采购预付款审批流程
采购预付款审批流程
预付款是一种支付手段，其目的是解决合同一方周转资金短缺。预付款不具有担保债的履行的作用，也不能证明合同的成立。小编给大家整理了关于采购预付款审批流程，希望你们喜欢!
采购预付款审批流程
第一步：采购提出预付款申请。
采购员在遇到需要预付款的时候，会提出预付款申请。因为财务管理系统是一个单独的系统，没有跟进销存系统进行结合。所以，这个预付款申请的话，需要采购手动提出。
一般采购员会填写一张预付款申请单，有相关领导签字确认以后，拿到财务，让财务人员付款。财务人员看到这张预付款申请单的时候，在系统中输入相关的单据内容，并进行付款。
在系统中操作的时候，要注意两个问题。
一是单据类型的选择。为了与其他正常付款进行区别，在财务管理系统中，一般为预付款业务设置了一个特殊的的单据，即“预付款单据”。这个单据跟其他单据的区别在于，系统在开立普通付款单的时候，会去查询这个预付款单据，看看有没有未结账的预付款单，若有的话，则会提示用户。其实，从财务管理上来说，预付款跟其他付款也有一定的区别。因为预付款是其他的资产，而不是负债。所以，无论从实际操作上来考虑，还是从财务理论上来说，把两者进行分开都是非常有必要的。有些财务管理系统，在单据上不做区别，但是，会有一个付款类型字段来进行分类。道理也是一样的。
二是最好在注明具体的采购定单号。因为财务管理系统没有跟其他的系统相关联，所以，预付款单只能够财务部门自己开立。在这开立的过程中，要注意写明具体的采购定单号码。这主要是为了后续冲销作业的方便。因为在冲销的过程中，一般都是要对应到具体的采购定单上，而不是只要供应商对，什么采购定单都可以冲销的。若在这里注明采购定单的话，那在冲销业务的时候，就可以一目了然的知道，这张预付款单是针对哪张采购单的。用户在选择的时候，就会非常的方便。
最后，还要注意一点，就是这张预付款单据的冲销状态。刚开立预付款单据的时候，这张单据的冲销状态显示为“未冲销”。这个字段一般不能手工维护，而是根据下面的冲销业务进行自动的更新。
第二步：付款单录入。
到了实际付款的时候，采购人员在填写付款申请的时候，一般会提交多张单据。如公司采购单、公司收货单、供应商发票。若有预付款单的话，也会附上预付款单据。这里要注意一点，就是发票的问题。现在大部分企业的操作习惯是，供应商在收到预付款的时候一般不开发票，而是要等到货款结清的话，一次性开发票。当然，具体如何操作，还是要企业跟供应商之间进行协商。若有多张发票的时候，为了后续稽核的方便，则要在发票管理中或者付款单中输入多张发票号码。
预付款的特点
1、预付款的数额没有任何限制;
2、预付款为主合同给付的一部分，当事人关于预付款的约定，具有诺成性，不以实际交付为生效要件;
3、预付款为价款一部之先付，在性质上仍属清偿;
4、预付款无双向或单向担保的效力，当事人不履行合同而致合同解除时，预付款应当返还。各方的违约责任通过合同约定的其他条款来定，如果没有约定违约责任的，一般不承担违约责任。
与定金的区别
所谓“定金”，是指合同当事人约定一方在合同订立时或在合同履行前预先给付对方一定数量的金钱，以保障合同债权实现的一种担保方式。预付款与定金具有某些相同之处，但两者的性质根本不同，其区别表现在：
1.性质不同。
定金是定金合同的主要内容，交付或接受定金，本身不是履行主债的义务，而是债的担保方式，是履行定金合同的行为。
而预付款则是主合同的内容之一，给付预付款是履行主债的行为。
2.作用不同。
预付款的作用在于帮助对方解决资金上的困难，使之更有条件适当履行合同，具有支援性;
定金虽然也有这一作用，但是主要作用还在于担保合同的履行。此外，定金在合同是否成立发生争议时，还可以起到证明合同成立的作用。而预付款则没有担保和证约的作用。
3.效力不同。
预付款在合同正常履行的情况下，成为价款的一部分，在合同没有得到履行的情况下，不管是给付一方当事人违约，还是接受方违约，预付款都要原数返回。
定金则不同，在合同得到履行时，定金是收回还是抵作价款，要根据双方当事人的约定来确定，并非一定抵作价款，在不履行合同的情况下，给付定金的一方不履行债务时，无权要求返还定金;接受定金的一方不履行债务的，应当双倍返还定金，定金具有违约惩罚性。而预付款则没有。
4.支付方式不同。
定金一般是一次性支付，交付定金后，定金合同方可成立。
预付款可以一次性支付，也可以是分期支付。
5.适用范围不同。
定金在合同中运用广泛，不仅适用于以金钱履行义务的合同，也可以适用于其他有偿合同。
而预付款一般只能适用于以金钱履行义务的合同。
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