技术档案管理论文范文

技术档案管理论文范文

　　企业档案中凝结着企业经营管理、科学研究、生产建设的经验，是企业各项管理工作的直接和间接凭证。下面是学习啦小编整理的技术档案管理论文范文，希望你能从中得到感悟!

　　技术档案管理论文范文篇一

　　浅谈技术档案管理

　　企业档案中凝结着企业经营管理、科学研究、生产建设的经验，是企业各项管理工作的直接和间接凭证，为企业经营决策提供现实和可靠的依据，是科技、生产活动的直接依据和参考。但是，如果不能有效地开发并运用档案中积累的信息和知识，那么，档案只具有潜在的、非现实的价值。因此，企业应强化档案管理工作，包括对企业文件形成、积累、整理和归档的监督、协助和控制，以及对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。

　　一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用?譼?訛?譽?訛。这一点在机械动力制造行业尤为明显，技术档案的利用价值是它的固有特点，使得它在企业建设与发展体现出不可替代的地位。如何使技术档案的利用价值变为使用价值，使科学技术成为生产力，在企业建设与发展中产生经济效益，最终要归结于技术档案的有效管理?譾?訛?譿?訛。

　　作为一名在机械动力行业从事技术档案管理工作多年的工作人员，下面我将谈谈我在这方面的一些心得和体会。

　　一、完善的归档和保管制度

　　新产品开发、产品试制、课题研究或其它科技项目中形成的应归档文件材料，在任务完成或告一段落时(如已通过评审鉴定、验收)， 凡是有保存价值的，都必须由研发管理部归档，比如，底图在首次晒图时归档;设计、工艺变更通知随时归档;科技成果转化及高企申报材料结束后立即归档。归档的文件材料必须遵循一定的原则：首先要能准确地反映企业各项活动的真实内容和历史过程，对重要的文件材料内容要经当事人审定。其次，归档的文件材料在形成保管单位时，要按文件材料形成的时间顺序系统排列，做到层次分明，有机联系，符合其形成的规律。然后，归档原稿用纸和书写要符合要求，须用黑色或蓝黑墨水书写，字迹清楚、工整、图样清晰，不得用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水书写。最后，电子档案归档，一个产品经过评审鉴定小批量生产后，全套图纸电子档导入PLM系统(或拷贝给档案室归档)。

　　技术档案的类型各种各样，包括各种载体和形式，有底图、蓝图、表格、文字材料、机读材料和实物模形等，为了便于查阅，在进库房保管前需要将它们合理地分类。在机械动力行业，技术档案可以按内容划为产品、工艺工装、科技成果转化、高企申报等。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整和安全，这既是档案保管工作的基本任务，同时也是档案保管工作的目的。档案保管工作的任务就是做到不乱、不坏、不失。因此，技术档案保管工作逐步实现规范化、标准化、库藏各类档案要分别排列保管，比如，文字材料装盒保管，底图专库保管，用底图柜平放，并且除修改、送晒外，不得外借;光盘、移动硬盘单独存放。技术档案大多属于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是库房的第一大要事，为了防止火灾的发生以造成不可估量的损失，必须遵循以下原则：档案库房严禁非工作人员入内;库房内严禁存放易燃物、食物和其它与档案工作无关的杂物;消防器材应放在方便、易见处，严禁在库房内吸烟或点明火。同时为了防虫防盗，库房内应经常保持清洁卫生，按要求施放药物，做到无虫、无霉、无灰;离开库房时应拉好窗帘、关闭电灯，进出库房随手关门，严禁敞门离开库房。

　　二、合理的查阅和修改制度

　　企业技术档案要以原始记录为依据，定期作出准确可靠的统计，其统计范围主要有：档案管理基本情况统计;分类档案数及库藏量统计(包括卷数、底图张数、科技资料总数);归档率、完整率、准确率、查全率、查准率的统计;档案提供利用及其效果的统计。档案室要编制档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录，并且要根据需要编制检索工具，认真做好企业技术档案信息开发利用工作，便于查阅和资源共享。

　　为了保障档案的准确性和时效性，需要对于技术档案进行一些修改：对于已归档的图纸、技术文件，要有经过领导批准的图纸及技术文件更改通知单、产品图纸及技术文件由产品研发部门负责，工艺及工艺文件由工艺管理部门负责，如需借出修改，必须办理登记手续，限期归还;对于常年生产的定型产品图纸和工艺技术文件，由研究院研发管理部按有关规定发放，一般每年换发一次，如不需要更换的直接加盖章印，换发新图的同时，要收回旧图，并办理登记手续，设计、工艺部门必须在换发新图前按规定手续做好底图的整顿工作;零散晒制蓝图及技术文件或复印管理类文件材料，应由申请部门向研究院研发管理部申请流程提交晒图、复印申请单，操作人员收到申请单后进行下面的工作。

　　为了促进学习和交流，公司员工和外单位人员按照相关规定可以查阅技术档案。对于一般档案，除开架提供阅览的以外，应办理登记借阅手续，并限在阅档室查阅，用毕当即归还，要求把档案拿出阅档室使用，按借出手续办理，查阅密级文件，须持所在部门介绍信并经研究院研发管理部门同意。外单位要求查阅档案，必须持单位介绍信，说明目的，并通过有关业务部门负责人签署意见后方予接待。

　　三、健全的保密和销毁制度

　　技术档案记录着企业的科研生产活动，有些属于企业的绝密资料，这些材料如果被竞争对手得到会对公司的利益造成极大的损失。应该尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。其实，根据公司的政策和档案的作用，准确地判定档案的保密级别，公司技术档案密级分为机密、秘密、一般三类，一般类档案可以在厂内开架提供阅览和借出使用。秘密以上属保密档案，一般不予外借和复制，须经规定的审批手续方可查阅。对于保密档案，立卷部门在立卷时应准确标明密级，注意妥善保存和及时归档，另外，档案室对机密档案应单独保管，机密档案柜的钥匙平时应予封存。最后，档案人员不得擅自将档案带出库房，不得私自摘录或复制所管的档案，不得以档案内容作谈话资料，闲谈议论，以致外传。接待查阅档案须认真履行登记手续，不得违反规定擅自借出档案;经鉴定剔出的文件材料和超过保管期限待销毁的档案，都必须妥善保管直至按规定方式销毁，不得造成散失。

　　技术档案保管期限分永久、长期、短期三种，各类档案分别根据国家有关部门的规定和公司的需求划分保管期限。销毁档案必须严格掌握，慎重从事，对于经过鉴定剔出的文件要分别造清册再保管一年以上，不得当时销毁;对于已经超过保管期限经鉴定确定不再继续保存的档案，应造具清册，提出销毁报告经分管领导审批，缓期一年执行销毁;销毁档案时要严格执行保密规定，应有综合管理部和安保部派人送造纸厂销毁，监销不得少于二人。档案销毁后，监销人须在清册上签字。

　　引文注释

　　?譹?訛 Alalwan J A， A taxonomy for decision support capabilities of enterprise content management systems， The Journal of High Technology Management Research， 2013， 24(1)： 10-17.

　　 田晨，毕小青.知识视角下的企业文档管理[J].档案学通讯，2001(1)：17-19.

　　訛 张斌，徐拥军， 褚峻等.知识资源管理： 企业档案工作改革的新思路[J].中国档案，2004(10)：37-39.

　　中华人民共和国档案法，1996-07-05.

　　中华人民共和国档案法实施办法，1999-06-07.

　　张静.浅谈新时期的档案工作[J].经济研究导刊，2013(3)：235-236.

　　朱文.档案整理方法改革的方向-兼议科技档案整理新标准[J].科技档案，2012.

　　(作者单位：江苏江淮动力股份有限公司)

点击下页还有更多>>>技术档案管理论文范文