采购订单和采购合同的区别是什么(2)
采购订单的主要方式
80/20方法。绝大部分给A企业(例如80%)，另外小部分给另外B企业，或者B、C企业;这样做的好处是绝大部分订单量给A，可以获得批量经济折扣，获得更低成本。B、C做为培养关系的供应商，在A出问题时候可以快速补充，相当于备份的大供应商，可以避免供应中断。
这种操作方式存在一种内控上的难题，最大的采购量到底给哪一家?面向各个供应商采购不同的量，采购价格如何确定?供应商可以通过向采购决策人公关以获取最大的采购量，而供应量小的供应商也可以公关获得好的采购价格，因为量不一样，价格和采购量大的不能完全比较。实际上大小供应商都有发挥空间。
解决的方法：通过供应商评估确定优先供应商，备份供应商，明确主供应商和备份供应商的量的分配比例原则，减少了第一层次的内控(不过，这需要定期评估，以评估小组操作);第二层次的内控，那只有参考市场价格了，很难内控;或许可以通过对采购人员整体部门KPI的相关考核来加强内控，比如考核年采购成本降低金额等。
采购订单的信息表逻辑
1.产品信息表中
必须指明某个字段可以被其他单据所更改。这主要是为了保证数据的一致性。因为在企业中，原材料等基本信息往往不是采购人员建立，而是研发部门等建立。为此，研发部门有这个权利那些内容可以被其他人员更改。如此的话，当其他部门通过其他单据更改了某部分内容之后，作为产品信息的主人，就比较容易追踪。在实际工作中，笔者建议企业用户，把一些关系不是很大的内容，如包装方式等等可以让其他员工进行更改，以减少信息建立人员的工作量。但是，对于一些关键的参数，如原材料检验标准、原材料规格等字段的话，最好还是谁建立谁更改。
2.用户需要有这张表对应的权限
如在ERP系统权限设计中有一个排它权限。如果某个用户做了这个限制之后，则他建立的信息可能就只有他自己能够进行更改。其他用户无权进行修改。如果有这个限制的话，则其他用户就无法通过采购订单等相关单据更新这个产品基本信息表。
3.是采购订单中的控制
在实际工作中，可能需要更新与不需要更新两种情况同时存在。是否需要更新产品基本信息表的内容需要采购员根据实际情况来进行判断。为此，在采购订单更新用户按保存后，系统就会进行判断。更改的内容是否涉及到产品基本信息表中的内容。如果涉及到而且产品基本信息表中又指定这个字段可以被更改的话，则系统就会提示用户是否需要把这个更新同步到产品基本信息表中。如果用户选择是的话，则这个更新会被同步到产品基本信息表中。如果选择否的话，则只是在采购订单上进行更新，而不会涉及到产品基本信息表。
也就是说，要同时满足以上三个条件，产品基本信息表中的内容才能够被采购订单所更新。笔者在项目推广中，对于用户的建议是这个功能要慎用。对于一些共享程度比较高的信息可以通过级联更新来节省数据维护的工作量。但是对于一些技术性比较强的数据，则最好还是采取专人维护专人负责制比较好。
采购订单的价格信息逻辑
除了会对采购订单中的产品基本信息如包装信息进行更改，采购员改的最多的还要算是采购订单价格。这个采购订单价格在采购订单管理中又是一个比较敏感的字段。为了保障企业资金的安全性，采购订单在这个字段的更新上采取了比较多的控制措施。
1.采购订单价格更新
首先，采购订单会控制采购员是否有这个权限更改这个采购价格以及更改的幅度有多大。有些企业对于这个采购价格控制的比较严格，普通采购员无法更改这个采购价格。因为采购订单中的价格自动会从供应商产品价格表中带出来。也就是说，默认的价格就是跟供应商协商好的价格。若要进行价格变动的话，则必须由采购经理来完成。有些企业则相对宽松一点，采购员可以更改采购订单的价格，但是其有一个幅度的限制。如某个原材料标准价格为10元，而采购员可以在1%的范围内修改这个采购价格。也就是说，其向供应商采购时，其价格的最大修改权利只有11元。如果超过这个价格的话，就需要采购经理或者其他人员的授权才行。可见通过对采购价格这个字段本身的权限控制，能够大大的提高采购订单价格的准确性。明显消除采购员与供应商串通的徇私舞弊行为。
2.采购订单价格更新对其他数据表的影响
采购订单的价格更新是否会对其他相关表产生影响呢?这里的相关表主要包括两张数据表，分别为产品价格信息表与产品供应商价格信息表。产品价格信息表中定义了产品的计划价格;产品供应商价格信息表则定义了某个供应商的具体价格信息。他们之间有彼此的联系。如产品供应商价格信息表默认情况下，会继承产品计划价格表中的价格。而在建立采购订单的时候，默认情况下其价格来自于产品供应商价格信息表。如果这张表中没有相应数据的话，则其会采用产品计划价格表中内容。而现在反过来，如果采购订单中物料价格的变化，是否会更新以上这些表中的内容呢?
笔者在项目实施中，给用户第一个建议是最好不要通过采购订单来更新这两张基本价格表中的信息。若产品计划价格表中或者供应商价格信息表中的内容有改变的话，最好通过独立的变更单据来进行变更。这主要是出于数据的一致性考虑。而且也易于后续的查询追踪。如果在采购订单中进行级联更新的话，以后很难查询到这个更改记录。虽然这会增加一些数据维护的工作量。但是却可以保持数据的一致性，笔者认为这个交易还是值得的。
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