有关档案管理系统论文
有关档案管理系统论文
档案管理系统是档案管理利用计算机技术的创新，在计算机还未普及之前档案文件管理都是由工作人员人工存档，调阅的方式来操作的。下面是学习啦小编为大家整理的有关档案管理系统论文，供大家参考。
有关档案管理系统论文篇一
初探电子档案管理系统
有关档案管理系统论文摘要
摘要:人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片,一经归档,就形成了电子照片档案。如何科学、高效地管理这些照片档案?显然必须借助于优秀的工具――电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行探讨。
有关档案管理系统论文内容
关键词:电子档案 管理 系统
一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则
电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、发布和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、Excel数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的查重与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,发布到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。
二、电子档案管理系统的现代化功能
1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。
2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。
3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。
4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。
三、保障电子档案的安全
为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。
1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。
2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。
3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。
有关档案管理系统论文文献
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[4]范小平、徐锦林.《浅谈数字化工作流程中的信息及信息流》.《今日印刷》,2006年第4期
有关档案管理系统论文篇二
职工档案管理系统设计
有关档案管理系统论文摘要
摘要：职工档案管理系统旨在为企业提供一种更加方便的方式对职工进行管理，而且可以为人力资源管理提供所需的相关信息。因此，运用软件工程思想，利用数据库技术编写一套完善的职工档案管理系统尤为必要。对职工档案管理系统进行了设计，介绍了各模块之间的关系及系统结构和系统处理流程，并对系统主要功能进行了阐述。
有关档案管理系统论文内容
关键词：职工档案管理系统;软件工程;数据库
中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号文章编号：1672-7800(2013)012-0087-02
作者简介：董引娣(1984-)，女，硕士，重庆城市管理职业学院讲师，研究方向为计算机教育。
0引言
随着社会的发展，企业的职工人数也在不断扩大，如何对其进行有效管理成为当前管理者较为关注的问题。如果能实现档案管理自动化，无疑将给公司管理部门带来极大方便。职工档案管理一直以来被视为一项琐碎、繁杂而又十分细致的工作，而传统的手工管理和文件管理方式，表现出了效率低、保密性差，且时间一长，将产生大量的文件和数据、查找不方便、维护更新不及时等弊端。该系统旨在为企业提供一种更方便的方式对职工进行管理，而且可为职工工资管理、人力资源管理提供所需相关信息。正是计算机技术的迅速发展使得人们从过去繁杂的手工劳动中得以解脱，从而使这种高效的管理方式得以迅速普及，进而为企业及职工提供方便。
1系统功能描述
通过对系统的实际用户及使用部门的负责人进行访问调查，同时综合互联网上的相关资料表述，从而对系统所要实现的目标有一个明确的认识。该系统的用户主要是普通用户(职工)和系统管理员，职工主要通过该系统对自己的基本信息及考勤信息进行浏览、编辑、查询等，如果需要则对其进行打印操作，以期通过对系统的操作及时更新自己的档案信息，以便公司人事部门统计。而系统管理员则负责数据的存储及系统的维护，拥有比普通用户较多的功能，可对其档案、简历等进行及时更新，可添加、修改、删除职工的信息。不同权限的用户可通过自己拥有的权限进入相同的系统界面，但操作不同的功能。
2各模块之间的关系及系统结构
职工档案管理系统主要包含部门管理、档案管理、档案查询、数据库管理、系统管理，内容涉及较多。主要是对职工的各项信息进行管理，具体包括职工基本信息以及职工考勤信息的添加、删除、修改、查询等功能，同时可对查询结果进行打印;数据库管理主要对数据库进行备份，以免出现异常情况时使数据库丢失;系统管理主要是对用户的登录信息进行添加、修改等操作。
3系统处理流程
系统的整个处理流程如图2所示，系统管理员可以对系统进行职工信息的添加、修改、删除、查询等操作，而职工可利用系统进行档案信息及考勤信息的查询、登录密码的修改等操作。这些档案信息和考勤信息等数据信息都存储在系统的数据库中，当执行这些相关操作时，存储在数据库中的相关数据信息会从数据库中调出，在屏幕上显示出相关的操作结果，并且系统的数据库会对数据信息进行及时的更新和维护等，以保证显示的信息结果正确无误。
4系统主要功能划分
4.1部门管理
部门信息包括部门编号、部门名称、部门负责人、部门电话等信息，用户可以浏览各信息。通过TreeView控件和ListView控件，实现将数据库的字段信息添加到TreeView中，数据库里的字段将以目录的形式呈现给用户，单击一个字段可以显示该字段的数据信息，界面类似于资源管理器，利用ListView显示数据库的记录信息。
4.2档案管理
档案管理包括职工基本信息管理、职工考勤管理、个人简历管理。这些功能因用户使用系统权限不同所表示出的功能使用也不同，普通用户没有数据修改及删除的权限，只能对职工的信息进行浏览。
4.3职工信息管理
职工信息管理包括对职工的基本信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。其主要子模块如下：
(1)基本信息的添加。管理员首先进入职工信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加信息的界面。职工信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件，对职工的各项信息进行添加。有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择，如果添加的信息不符合要求，将会出现提示框，告诉用户哪些信息的输入不正确，如生日、参加工作的时间及进入公司的时间都必须为日期型。必须把所有要添加的信息完全添加，才可将各项信息添加成功。如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工信息浏览界面中增加按钮并设为灰色，把Command控件的Enable属性选择为False即可。
(2)基本信息的查询。为了方便管理员及普通用户查询，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查询时用户将查询内容输入到Text中，或在ComboBox中选择自己所要查询的条件，点击开始搜索按钮，便可以查询出自己想要的信息。该查询的优点在于方便用户做任何查询，管理员可以输入任何可提供的数据来进行查询，显示信息为所有数据库中提供的数据。
(3)职工信息的查询。输入一定的查询条件(某一或某些条件)，单击开始搜索按钮将会对该条件进行查询并显示查询结果。
4.4职工考勤管理
职工考勤管理包括对职工的考勤信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。其主要子模块为
考勤信息添加：管理员首先进入职工考勤信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加考勤信息的界面。职工考勤信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件，对职工考勤的各项信息进行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择。必须把所有要添加的信息完全添加，才可以将各项信息添加成功。如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工考勤信息浏览界面中增加按钮并设置为灰色，把Command控件的Enable属性选择为False即可。
4.5档案查询
当输入一定的查询条件时可对职工基本信息及考勤信息进行查询。其主要子模块为
职工考勤查询：管理员及普通用户均可以对考勤信息进行查询，为了方便管理员及普通用户查询，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查询时用户将查询内容输入到Text中，或在ComboBox中选择自己所要查询的条件，如果数据库中有相应的数据，点击开始搜索按钮后，则将在MSFlexGrid控件中显示查询结果，在该控件的底部会显示出查询的记录条数，职工考勤信息的查询主要是确定所要查询的考勤年月。打印功能是通过VB的第三方控件tubPrinter报表控件来实现的，该控件可以打印常见数据控件中的数据，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的数据等。
5结语
对于职工档案管理系统设计应尽可能做到全面、方便、快捷、友好。对于普通用户，本软件提供了全面的查询统计功能，用户可以根据不同的需要选择不同的条件进行单一或组合查询，确保提高查询、统计速度，使查询、统计工作变得更加便捷。
有关档案管理系统论文文献
[1]张海藩.软件工程导论[M].第3版.北京：清华大学出版社， 2002.
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