什么是加强企业预付账款管理的措施
什么是加强企业预付账款管理的措施
预付账款是指企业按照购货合同的规定，预先支付给卖货方的款项，也是公司债权的组成部分。下面由学习啦小编为你详细介绍企业预付账款的相关法律知识。
加强企业预付账款管理的措施
(1)建立健全预付账款管理责任制度。
财务部门工程管理人员负责预付账款中的设备管理工作，材料核算人员负责预付账款中的材料借款管理工作，供应部门负责预付账款的清查催收工作。通过加强对预付账款的管理，加速资金周转，提高资金使用效益。
什么是加强企业预付账款管理的措施
(2)建立预付账款的控制制度。
发生预付款项时必须签订合同，合同经各有关部门会签后，上交一份财务部备查。同时为了节约货币资金的支出，供应 部门应按照经部门主任、总会计师审批后的购货合同的规定，办理预付账款支付手续，严格控制各种预付款项的额度。未签订购货合同的业务不得发生预付账款，外 委工程不准发生预付账款。
(3)建立预付账款台账管理制度。
财务部门应与客户协商，要求客户建立预付账款台账，详细反映各客户预付账款的增减变动、余额、发生时间、对方负责人、经办人、目前对方的经营状况、预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等信息。对各种预付款项，应按照购货协议或合同的规定，按单位或个人名称、 债务单位、个人或供应单位名称设置有关的明细账并详细记载。同时将购货合同、签证单和台账一同保管，形成完整的档案。
(4)建立健全预付账款清理责任制度。
按照供货合同或提供劳务合同的协议，指定专人做好结算和催收工作，制定工作计划，按期定额回收，防止可能的意外和损失发生。供应部门经办人要按购货合同规定的时间组织交货，验收入库，并在7日内报销。如超过报销期限，每天按预付金额的千分之三收取经办人资金占用费。财务部门对所发生的预付账款如有确凿证据表明其不符合预付账款的性质，或因供货单位破产、撤消等原因已无望再收回所购货物的，应将其转入其他应收 款。
(5)建立财务人员培训制度。
财务人员要不断接受继续教育，熟练系统地掌握会计理论知识和预付账款的运用，不做错账。
(6)建立单位负责人的责任制度。
单位负责人应对本单位采购与预付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与预付款业务的真实性、合法性负责。
(7)建立预付账款和定金的授权标准制度，加强预付账款和定金的管理。
(8)财务负责人和内部审计部门应定期对“预付账款”进行实质性测试。
重点审查预付账款支付的正确性、时效性和合法性，获取或编制预付账款明细表，复核加计正确，并与报表数、总账数和明细账合计数核对，同时请单位协助，在预付账款明细表上标出截止检查日已收到货物并冲销预付账款的项目，抽查复核其真实性和正确性。应选择以下方法对预付账款进行分析性复核。
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预付账款的业务流程
第一步：采购提出预付款申请。
采购员在遇到需要预付款的时候，会提出预付款申请。因为财务管理系统是一个单独的系统，没有跟进销存系统进行结合。所以，这个预付款申请的话，需要采购手动提出。
一般采购员会填写一张预付款申请单，有相关领导签字确认以后，拿到财务，让财务人员付款。财务人员看到这张预付款申请单的时候，在系统中输入相关的单据内容，并进行付款。
在系统中操作的时候，要注意两个问题。
一是单据类型的选择。为了与其他正常付款进行区别，在财务管理系统中，一般为预付款业务设置了一个特殊的的单据，即“预付款单据”。这个单据跟其他单据的区别在于，系统在开立普通付款单的时候，会去查询这个预付款单据，看看有没有未结账的预付款单，若有的话，则会提示用户。
其实，从财务管理上来说，预付款跟其他付款也有一定的区别。因为预付款是其他的资产，而不是负债。所以，无论从实际操作上来考虑，还是从财务理论上来说，把两者进行分开都是非常有必要的。有些财务管理系统，在单据上不做区别，但是，会有一个付款类型字段来进行分类。道理也是一样的。
二是最好在注明具体的采购定单号。因为财务管理系统没有跟其他的系统相关联，所以，预付款单只能够财务部门自己开立。在这开立的过程中，要注意写明具体的采购定单号码。这主要是为了后续冲销作业的方便。因为在冲销的过程中，一般都是要对应到具体的采购定单上，而不是只要供应商对，什么采购定单都可以冲销的。若在这里注明采购定单的话，那在冲销业务的时候，就可以一目了然的知道，这张预付款单是针对哪张采购单的。用户在选择的时候，就会非常的方便。
最后，还要注意一点，就是这张预付款单据的冲销状态。刚开立预付款单据的时候，这张单据的冲销状态显示为“未冲销”。这个字段一般不能手工维护，而是根据下面的冲销业务进行自动的更新。
第二步：付款单录入。
到了实际付款的时候，采购人员在填写付款申请的时候，一般会提交多张单据。如公司采购单、公司收货单、供应商发票。若有预付款单的话，也会附上预付款单据。这里要注意一点，就是发票的问题。现在大部分企业的操作习惯是，供应商在收到预付款的时候一般不开发票，而是要等到货款结清的话，一次性开发票。当然，具体如何操作，还是要企业跟供应商之间进行协商。若有多张发票的时候，为了后续稽核的方便，则要在发票管理中或者付款单中输入多张发票号码。
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