公文15个种类不同(2)
公文15个种类不同：报告 请示 批复
第十种类：对报告的理解与把握
机关工作者经常接触的一个非常重要的文种就是“报告”。
(一)概念：
1、宣告;告诉。
2、对上级有所陈请或汇报时所作的口头或书面的陈述。
3、在会议上向群众所作的正式陈述。 如政府工作报告。
4、手下进领导的办公室进门之前的一种告知：“报告，我来了”。
5、告状：打小报告。
公文中报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用文种。
(二)主要特点。一是广泛性。适用范围广泛。二是陈述性，内容以陈述为主。三是单向性，下级机关向上级机关单向行文。四是事后性，“事前请示、事后报告”。
(三)容易出现的问题。
1.报告中夹杂着请示内容。报告与请示都是上行文，但是它们的行文作用却有所不同。一是对上级的要求不同。报告不要求上级答复，而请示是要求上级答复的。也就是说报告经常是阅件，而请示则是办件。阅件领导同志看到之后可办可不办，但办件领导同志必办。二是报告是事中或事后行文，而请示只能是事前行文。三是文种性质不同。报告属于陈述性的上行文，而请示属于请求性质的上行公文。四是行文的目的不同。
2.没有反映上级意图。报告一般都有上级部门发来的前件，下级部门给上级部门打报告必须吃透上级部门的精神，才能准确地给上级部门报告情况。有些报告没有回答好上级机关的问题，提出了不少建议，这是不符合报告的要求的。
3.报告与请示并用。这是文种使用上的错误，有的报告夹杂多个请示事项，上级机关接到这样的文件一般都做为退文处理。
第十一种类：对请示的理解和把握
一、基本概念。请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。请示可分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。
二、请示必须具备以下三个条件：
(一)必须是下级机关向上级机关的行文。
(二)请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。
(三)必须是为了向上级请求批准。
三、分类。根据请示的不同内容和写作意图分为三类：
(一)请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示，是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。
(二)请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。
(三)请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法，需各有关方面协同办理，但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理，需上级机关审定后批转执行，这样的请示就属此类。
四、请示具有以下特点：
(一)内容针对性、规定性强。
(二)请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。
(三)单一性，应一事一请示。一般主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。
(四)呈批性。无论同意与否，上级机关都要给予答复。
(五)应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。
(六)事前性。必须是事前请示，不可先斩后奏。
五、审核请示的注意事项。
(一)批复性请示除审核请示内容外，最关键的是要审核请示批复的代拟稿，涉法涉诉问题要请法制部门审核把关后批复。
(二)地方政府请示省政府并以省政府名义向国务院请示的事项，地方政府代拟稿应当经省政府的主管部门审核后再以省政府的名义上报。如经过多个部门应由牵头部门牵头会同有关部门会签。
第十二种类：批复
(一)概念。批复是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种。批复是用于答复下级机关请示事项的公文。它是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。
(二)特点。
1.行文具有被动性。批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。
2.内容具有针对性。批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。因此批复的内容必须明确、简洁，以利下级机关贯彻执行。
3.效用的权威性。批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。
4.语言的简明性。批复的内容要求简明扼要，对请示件中请求事项只作原则性、结论性的表态、指示、决定，或提出方向性的意见，无须作具体分析和阐述。
(三)批复的分类根据批复的内容和性质不同，可以分为审批事项批复、审批法规批复和阐述政策的批复等三种。还有肯定性批复、否定性批复和解答性批复三种。
(四)审核时注意事项。
1.审核请示的内容是否需要批复。
2.审核地方政府的文件，应转由主办部门承办，并由主办部门起草代拟反复稿。
3.部门呈报的需要批复的公文，应附代拟稿。上级办文部门应当依照有关规定审核请示内容及代拟稿。
4.上级部门对下级部门的批复要承担法律责任。
所以审核批复时要慎之又慎。
公文15个种类不同：议案 函 会议纪要
第十三种类：议案
(一)概念。议案是由具有法定提案权的国家机关、会议常设或临时设立的机构和组织，以及一定数量的个人，向权力机构提出进行审议并作出决定的议事原案。每个国家的议案提交程序和规定都是不一样的，但是都是行使国家权利的重要手段。
在人大《办法》中给的定义是：“适用于根据法定程序，有关机构向人大及其会提请审议的事项”;在行政《办法》中给的定义是：“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。这两个议案定义有一个共同特点：都是围绕人大这个中心进行行文的文种。所不同的是，人大议案的行文主体是多元化的，适用范围广泛;行政议案的行文主体只政府一家，适用范围单一。
(二)主要特点。一是制发机关的法定性。议案的制发机关只能是各级人民政府，政府的职能部门无权制发。二是内容的特定性。人民政府所提议案的内容，必须属于该人民代表大会或常务委员会职权范围内的有关事项。三是时效的规定性。各级人民政府的议案，应当而且必须在同级人民代表大会或其常务委员会举行会议规定的限期前提出，否则不能列为议案，超过期限提交的议案一般改作“建议”处理，或移交下次人大会议处理。提交大会审议的议案，必须限期审议表决或提出处理意见。四是行文的定向性。议案只能由各级人民政府向同级人民代表大会或其常务委员会行文,不能向其他部门单位行文，主送机关也只有一个。五是事项的必要性和可行性。适合提交人大议案审议的事项, 必须是重要事项, 符合人民群众的意愿和要求, 而且议案中提出的方案办法措施, 也必须是切实可行的, 才有可能获得通过。
(三)各国对议案内容的要求。各国对议员提案内容要求，分没有限制、适当限制、禁止性条款三种情况。对议案内容完全没有限制的国家很少。大部分国家都对议员议案内容有少量的限制。另外，有的国家规定议案不得包含某些内容，如新加坡和以色列规定议案不得包含种族主义等内容。
英国议会议事规则规定，普通议员议案只能在议会会期内的每周五被讨论，所以提出议案的后座议员们必须事先向议会秘书登记，然后在星期四通过抽签的方法，挑出20件议员提案进入周五的议程。
在加拿大，平民院每天有1小时专门用于审议普通议员提交的议案或动议，随机挑选出20名议员。在英国，每周二、周三全体会议质询议程完毕后，可由一名议员起立提出一项议案，他还可以就通过该议案的必要性等作10分钟的说明;之后，可由反对该议案的一名议员予以反驳，时间也是10分钟左右。该议案能否被接受，由议会全体会议表决。党团配额。
在以色列，议案的数量主要是由议会党团来控制的。
在美国，控制议案数量任务主要落在议会常设委员会身上。美国国会两院各自的秘书按接收到时间先后对议案予以编号，然后送有关常设委员会，由委员会决定是否继续审议。
在德国，议案主要是由各议会党团提出的。议案草稿首先要在议会党团理事会讨论，然后交其工作小组研究，最后召开议会党团全体成员讨论。议会党团内部达成一致意见后，议案就提到长老委员会，由它决定应否列入议程。
各地方政府的公办部门专门成立议案处(科)，办理政府建议提案公文。从目前法制社会要求看，议案文种使用的几率已经越来越多。
第十四种类：函
一、函的概念
函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
函的适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。
二、函的特点
(一)广泛性。函是机关、单位公务往来中使用比较简便灵活、使用范围广、使用频率高的公文文种。平行机关和不相隶属关系机关都可使用。
(二)沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
(三)灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
(四)单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
三、函的分类
函可以从不同角度分类：
(一)按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
(三)另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
四、撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
第十五种类：纪要
(一)概念。纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。
(二)特点。
1.纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。
2.概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见，又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要，还要有一定的分析说理。
3.条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。
4.内部性。会议纪要是摘要记载会议情况和议定事项的内部文件，可以印发参会单位和其他相关单位，但不需要向社会公开。不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。
5.针对性。纪要的针对性极强，针对某一专题即可召开专题会议形成纪要。针对某一会谈可以形成专题会议纪要。
(三)注意事项。尽管不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。但是，纪要的形成必须与依法行政相联系。也就是说，纪要必须依法形成，决策议定事项不能违法。
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