浅谈有效公证书的基本要件

浅谈有效公证书的基本要件

　　公证书是公证活动的载体，是公证效力和作用的集中体现，如何出具有效的公证书是各国公证立法与实践的首要任务。在我国，公证书指的是由公证机构对当事人申请公证的事项，经过审查核实，认为符合公证受理条件，按照法定程序制作的，具有特殊法律效力的证明文书，用以保护自然人、法人或者其他组织身份上、财产上的合法权利和利益。公证机构出具的公证书是否有效，关键在于公证书是否符合法律、法规的强制性规定，是否违反了有关的禁止性规定，结合我国的公证立法和实践，笔者认为一份有效的公证书应当满足以下几个条件。

　　一、公证主体适格

　　我国的公证书是由受公证机构指派的公证员具体承办，再以公证机构的名义出具的，因此我国的公证文书必须同时具备公证员个人的签名(或签名章)和公证处的公章。公证主体适格应同时满足公证机构和公证员双重主体的要求。

　　(一)公证员具备任职资格

　　在我国，一名适格的公证员必须持有执业证书，并且在公证机构履行职务。我国对公证员规定了较高的执业准入门槛，要求从业人员必须通过国家司法考试，这就使得公证员与法官、检察官、律师具有同等的法律专业水平，实现公证员的专业化和高素质。构实习一年以上的人员。此外，《公证法》和司法部《公证员执业管理办法》对公证从业人员的法律执业经历也做了特殊规定，确保公证员拥有较丰富的公证实践经验和社会阅历。满足上述公证员任职资格的人员在提出申请后，经公证机构推荐，由所在地的司法行政部门报省级人民政府司法行政部门审核同意后，报请国务院司法行政部门任命，并由省级人民政府司法行政部门颁发公证员执业证书。只有取得公证员执业资格的公证员才能出具公证书，并在公证书上署名。

　　(二)公证机构具有管辖权

　　由于我国的公证员只有在某一公证机构中才能从事公证活动，因此公证机构的管辖范围就成了公证机构出证资格的限制条件，成为判断公证机构是否适格的因素之一。

　　首先，公证事项必须属于公证机构的业务范围。《公证法》在第11条非穷尽式地列举了我国公证机构的可以办理的公证事项，包括但不限于：合同、继承、委托、声明、赠与、遗嘱、财产分割、招标投标、拍卖、婚姻状况、亲属关系、收养关系、出生、生存、死亡、身份、经历、学历、学位、职务、职称、有无违法犯罪记录、公司章程、保全证据、文书上的签名、印鉴、日期，文书的副本、影印本与原本相符。如果是法律、行政法规规定的必须公证事项，则当事人必须向公证机构申请办理公证，如外国人在我国收养子女、资助出国留学协议等。随着我国社会、经济的发展，公证的业务范围将日益扩大，同时法律、法规的变化也会导致某些公证事项的增减变动，因此公证的业务活动范围始终处于动态发展中。

　　其次，当事人申请的公证事项属于公证机构的地域管辖范围。我国为了贯彻便民原则，提高公证机构的工作效率，避免公证机构之间的不正当竞争，对公证机构之间受理公证业务的地域范围进行了划分，设立了公证执业区域制度。根据《公证法》第25条的规定，当事人申请办理公证的，可以向住所地、经常居住地、行为地或者事实发生地的公证机构提出，但涉及不动产的公证，应当向不动产所在地的公证机构提出。

　　(三)满足回避原则

　　公证机构是国家的专门证明机构，行使的是法律赋予的证明权，为了确保公证员处理公证事务时能够客观公正，大陆法系国家立法中一般都规定了公证员回避的原则。《公证法》在第23条规定：“公证员不得为本人及近亲属办理公证或者办理与本人及近亲属有利害关系的公证。”如果所办理的公证事项的结果会对自己或前述近亲属的利益产生影响的，也应当回避。

　　二、出证程序合法

　　程序正义是实质正义的保证，公证本身就是为保证实体法正确实施的程序性法律制度。只有严格遵守公证程序，才能够保证公证机构正确执行国家法律，依法行使公证职权，确保公证文书的真实性、合法性，从而保障公证当事人的合法权益。公证机构违反法定程序进行的证明活动不具有公证的效力。因此，一份有效的公证书必定是经过了法定的公证程序，充分保障了当事人程序性权利的公证活动成果。

　　我国对公证的办证程序非常重视，不仅在《公证法》中专章规定了“公证程序”，而且司法部还专门制定了《公证程序规则》，努力使办证程序做到客观、公正，最大限度地维护当事人在程序方面的合法权益。应当注意到的是，上述法律和部门规章主要规定了公证机构在办理各类公证事项时所必须遵守和执行的一般性程序，对某些特殊的公证事项如现场监督、遗嘱、保全证据和出具执行证书等还有特别规定，在办理这些特殊事项时必须严格遵守。下面仅从公证程序的一般规定入手论述出具公证书的程序性有效要件。

　　(一)申请与受理环节

　　公证程序的启动必须由当事人申请开始，不存在公证机构或公证员依职权启动的情形。申请主体为向公证机构提出办理公证请求的自然人、法人或其他组织，必须具备两个条件：一是具有相应的民事权利能力和行为能力，根据《公证程序规则》第10条的规定：“无民事行为能力人或者限制民事行为能力人申办公证，应当由其监护人代理。法人申办公证，应当由其法定代表人代表。其他组织申办公证，应当由其负责人代表。”二是当事人与该公证事项有法律上的利害关系，即申请人与申请公证的事项有法律上的实体权利义务关系，申请人因此享有独立的公证请求权。

　　申请公证的事项必须是当事人之间无争议的事项，这是法定的公证受理条件之一。由于我国公证制度的定位是一种非诉讼法律制度，宗旨在于预防纠纷，减少诉讼，因此公证活动多数发生在纠纷发生前，不以解决争讼为目的。如果当事人之间或者当事人与其他利害关系人之间对公证事项有争议的，只能通过其他法律途径加以解决，公证机构不予受理。

　　申请人既可以自己亲自向公证机构提出公证申请，也可以委托他人代为申办。但法律、法规对几类涉及人身关系的重要公证事项要求只能由申请人本人亲自申办，这几类事项是：遗嘱、遗赠抚养协议、赠与、认领亲子、收养关系、解除收养、生存状况、委托、声明、保证。由于这几类公证关系当事人的切身利益，只有申请人亲自在公证员面前作出意思表示，公证员才能确认事实的存在和当事人的真实意愿，对这几类公证事项，若申请人没有亲自申请，公证机构不会启动公证程序。

　　有效的公证申请必须是向有管辖权的公证机构提出的，符合公证业务范围和执业区域的要求，前文已做阐释，这里不再赘述。申请人提出公证申请后，若公证机构接受申请，同意给予办证，说明公证机构受理了此项申请，此后才能具体实施办理公证的活动，因此受理是公证机构公证行为开始的标志，是公证程序的必经环节。

　　(二)审查环节

　　公证机构受理当事人的公证申请后，要对当事人申请公证的事项及所提供的证明材料从法律和事实两方面审核其是否真实、合法，因此审查环节是公证程序的核心环节，是公证机构公证职能的集中体现。

　　我国对公证事项审查的内容非常宽泛，主要有以下几项：(1)申请公证的事项是否真实、合法，是否违背社会公德，是否属于专业技术鉴定、评估事项;(2)当事人的人数、身份、申请办理该项公证的资格、相应的权利和民事行为能力;(3)当事人的意思表示是否真实;(4)申请公证的文书的内容是否完备，含义是否清晰，文字是否准确，签名、印鉴是否齐全;(5)当事人提供的证明材料是否真实、合法、充分。其中的任何一项如果没有审查清楚，都可能造成公证书有错误，直至最终被撤销。

　　(三)出证环节

　　公证机构经审查，认为申请提供的证明材料真实、合法、充分，申请公证的事项真实、合法的，就应当向当事人出具公证书。出具公证书是公证机构活动的结果，是受理、审查等公证程序工作的归宿，是公证程序中最重要的环节。

　　《公证程序规则》详细列举了各项公证的出证条件，第36条规定对民事法律行为的公证应满足：(1)当事人具有从事该行为的资格和相应的民事行为能力;(2)当事人的意思表示真实;(3)该行为的内容和形式合法，不违背社会公德。第37条规定对有法律意义的事实或者文书的公证，应符合下列条件：(1)该事实或者文书与当事人有利害关系;(2)事实或者文书真实无误;(3)事实或者文书的内容和形式合法，不违背社会公德。第38条还特别指出文书上的签名、印鉴、日期的公证，其签名、印鉴、日期应当准确、属实;文书的副本、影印本等文书的公证，其文本内容应当与原本相符。这些都为公证员审查公证事项、出具公证书提供了重要依据，也是判断公证书有效性的指标。

　　出证程序本身也有一套程序规则，首先由承办公证员在完成公证事项的审查后，根据公证事项的类别、内容、查明的事实和所依据的法律法规，按照司法部要求的格式草拟公证书，再由公证机构负责人或其指定的公证员进行审批，最后要按照司法部规定的格式制作公证书，完成后将公证书发送给当事人或其代理人。办证期限(一般)为受理之日起15个工作日。

　　三、公证书实体内容真实、合法

　　公证书的内容记载了公证证明的对象，体现着公证的基本原则，公证书的有效性主要体现在公证书的实体内容上。

　　(一)公证对象属于法定范围

　　公证虽然在我国社会中的作用越来越大，但公证并非无所不包。我国公证的内容主要有以下几种：

　　1.民事法律行为

　　我国的《民法通则》将民事法律行为定位为公民或法人设立、变更、终止民事权利和民事义务的合法行为。它是一种民事性质的行为，是民事主体基于自由意志，在平等基础上为调整彼此之间的财产关系和人身关系而实施的行为，最终产生私法上的法律效果。因此公证活动不能证明具有强制性的刑事行为或者体现隶属关系的行政行为。目前，公证证明的民事法律行为主要包括三类，既有立遗嘱、委托、声明等单方法律行为，也有订立各类合同、协议的双方法律行为，还有如股东会决议这类需要多个当事人意思表示一致才能发生法律效力的多方法律行为。

　　2.有法律意义的事实

　　法律事实是指法律规定的能够引起法律关系产生、变更或消灭的客观现象。公证主要证明两类事实，一类是不以人的意志为转移的法律事件，典型的如人的出生、死亡、各种不可抗力引起的自然灾害或意外事件，另一类是其他在法律上有一定影响的事实，如亲属关系、婚姻状况、学历、经历、有无违法犯罪记录等。因此某些虽然能在平等主体之间引起民事关系变动的客观事实由于法无明文规定而被排除在公证的证明范围之外，如同居行为等。

　　3.有法律意义的文书

　　这类文书涵盖了书面法律行为以外所有的在法律上具有特定意义或作用的文书、证书、文字材料。公证在这方面的证明作用主要体现在：证明文书的内容属实，证明文书上的签名、印鉴属实、证明文书的签署地点和日期，证明文书的副本、复印本、节本、译本等与原本相符，证明译文与原文相符。

　　(二)公证内容符合公证基本原则

　　公证基本原则既体现着公证的意旨，又指导着公证实践活动，具有基础性的地位，公证机构办理公证业务时必须遵循这些基本准则。

　　1.真实性

　　真实性要求公证的证明对象必须是客观存在的，并且事实与公证证明的内容相符。对虚构的事实、待证的事实、不真实的事实，或者没有任何证据支持的事实，都是不能加以公证证明的，否则就是对真实原则的违背。真实性是公证的灵魂，失去真实性的公证书只能是废纸一张。

　　在办理公证过程中，公证员不仅要对当事人身份的真实性、意思表示的真实性及在文书上的签名、盖章的行为的真实性进行审查，还要对当事人所提交的材料和陈述的内容的真实性进行审查。由于公证员要对审查结果承担法律责任，因此公证书中的任何表述都必须是审查后确认真实的结果。

　　2.合法性

　　公证内容方面的合法性应理解为公证证明的民事法律行为、有法律意义的事实和文书的内容、形式及取得方式符合国家法律、法规、规章的规定，不违反有关政策和社会公德。由于公证制度是一项预防性的司法证明制度，其具有保障国家法律得到正确实施、维护社会秩序稳定、保护当事人合法权益、预防纠纷、减少诉讼的目的，因此审查公证内容的合法性就成为公证的一项重要职能。公证书的内容不得违反法律、法规、规章的强制性规定和民法的基本原则。

　　四、公证书格式规范

　　公证书是公证活动的直观体现，是公证机构和公证当事人权利、义务的载体，因此公证书必须满足公证法律、法规对形式的要求，如要贯彻一事一证的原则，使用我国通用的文字，发往域外和港澳台地区使用的公证书要用带有防伪措施的公证专用纸。

　　《公证程序规则》第42条对公证书的格式作了概括性规定：“公证书应当按照司法部规定的格式制作。公证书包括以下主要内容：(1)公证书编号;(2)当事人及其代理人的基本情况;(3)公证证词;(4)承办公证员的签名(签名章)、公证机构印章;(5)出具日期。”根据公证证词的不同，公证书格式可以大致地分成定式格式和要素式格式两种。我国正进行着从定式化公证书格式向定式格式与要素式格式相结合的公证文书改革，公证书格式日趋规范。对仍施行定式公证书的公证事项，只有严格按照司法部要求的固定格式和语言制作的公证书才是合格的公证书。

　　目前施行要素式公证书的领域主要是在我国国内使用的保全证据类公证书、现场监督类公证书、合同(协议)类公证书、继承类公证书和强制执行效力类公证书，这些公证书的内容由规定的要素构成，文字、措辞、语序、结构等由公证员酌情撰写。证词的要素一般包含必要要素和选择要素，必要要素是公证书证词中必须具备的内容，而选择要素则可以根据实际需要或当事人的要求酌情在公证书中写明。必要要素主要包括了上文提到的那些对公证书有效性会产生重大影响的要素，如申请人名称、申请日期和申请事项、公证机构查明的事实、公证结论等。要素式公证书要在查明公证内容真实性、合法性的基础上清楚严谨地表述事实、说明时间顺序和逻辑关系，正确适用法律，将公证活动的推理、证明过程全面地展现出来。

　　以上四大要件是公证书能产生《公证法》规定的公证效力的必要条件，应当成为公证机构和公证员在公证活动中的行动指南，对考察公证书有效性具有借鉴意义。公证机构应当牢记自己所肩负的重大社会责任，为当事人提供优质、高效的公证服务，体现出公证制度在一国法律体系中的重要价值。