提升工作和时间效率自我管理方法(2)
提升工作和时间效率自我管理方法
4、制定工作计划之外给自己一个倒计时产生时间紧迫感每天面对大量的工作，谁都不免产生“丢三落四”、忙而无序的状况;如果会工作，养成定时作计划的习惯，效果是大大不一样的。要善于管理自己的工作，可以准备一个记事本，对自己每月的工作计划、每周的工作计划进行规划和跟踪管理。每月之末，抽出一定的时间思考一下下个月的工作重点和计划安排。制定工作计划，关键是要会分解目标，把制定的月目标分解到一个周，一个周的目标再分解到每一天。也许看上去是一个很庞大的，担心完成不了的工作目标，经过这样的层层分解后，结果发现，原来要实现这个目标并不是很难;这样工作起来才不会感到有很大的压力。
此外，制定工作计划之外，要给自己设定一个倒计时，利用倒计时所产生的紧迫感。这是心理学家推荐的自我激励方法。这种倒计时所产生的紧迫感能激发你的决断力和专注力，调动你的情绪和潜能。
5、学会沟通，微笑沟通，工作效率提升也需要沟通获取良好的外部环境和资源
在一个公司里或者团队里，遇到最多的时间管理上的问题是什么?沟通问题。沟通首先要学会微笑，微笑首先要敞开心扉，用一个包容的心态和接纳的心态来沟通。微笑、自信，能产生神奇的效果，笑对世界，世界就会对你微笑;自信，周围的人会更多的支持你。
每天用一定的时间来和同事、上级沟通，有良好的沟通心态、学会倾听，就能获得积极的沟通效果，工作软环境、工作需要的资源就能获得支持!这对工作效率的提升有非常大的作用。记住：很多时候有效沟通可能比抓紧时间做事还重要!很多有经验的人都知道：领导布置下来一项任务之后，先和领导沟通好预期的结果和方式很重要～只有当你真正明白了要做什么，怎么去做的时候，再去行动，这样返工的几率就低的多了，自然效率也就高了。这就是所谓的“磨刀不误砍柴工”!
6、提升自己的专业能力，能力强才有解决问题的效率
我想这个道理大家都懂的，一个刚毕业的业务不熟、技术不精的人去解决一个问题往往半天都找不到门道，半天一天的时间可能要被白白浪费在知道自己要干什么上面。有时候，要知道自己要干什么也是一件很难的事情，需要对业务和需求、技术等多方面的理解，而不知道自己要干什么更不用谈工作效率了。即使知道了要干什么，下一步还有怎么做的问题…。这一切都要求我们提升自己的专业能力，没有专业能力，强工作效率无从谈起。如果你的专业能力越强，经验约丰富，那么你做一件事情比别人消耗的时间就越少，这时候你就需要考虑是不是可以接受更大的挑战，多做一些重要但是不紧急的事情。
7、保持工作环境的有序和整洁
实践证明，优雅整洁的工作环境、打造高效健康的工作区能大大激发工作的热情和潜能，这就是为什么美国的大公司纷纷在工作环境和装修上大请设计师的原因了。工作环境不仅会影响到工作效率，还会影响工作中的创造性。美国管理大师坎特为不景气的公司管理人员提出的第一个建议往往是让他们把工作地点重新粉刷或是清洁一遍。这也是给你自己贴上成功标签的一种方法。她说：“环境会激发人们向更高的目标看齐。不要认为给自己换个新发型或是买件时髦的衣服是轻浮虚荣的，你这样做不是为了炫耀，而是为了在胜利到来之前为自己树立信心。
8、学会自我暗示提升自信，好情绪能提升工作效率
自信心就是对良性结果的期待!工作中没有什么勇敢不勇敢，如果出了问题就必须面对!必须解决!遇到挫折的时候抛弃所有的主观情绪，只追问自己：如何解决问题?(这很难，需要很深厚的功力)在想办法解决的过程中，要有信心，要进行自我暗示，相信一定会解决一定能够解决，这种对良性结果的期待就是自信心，这种自信能大大提升工作效率。而坏的情绪好坏往往会影响到工作状态，要求自己尽量不要把一些不好的情绪带进工作里，当然谁也不可避免遭遇气愤、低落的时刻，但要学会控制。每当这时，闭上眼睛几分钟，告诉自己：“只要不发作，就又战胜自己了”。能够管理自己的情绪了，也就意味着在走向成熟。此外，要学会把生活和工作上的事情分开。
通常影响我们效率的，不是繁杂的任务和时间管理的问题，而是我们的情绪!我们通常被情绪所左右，压根不想工作，不想干活，拒绝合作，这才是我们拖延和被动的原因。通常让我们感到疲惫的，不是劳累，而是索然无味。所以，跳槽去一个你喜欢、投入热情的工作中去吧，如果不热爱你的工作，何来工作效率?
9、要学会拒绝
当我刚开始工作的时候，我非常急切的想要去讨好别人。这也就是说，我几乎不能去回绝别人对我的要求。我加了很多班，但是还是不能完成他们交代给我的所有事情。结果他们表示不满意，而我也表示要崩溃了。如果你从不回绝别人，你的答应就显得毫无意义。承担能力所及的事情，如果别人不停地指派给你更多的事情，你需要明确的表示那意味着将会耽误其他的工作。为了应付这种事情，我会随身携带一张列有待办事项的纸(To-dolist)。当人们叫我去做什么事情的时候，我就给他们看这张纸，并且问他们我应该为他们挤掉哪个事情。这是我用来拒绝别人的一种好办法。
10、彻底放松，休息
也许你不相信，提升工作效率的最后一点是彻底放松，休息。你放松了，休息好了，就能有效率。相反，连续加班，持续高压，这种工作效率是不可持续的。工作是一项长跑，不是50米冲刺。一次彻底的放松，才能更有精力去工作。这样的事情很常见，问题的核心是：什么才是最有效的彻底放松?我推荐几个：冥想(静坐)、和知心朋友聊天、散步、音乐、旅行…。所有最适合自己的让你最放松的放松就可以了。休假的时候，就彻底忘记工作，告诉自己：“工作是忙不完的，没有你，公司还是一样转动，也许还转的更快呢!高效工作的目的是什么：不就是为了省出时间来享受生活么”
提高时间利用率的方法
列出任务
常言道，做事要有计划，要摆脱“混日子”，就要试着将每日的任务列出来。也许有人会把当日的计划写得满满的，细致到了分钟，但如果每天都这样列计划，反而会更浪费时间，违背了时间管理的初衷，所以不必事无巨细，只需把当日重点要完成的任务有条理地列出来即可，并给自己设定时间完成。
很多人可能在某个时间段里同时做两件事，任务之间若有交叉且自己可控，那在同一时间段进行也无妨，但是必须保持界限，且切忌频繁切换，否则会增加隐形消耗。理清任务主次是我们高效利用时间的关键，在什么时间点完成什么任务，自己心里要有所把握。
当一个大任务无法在短时间内完成，就分割成小任务，只要每天都完成小任务，你就会越来越接近那个大目标了。
利用高效时段
每个人都有自己的高效时段，早中晚不一样，明确自己的高效时段，可以把重要的任务放在这一时间段完成。对于大部分上班族来说，高效时间段在于白天，坐在熟悉的办公室里，展开一天的任务。对于自由职业者或夜猫子来说，夜晚安静的环境会给予他们更多工作的灵感。
但高效时间段是可以培养的，最重要是养成规律的作息，生物钟若是经常被打乱，不单对身体是一种巨大的损耗，随之带来的各种问题，比如头痛，也会降低工作的效率，浪费时间。
在合适的环境里
在日常工作进行中，有多少人会忍不住刷微博、看微信?很多人容易被各类的信息吸引好奇心，在目光的转移中寻求暂时的逃离，又或许是信息恐慌症作祟，担心自己错过信息，时不时就点亮手机屏幕，因为几条未读消息而刷起了朋友圈，时间流逝而不自知。
选择一个尽量安静且不容易被打断的环境进行重要的工作，让自己保持长时间的专注，避免好不容易整合的思绪被突然打断，增加时间的损耗。但也要避免在寻找合适的环境上花费过多的时间。
利用碎片时间
除了每天用来处理重要任务的大块时间，我们还有许多被割裂开来的碎片时间。利用好这些碎片时间，完成一些碎片的任务，可以降低很多大块时间的消耗。
很多人说：生活忙碌，根本就没有时间看书，工作忙碌，根本没有时间健身......但人们并非真正的没有时间，只是不愿意挤出时间去做这些事，比如可以利用等人等车的时间阅读文章，利用周末的时间锻炼而不是窝在房间里，利用夜晚下班后的时间学习而不是只盯着手机屏幕。利用好碎片时间，某种程度上来说，你的时间就比别人更充裕。
《我的前半生》里，贺涵说：
“即使是吃饭的时间，也应该有效利用起来，去做点什么或学点什么.......一天三个小时，一周算起来就比别人多出一天的时间。”
日常总结
一天下来，需要对自己的时间安排做一个回顾总结，比如看看自己今天完成了哪些工作，遇到了哪些问题，有没有被一些事情打断，有什么方法可以改进，明天的计划又是什么等等，通过写工作日志对自己的时间有一个把握。
养成习惯
习惯的力量有多强大，相信大家都知道。有的人工作必须要拖到deadline甚至超过deaeline，才能勉强完成，要提高工作效率必须就要养成好的工作习惯，把时间管理的各个步骤都做到位：列出任务，利用高效时间段、在合适的环境里完成重要任务，利用碎片时间学习，对日常进行总结等，一旦你创建了自己的工作方式，就要以高度的自律不断地去实践它，直到变成自己的习惯。
提高工作效率的技巧
分类处理
分清轻重缓急，凡是要紧、急迫或者好处理的事情马上就办，绝不拖延;凡是属于需要特殊办理的事情，做到坚持原则、特事特办;凡是可以“让子弹飞一会儿”或者难以马上办的就先记下来，条件具备了就立即办理。这种分类处理的办法往往能提高工作效率。
日清日结
基层事务办理不及时就会积压，时间一长轻则形成心理负担，重则影响党和政府形象。当日事当日毕，是大家都认可的好办法，关键在践行。唐朝宰相刘晏“为人勤力，事无闲剧，必一日中决之”。清朝大学士张廷玉经常在乘轿子上下班途中披览文书，回到家以后也常常点着蜡烛办理公务，确保做到日清日结。
提前准备
“凡事预则立，不预则废。”基层单位大到年度规划、小至每日安排，都要把提前准备、有备无患作为处事原则。《朱子家训》有云：“宜未雨而绸缪，毋临渴而掘井。”其实，要做到忙而不乱、遇事不慌，最好的办法就是养成提前准备的习惯。
台账管理
台账管理制度不仅适用于基层的一般性事务，而且适用于大项工作。对于一般性事务，应善于摸索规律、形成程式，借助电脑、网络等技术手段快速处理，不可耗时太多;对于大项工作，应建好台账，精心规划、精心部署、精心实施，做到心中有数、稳步推进、确保实效。一般性事务的台账宜用减法，一件一件销账;大项工作的台账宜用加法和乘法，不断有新策划、新亮点，日积月累，功效自显。
一盯到底
在日常工作中，基层干部应养成警察盯嫌犯一般的功夫，对工作任务死死盯住不放，直至完成。对于重要工作更要有一盯到底的决心和作风，踏石留印、抓铁有痕，不达目的不罢休。
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