电脑word办公有什么实用技巧

电脑word办公有什么实用技巧

　　现在是讲效率的年代,使用Word来进行平时的办公处理也是一样，那么电脑word办公有什么实用技巧呢?学习啦小编分享了电脑word办公实用技巧，希望对大家有所帮助。

　　电脑word办公实用技巧

　　让Word认识WPS2000/WPS Office文件 目前PC机上最为流行的字处理软件除了Word外，还有我国金山公司的WPS2000和WPS Office，笔者发现在WPS2000/Office中不需要安装任何转换器，就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。但是，在Word97/2000/XP中却无法读取WPS Office文档!其实，以前我们曾记得在Office2000安装光盘上有一个WPS2WORD.EXE的程序，利用它就可以使Word读取WPS2000文件。但是经笔者试验，发现安装此转换器无法使Word读取WPS Office文件。笔者在金山公司的网站上发现他们已经推出了WPS Office的转换器，我们可以从http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下载。双击它会弹出如图1所示的界面，点下“确定”钮，该程序会自动地判断出你有没有安装过转换器，并会自动为你安装。以后打开Word后，在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“WPS文件(*.wps)”列表项，选择需要编辑的WPS文件，点击“打开”后即可直接打开WPS Office文件了，当然也能够读取WPS97/2000文件了。

　　在Word中批量转换文档 手头上有许多Word生成的DOC文件，想都转化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打开/另存为”之间。其实，在Word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建立新文件”命令，打开“新建”文件对话框(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建”文件对话框)，点击“其它文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目(但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自动启动Office2000或XP的安装程序，并会提示你插入Office2000光盘)，再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word2000/XP格式，也可以将Word2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。

　　快速还原图片文件 利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要(如出版、发行等)，要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下(与在IE中保存的网页一样)，非常方便。

　　给Word文件减肥 现在PC机上是Microsoft Windows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字，动不动就几十k字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。其实，只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。

　　一次保存多个文件 在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令，这个命令非常有用，只要执行该命令，即相当于将所有的文件进行存盘操作，免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实，我们也可以在Word中一次保存多个文件：只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现，原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了，此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性将所有打开的文件进行存盘。

　　合并Word文件 我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令，在弹出的窗口中选择“Word文件”，再找到同事的文件，点击“插入”钮。怎么样?同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化!

　　更改文件默认存盘格式 在Word默认情况下，我们都将文件存为Word的DOC格式，但是有时候我们出于特殊的需要，如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式固然很方便，只要单击“文件”→“另存为”命令，然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。但是，每次这样做未免有些麻烦。其实，只要我们单击“工具”→“选项”，打开设置窗口，点击“保存”标签，在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

　　8修复文件 遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗?那时候的你一定比失恋更痛苦!其实，在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”→“打开”，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项(请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目)，再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧!

　　知识拓展：办公室电脑常用技巧

　　输入法的常用技巧

　　办公室然人员少不了的就是需要打字，打字少不了的就是选择输入法，输入法有很多，有英文，中文，我们使用中文还会有很多五笔、搜狗等等，我们可以设置成搜狗，使用搜狗会更加方便一些。

　　对于U的用法，我们很多时候只知道偏胖但是不知道拼音，这时候我们就可能会比较烦恼了，不应该怎么办。我们可以先输入U之后输入'之后再输入偏旁和字，之后我们就会发现我们不认识的字在下面了，而且还有拼音。

　　对于V的用法，我们可以使用V快速的输入日期以及数字的大写。

　　繁体字以及简体字的切换，我么可以使用Ctrl+shift+F。

　　中英文标点切换：Ctrl+。

　　Tab的应用。栗子：li+Tab+mz=李

　　特殊符号Ctrl+Shift+Z的应用

　　excel的使用技巧

　　分数的输入，我们如果直接输入1/5，我们会发现回车后自动变成了1月5日。我们需要注意的就是先输入0，之后在输入空格，再输入1/5。

　　有时候序列是001，但是我们在excel中输入001会发现变成了，我们在输入的时候需要先输入细问单引号，之后再输入001就好了。

　　日期的输入，我们在excel中想输入日期，如果是1月2日，我们直接输入4/5回车就可以了。但是如果想输入当前的日期，我们只需要按一些ctrl+就可以了。

　　如果想在表格的单元格中填充同一数据，是不是您可能会都粘贴复制呢。教您一技巧，我们先选中一个单元格，之后按住ctrl键，然后用我们的鼠标再去单机其他的单元格，这样这些单元格就都选中了，在编辑区中输入我们需要输入的数据，然后按住ctrl键敲回车，这样所有选用的单元格就填上同一数据了。