电脑办公有什么实用技巧

电脑办公有什么实用技巧

　　电脑办公有什么实用技巧?学习啦小编教你们怎么从菜鸟级别到电脑高手。今天小编就为大家带来了电脑办公实用技巧，有需要的朋友不妨了解下。

　　电脑办公实用技巧

　　WPS表格四种填充方式

　　成批填充表格单元格是我们经常要进行的一项工作。在WPS表格中，想要填充单元格可以通过以下几种方法进行：

　　1. 鼠标左键直接拖动填充柄填充。此时会以升序的方式填充内容。

　　2. Ctrl+鼠标左键拖动填充柄填充。此时是以复制单元格的形式填充。

　　3. 鼠标右键拖动单元格，在弹出的菜单中进行填充方式的选择，灵活进行填充(图1)。

　　4. 先选中编辑区域，然后通过“编辑→填充”命令来进行填充。

　　● 让办公文件默认用WPS打开

　　常用办公文档既可以关联微软的Office办公软件，也可以关联国产WPS办公软件。许多用户觉得WPS轻巧方便实用，希望用WPS直接打开办公文档编辑，但在WPS程序中死活也找不到这个设置选项。

　　其实，WPS的关联设置是放在一个专设的位置，这个选项设置是在系统的程序组中。以最新版WPS Office为例，依次选择“开始→所有程序→WPS Office个人版→WPS Office工具→配置工具→高级→文件关联”，然后按需勾选所需格式选项就可以了(图2)。装完软件，有桌面的图标就够用了，很少有人到这里来看，因此找不到也难怪了。

　　● PPT幻灯片编辑放映两不误

　　能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢?

　　答案是肯定的。只须按住Ctrl不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了。此时PPT将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后，再从任务栏点击演示图标，切换到演示窗口就可看到相应的效果了。

　　● 让快速选择多个对象更容易

　　在PowerPoint中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，对象相互有遮盖更是如此。不过，下面的方法可以解决。

　　在传统PPT编辑界面中，点击“绘图”工具栏右侧的三角箭头(工具栏选项)，依次指向“添加或删除按钮→绘图”，然后选中“选中多个对象”，将它添加到“绘图”工具栏中，点击它，会打开“选择多个对象”对话框。只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。

　　这个按钮的添加也可以这么做：点击菜单命令“工具→自定义”，在打开的对话框中点击“命令”选项卡，然后在“类别”中选“绘图”，在“命令”栏中选择“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。

　　● PPT其他对象也用格式刷

　　我们常常用格式刷来复制文本或段落的格式，其实它可以应用于PPT制作的方方面面。

　　在PowerPoint中，想制作出具有相同格式的文本框(比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等)，可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击“格式刷”就可以了。

　　不光文本框，其他如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。以上这些你用过吗?赶快试试吧!

　　● 临时给PPT演讲做补充标记

　　利用PowerPoint放映幻灯片时，有时在演讲时才发现当初在制作的时候，没有标记某页的关键内容。怎么办?

　　为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记。在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项→圆珠笔(毡尖笔或荧光笔)”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了。用完后，按Esc键便可退出。

　　● 打印不连续的单元格(区域)

　　有时候我们需要将Excel中不连续的单元格内容打印出来，这时可以根据情况采用如下两种方法之一。

　　如果仅仅需要将一些不连续的单元格(区域)中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格(区域)，选中多个不连续的单元格(区域，如A2.B2:C8.D10……)，然后选择“文件→打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格(区域)分开，打印在不同页面上(即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸上……)。

　　如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图→视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加”按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称(如“打印”等)，确定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中“打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。

　　● 巧用键盘铺助快速定位排版

　　在PPT设计中，有时候用鼠标定位对象不太准确，也不好把握分寸。这时，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。

　　电脑word办公实用技巧

　　让Word认识WPS2000/WPS Office文件 目前PC机上最为流行的字处理软件除了Word外，还有我国金山公司的WPS2000和WPS Office，笔者发现在WPS2000/Office中不需要安装任何转换器，就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。但是，在Word97/2000/XP中却无法读取WPS Office文档!其实，以前我们曾记得在Office2000安装光盘上有一个WPS2WORD.EXE的程序，利用它就可以使Word读取WPS2000文件。但是经笔者试验，发现安装此转换器无法使Word读取WPS Office文件。笔者在金山公司的网站上发现他们已经推出了WPS Office的转换器，我们可以从http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下载。双击它会弹出如图1所示的界面，点下“确定”钮，该程序会自动地判断出你有没有安装过转换器，并会自动为你安装。以后打开Word后，在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“WPS文件(*.wps)”列表项，选择需要编辑的WPS文件，点击“打开”后即可直接打开WPS Office文件了，当然也能够读取WPS97/2000文件了。

　　在Word中批量转换文档 手头上有许多Word生成的DOC文件，想都转化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打开/另存为”之间。其实，在Word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建立新文件”命令，打开“新建”文件对话框(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建”文件对话框)，点击“其它文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目(但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自动启动Office2000或XP的安装程序，并会提示你插入Office2000光盘)，再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word2000/XP格式，也可以将Word2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。

　　快速还原图片文件 利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要(如出版、发行等)，要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下(与在IE中保存的网页一样)，非常方便。

　　给Word文件减肥 现在PC机上是Microsoft Windows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字，动不动就几十k字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。其实，只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。

　　一次保存多个文件 在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令，这个命令非常有用，只要执行该命令，即相当于将所有的文件进行存盘操作，免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实，我们也可以在Word中一次保存多个文件：只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现，原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了，此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性将所有打开的文件进行存盘。

　　合并Word文件 我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令，在弹出的窗口中选择“Word文件”，再找到同事的文件，点击“插入”钮。怎么样?同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化!

　　更改文件默认存盘格式 在Word默认情况下，我们都将文件存为Word的DOC格式，但是有时候我们出于特殊的需要，如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式固然很方便，只要单击“文件”→“另存为”命令，然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。但是，每次这样做未免有些麻烦。其实，只要我们单击“工具”→“选项”，打开设置窗口，点击“保存”标签，在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

　　8修复文件 遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗?那时候的你一定比失恋更痛苦!其实，在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”→“打开”，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项(请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目)，再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧!

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