论秘书应做好哪些日常工作

　　有人说“能说会道”是秘书的看家本领，这话的确有一定的道理。秘书在工作中虽然很少去演说，但却经常要说话，汇报情况，提出建议，传达指示，接待来访，协调工作等等，大量使用的是口语表达。以下是学习啦小编整理的

　　论秘书应做好哪些日常工作

　　1、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、照明的调整等。

　　2、接待客人和接打电话：为来客登记、带路和传话;给客人端茶送水和送客人出门;接电话并转达电话内容等。

　　3、文书工作：起草公司内外的文件信函;各种文件信函的收集与存档。

　　4、日程管理：日常日程表的管理;会面的预约和登记等。

　　5、信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编和上报。

　　6、出差准备：出差期间的日程管理;与相关单位联系和协调;安排交通工具、住宿地点;出差回来后的费用报销、出差总结等。

　　7、准备会议：会场的安排;登记工作;制作会议文件资料并发放给会议代表;作会议记录和会议纪要等。

　　8、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡);安排午餐;健康管理;安排交通工具等。

　　9、档案管理。

　　10、辅导新秘书的工作。

　　论秘书工作中遇到的挫折

　　一、不如意事十常八九，关键在于我们如何对待

　　人生难免会遇到挫折，没有经历过失败的人生不是完整的人生。没有河床的冲刷，便没有钻石的璀璨;没有挫折的考验，也便没有不屈的人格。正因为有挫折，才有勇士与懦夫之分。记住“天降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，增益其所不能。” 巴尔扎克说：“挫折和不幸，是天才的进身之阶;信徒的洗礼之水;能人的无价之宝;弱者的无底深渊。”

　　首先，挫折帮助你成长。人的成长过程是适应社会要求的过程，如果适应得好，就觉得宽心和谐;如果不适应，就觉得别扭、失意。而适应就要学会调整自己的动机、追求和行为。一个人出生时,根本不知道什么是对，什么是错，正是通过鼓励、制止、允许、反对、奖励、处罚、引导、劝说，甚至身体上的体罚与限制,才学得举止与行为的适应和得当，学会在不同环境、不同时间、不同对象、不同规范条件下调整行为。

　　其次，挫折增强你的意志力。由学校走出社会，会承受更大的压力，学生时代对各种困难体验都不深，缺乏忍耐力，没有坚强的意志，一且遇到挫折就被击垮了。实际上生活中许多轻度挫折，是意志力的“运动场”，当你大汗淋漓地跑完全程，克服了生活的挫折，就会获得愉快的体验。

　　人在遭遇挫折时，往往会感到缺乏安全感，使人难以安下心来，工作和生活都会受到影响。那么，人在遭受挫折的时候，又应如何进行调试呢?

　　1、遇到挫折时应进行冷静分析，从客观、主观、目标、环境、条件等方面，找出受挫的原因，采取有效的补救措施.。遇到挫折要不慌不乱，根据实际情况分析解决。

　　2、要有一个辩证的挫折观，经常保持自信和乐观的态度，要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟，正是失败本身才最终造就了成功。

　　3、向他人(朋友们)倾诉你遭受挫折心中不快以及今后打算，改变内心的压抑状态，以求身心的轻松，从而让目光面向未来。

　　4、学会自我宽慰，能容忍挫折，要心怀坦荡，情绪乐观，发奋图强，满怀信心去争取成功。

　　5、补偿。原先的预期目标受挫，可以改行别的途径达到目标，或者改换新的目标，获得新的胜利，即“失之东隅，收之桑榆”。这是人的一种心理防卫机制。

　　6、升华。人在落难受挫之后奋发向上，将自己的情感和精力转移到有益的活动中去，使之升华到有益于社会的高度。这也是人的一种心理防卫机制。

　　二、秘书工作对我们应对挫折的能力提出更高的要求

　　1、作为秘书,最难处理的就是人际关系方面的矛盾，其实，解决这些矛盾并不难，只要我们能够站在对方的位置上充分的理解对方，明白他的难处,再对症下药,问题便迎刃而解了。

　　2、对琐碎重复的工作感到怨烦，这也是秘书工作中经常遇到的情况，通常是由于你对自己的人生价值观认识不足，以为自己所做的事是微不足道的，或都觉得这些工作是浪费人才，应该从根本上认识到，做一个优秀的秘书，其实也并不是一件容易的事情，而且这个岗位学习到的不仅是一般的技能性的东西，而是参考别人如何管理好一个企业，或一个部门，这对于你以后的职场生涯是十分有利的。其实对繁琐事务的厌烦源于对秘书工作本身认识不足。

　　3、与上级发生争论也是秘书工作中会遇到的。争论时应该做到：

　　(1)实现工作目标中的同事关系。领导与秘书在事业发展目标上应该是一致的，双方争论都是为了集体的利益，作为领导者应帮助秘书认清事业目标，并指导其为实现目标立足本职，尽职尽责，努力工作;作为秘书,应辅助领导者科学决策当好参谋和助手。

　　(2)争论一定要有准备。领导主张，自有他的根据，你想否定他的根据，得有比他的根据更多、更说明问题的根据，这就需要准备。没准备的争论，只会滑向诡辩。没有足够准备，就要放弃争论。

　　(3)争论要有个和气的开头。切忌临时上阵的争论，那样会使对方感到突然，会以为是你感情冲动的表现。

　　(4)争论中一定坚持从问题出发，不是对人,切忌说“你如何如何”之类的话，更不要说对方意见的坏话，比如用“你的那个意见，纯属无稽之谈”的语言，就会伤害对方的自尊心。

　　(5)不要时间太长 。无论争论是否有理想结果，都不要时间过长。到一定阶段，就要结束，可以说一声“容我再想想”，把争论结束下来。

　　(6)要客气地结局。争论统一了或者还未统一，结束时，你都应向领导说一声：“我的见解不一定对，请领导参考。”或者说：“我在讨论中，有的言语不当，请领导原谅。”这样结束，对下次继续争论或不再争论，都有好处。那种因争论不统一而拉下脸，甩门而去的做法，是绝对不可用的。

　　三、做事先做人

　　无论何时何地从事何种工作，善良、正直、宽容的人们总是受到大家的理解、欢迎和帮助，错误不可避免，矛盾无处不在，只要我们做人做事都有一个端正的态度，一颗真诚的心，前方纵然荆棘丛生，到时也会左右逢源化险为夷。