用Excel表格处理考勤数据图文教程

用Excel表格处理考勤数据图文教程

　　许多单位都建立了考勤制度，考勤的方式也越来越智能化，不再需要人工手动填写，而是采用网上考勤或指纹考勤机等。这样，产生的电子版考勤数据也更加方便我们借助Excel进行处理。那么具体要怎么做?下面学习啦小编马上就告诉大家用Excel处理考勤数据的方法。

　　用Excel处理考勤数据的方法

　　将考勤数据导入到Excel中，以便编写公式进行数据处理

　　一般来说，考勤数据包含这几项内容：员工登记号码，上班时间，下班时间，日期。

　　有的考勤系统导出的数据只有员工登记号码，不能显示中文，为了统计结果更加直观，我们需要将号码转化成相应的姓名。这就需要用到VLOOKUP函数。首先，我们在新的工作表sheet2中编写两列内容，一列是登记号码，一列是与之对应的职工姓名。然后在sheet1表的登记号码列前添加“姓名”一列，并在A2单元格编写公式“= VLOOKUP(B2,Sheet2!A:B,2,0)”，表示A2的内容，是B2内容在Sheet2表中通过A列查找出来的相应B列的内容。最后使用拖拽将A列姓名全部显示出来。

　　接下来我们要对上班时间和下班时间来进行处理。假定单位规定早上上班时间不能晚于9点，下午下班时间不能早与5点。那么我们新建两列，分别为：上午签到情况和下午签到情况，分别编写两个IF函数：

　　IF(HOUR(C2)<9,"√","早上迟到")和=IF(HOUR(D2)<17,"下午早退","√")

　　然后拖拽整列即可。

　　有时我们需要获得职工一天的工作时间，因此需要对工作时长进行计算。新建一列“工作时长”，编写公式：

　　INT((HOUR(C2)*60+MINUTE(C2)-HOUR(B2)*60-MINUTE(B2))/60)&"小时"&MOD((HOUR(C2)*60+MINUTE(C2)-HOUR(B2)*60-MINUTE(B2)),60)&"分钟"

　　将上下班时间差计算出来并以小时和分钟的形式显示出来。然后拖拽整列。

　　有的单位双休日不计入考勤天数，因此，我们有必要对考勤日期进行一下判别，标记出是工作日还是双休日，这就需要用到WEEKDAY函数。新建一列“日期情况”，编写公式：

　　IF(OR(WEEKDAY(E2,2)=6,WEEKDAY(E2,2)=7)," 双休日","工作日")

　　不妨将双休日的文本前留几个空格，以示突显。拖拽整列即可看到效果。

　　至此，数据的处理工作基本完成。根据不同的需要，我们还可以通过自定义排序来从不同角度查看考勤情况。