话只可用于处理工作上的事务，原则上不允许处理私人事务。如有紧急情况需拨打时，经主管批准后方可拨打市内电话。
二、 不允许使用公司电话拨打私人长途电话。
三、 业务人员尽可能使用电子邮件和客人联系沟通，如遇紧急情况向业务经理汇报或批准后方可拨打国际长途电话。
四、 办公室人员应及时接听电话，一般铃响不超过3声。如受话人员不能接听，离其座位最近的人员应主动代为接听电话，做好电话记录，不应置之不理。
五、 拨打电话时应言简意赅，把问题集中说清楚，避免反复拨打电话，严禁长时间占用电话线路。天有与天之行之间通话应尽可能使用台式手机。
六、 每月定时打印电话清单交行政部审核。行政部对于发生的大额通讯费用应予以核查，对于长时间占用电话处理私人事务者将予以经济处罚。
七、 办公室人员应定期清洁自己座位上的电话机，一旦发现电话线路发生故障，应及时报修。
江苏天有贸易有限公司
座机电话使用管理规定3
一、职责
1、管理部：负责开通国内、国际长途电话的审批,电话的安装、使用、维修、停机、电话费用结算等相关事项的统筹管理;
2、各部门：负责管理本部门的电话及控制电话费用;
3、财务部：负责电话费用的结算。
二、基本原则
1、每部电话安排专门负责人员，负责该部门电话的管理及控制费用;
2、公司内线电话用于各部门之间的工作联络，任何人不得用内线电话聊天、谈笑;
3、办公电话原则上不得作私人电话使用;
4、办公室电话主要用于工作联系， 提倡使用文明、简捷的语言，以减少通话时间;
5、 非本公司工作人员不准使用本公司话机打市内电话和长途电
话。
三、电话号码的申请与定位
1、部门因业务扩大增加人员需新增电话，由部门负责人审核后交由管理部批准，管理部批准后联系专业人员进行电话安装。
四、电话安装
1、电话之初装以开通内线为原则;
2、各部门电话号码如需开通市话、国内长途、国际长途、来电显示等其他需要另外收费的功能，需由申请部门填写《电话申请表》，由部门负责人签字后交管理部批准，批准后方可开通相应功能。
五、电话移机、停机、停用号码重新起用
1、各部门人员因工作原因发生办公地点变动需要移机时，由部门人员告知管理部进行移机;
2、部门人员调整、人员变动等各种原因需要停止使用电话时，部门负责人需向管理部报停，号码由管理部收回保管备用。
六、电话的故障维修管理
1、使用者如发现话机、线路等故障要及时向管理部报修， 非专业人士不得私自拆装电话。
七、电话费用
每月由管理部按计费系统话费清单进行统计，缴纳。
八、罚则
如有违反以上电话管理规定的，一经发现将进行考核处罚。
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