办事处财务管理制度(2)

　　1、 办事处应设专人进行库房管理，针对库房管理人员的实物保管责任，办事

　　处应制订绩效考核制度并报公司备案。原则上库存盘亏率超过库存平均余额0.1%以上的部分，应按一定比例扣减库管人员工资;连续三个月库存盘亏率超过库存平均余额1%以上的库管，原则上应进行更换。

　　2、 库管除对库房内存货负有保管责任外，还应负责登记库房手工或电子系统

　　数量账。库管不登记电子系统数量账的，应该对手工数量账与电子系统数量账记录进行核对。库管应对账账相符、账实相符负责。

　　3、 每月月末一天定为办事处的盘点日，当天库房货物应处于静止状态，不办理发货业务。

　　4、 办事处经理负责会同财务人员和库房管理人员制订盘点流程，组织并监督月末盘点工作。会计主管负责提交盘点结果报告以及对库房管理人员的盘点考核结果。

　　5、 库存盘点实行滚动盘点和月底盘点相结合的方式。库管应如实按实存数量上报盘点数量，对于在盘点报告中虚报、瞒报库存数量的行为，一经查实，可对责任人给予辞退处理。

　　6、 办事处应于每月终了5日内向公司财务部门报送库存盘点表。对于盘点差异率高于公司要求的，应于报送库存盘点表后一个工作日内，向公司报送库存差异原因分析、责任落实处罚、以及降低盘点差异率的具体措施。

　　7、 办事处经理对发出存货的安全和客户收货凭证的及时、完整回收负责。对为办事处长期提供运输服务的物流公司或个人，办事处应以我方公司名义与物流公司或运输个人签订物流运输合同并交公司一份原件备案。办事处的物流合同必须经公司总经理审批同意。

　　8、 办事处应留存所有发货车辆行驶证、司机身份证和驾驶证复印件并归档。保留期限不得低于一年。

　　9、 办事处的所有入库业务均应开具入库单，所有发货业务均应开具出库单，物流方、库管应在出、入库单据上签字，并做好系统库存数量账的复核工作。

　　10、 库存货物的堆放应结合货物和包装特点，合理安排货位，要求做到存放安全、查点方便、码放整齐、成行成列、过目见数。

　　11、 库管应督促搬运、装卸人员轻拿轻放，对于可能对货物造成损坏的行为应及时制止。

　　12、 库存货物如遭损坏，库管应填写报损单，注明损坏日期、损坏行为、损坏人、损坏物品名称及数量，并由损坏责任人签字确认。月底会计人员对损坏金额进行计算，对损坏金额超过库存平均余额0.05%以上的部分，应由损坏责任人按出厂价的50%赔偿。

　　13、 库管离任，应由原、接任双方办理交接手续。离、接任方对库存共同进行盘点，会计主管进行监盘，盘点后由接任方填制交接盘点表，并由离、接任双方及监盘人签字确认。除办理库存财产移交外，还应办理业务单证、账务、未了业务的移交手续，移交中的未了事宜及业务凭证，应列明清单，写明情况，并由办事处经理见证签字。

　　办事处财务管理制度：业务基本规范

　　1、采购

　　1.1 办事处采购进货

　　1.1.1公司向办事处发货时，应开具发货单一式三联，由运输司机在发货单上

　　签字，以示所运输货物的保管责任转移，客服应将客户联交给承运方转交给办事处，办事处签收后将数量金额汇总页传真给客服，以示运输责任消除和收货确认，并作为财务入账和结算运费的凭证之一。

　　1.1.2办事处收货时应仔细核对所收货物的品种、条码、数量是否正确。办事处清点时发现差异的，应立即和公司客服人员取得联系，客服负责协调落实差异情况及确定相关责任，并做出相应处理。货物短少或破损，属运输方责任的，应按出厂价从运输费用中扣除;属发货错误的，应调整修改发货单记录;确实无法落实差异责任的，统一按公司确认数量开单，办事处的实收数量和公司发货单据数量不一致的，办事处使用“公司往来差异”户调整系统数量。“公司往来差异”户发生的单次差异金额超过100元的或月累计差异金额超过300元的，办事处经理应向公司财务负责人进行邮件报告。

　　1.2 办事处采购退货

　　1.2.1办事处向公司退货时应开具退货单一式三联，由运输司机在退货单上签字，以示所运输货物的保管责任转移，办事处应将客户联交给运输方转交给公司客服，公司客服与退货处的收货清单核对后，将数量金额汇总页传真给办事处，以示运输责任消除，并作为结算运费的要件之一。

　　1.2.2公司收货时应仔细核对所收货物的品种、条码、数量是否正确。公司清点时发现差异的，应立即和客服取得联系，客服负责和办事处协调落实差异情况及确定相关责任，并做出相应处理。货物短少或破损，属运输方责任的，应按出厂价从运输费用中扣除;属发货错误的，应调整修改办事处退货单记录;确实无法落实差异责任的，统一按公司确认数量开单，办事处实退数量与录入系统内的公司退单数量不一致的，办事处使用“公司往来差异”户调整系统数量。

　　2、销售

　　2.1 办事处销售发货

　　2.1.1办事处向客户发货，应开具发货单一式三联，一联留底、一联交给客户、

　　一联记账。应由运输司机在发货单上签字，以示所运输货物的保管责任转移。发货后必须取得客户收货凭证，以作为运输责任消除、收货方付款义务产生以及会计记账的凭证。客户收货凭证包括签字后返回的我方发货单或传真件、客户专用收货凭证，或者其他能有效证明收货事实的凭证。客户直接提货的，发货单上应由客户签字。所有签字应清晰可认，只写姓氏、字迹潦草无法辨认，均为不合乎要求的签字，本文其他签字要求同此。

　　2.1.2具备带回回单条件的发货业务，办事处应将客户联和记账联交给运输方转交给客户，客户签收后将记账联交给运输方带回交给办事处。

　　2.1.3运输方不具备带回回单条件的，办事处应将客户联交给运输方转交给客户，并要求客户签收后将数量金额汇总页传真给办事处。

　　2.1.4出具专用收货凭证的客户，办事处应将客户联交给运输方转交给客户，运输方应将该客户专用收货凭证在一周内交给办事处。对于运输方不能及时完整交回客户收货凭证的，办事处应要求物流以传真、快件等形式，在一周内完成回单交接。对于以快件形式交接回单的，应要求物流保留复印件以便对账。

　　2.1.4办事处销售部门应提供准确的开单价格，应杜绝我方开单价格与客户验

　　收价格不一致的现象。

　　2.1.5 办事处销售部门(包括客服或文员)，应对销售业务记录单证的正确性、

　　完整性、及时性负责。对客户验收单与我方发货单应进行核对，对于数量差异或价格差异，均须落实责任，是属于我方开单错误的，应负责及时在ERP系统进行相应调整。调整单应在备注中写明被调整单号。

　　2.2 办事处销售退货

　　2.2.1办事处客户退货的，退货经办人应向客户索取退货单，并清点核对退货数量，在二者核实一致的情况下，方能和客户办理退货手续。

　　2.2.2由第三方物流办理退货的，物流方应与客户清点退货。办事处在收到承运方拉回的退货时，应要求对方提交客户退货单，并清点核对退货数量，存在退货差异的，应向承运方追究相应责任。

　　2.2.3库管在收到客户退货时，应开具手工入库单一式三联，并和货物移交方共同签字确认。其中一联留底，一联交给货物移交方，一联交给文员核对退货差异，并作为系统开单依据。

　　2.2.4文员负责进行退货实物与退货单据数量差异复核。办事处ERP系统应开具退货单和差异调整单据一式三联，一联留底，一联给客户或差异承担方，一联用于记账。

　　2.2.5办事处应对退货残品单设库房或库位进行实物和账务管理。从退货中整

　　理出的正品，可用于再次销售的，应从残品库调拨到正品库进行管理，库管应于实物转移当天开具调拨单，调拨单应录入ERP系统，及时调整系统残品和正品库存数量。

　　3、 对账

　　3.1办事处在向客户发、退货时，负责销售账单处理的部门(客服或文员)，应负责对客户收货凭证和退货凭证进行数量、单价、金额的核对，对于提供网上对帐业务并以网上显示的收、退货凭证为开票依据的客户，还应针

　　对发、退货业务及时进行网上对帐。财务部门应就双方单据一致性进行复核，发现双方总金额不一致的送、退货业务，应提交负责账单的部门重新核对并调整。

　　3.2 办事处财务部门应负责向总部提供开票金额和明细数据。

　　3.3 办事处财务应每月与总部进行发、退货的核对并及时进行差异调整。总部

　　财务部相关会计人员应于每月12日之前将办事处的相关核算科目明细账发给办事处进行帐务核对。发现差异的，办事处应及时与总部联系调整。

　　3.4办事处会计主管依据公司管理、核算要求，负责指导、监督落实公司对业

　　务记录单证格式、流程的规范工作。办事处经理负责办事处对帐工作的组织、协调工作，会计主管负责具体安排实施和报告。

　　4、 开票

　　办事处的销售业务统一由总部对外开具发票。总部依据办事处财务提供的开票金额和明细开票，并在开票后的一个工作日内将发票寄出并将开票信息以电子邮件形式通知办事处。需要办事处分送发票的，办事处在收到总部寄来的发票后，分送给客户时，应做好发票领出登记。

　　5、 货款

　　5.1办事处收款和费用支出实行“收支两条线”原则。办事处有货款收入的，应与费用款分开存放。办事处用于存储收入款项的银行卡，与存储费用资金的银行卡应有所区别。

　　5.2 办事处的超市销售回款直接回到公司银行账户。有批发业务的办事处，所收销售货款，不能用于办事处的任何支出。达到50000元以上的货款、或者未划回公司的货款余额达到50000元的，应于一个工作日内划回公司，所收货款金额较小时，每周至少向公司划款一次。

　　5.3办事处销售部门应负责所经办销售货款的催收。对于超市从应回款中直接扣款的项目，在会计对费用项目有疑问时，办事处销售部门应负责进行落实。

　　5.4 对于部分超市在扣费用时有跨区域扣款现象的，各办事处应按权责发生制原则进行调整。

　　6、资产管理

　　6.1办事处购置2000元以上的资产，应向总部办理审批手续，经过总经理批准以后方可购买。

　　6.2办事处应设专人对资产进行管理，并建立资产管理清单。办事处资产清单和管理人应报总部备案。

　　6.3办事处每年末应对库存商品之外的资产进行盘点，并于盘点后5个工作日内向公司财务部门报送盘点表。

　　6.4资产的处置应经过总部审批后进行。办事处与总部之间的资产调拨应开具内部资产调拨单并由双方经办负责人签字确认。

　　7、报表

　　7.1库存盘点表。

　　7.2办事处财务相关的账表。

　　7.3公司要求的其他报表。