备用金记账是怎样的又有着什么管理制度

备用金记账是怎样的又有着什么管理制度

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　　备用金管理记账管理制度

　　一、标准(万元)

　　二、岗位牵制

　　1、财务部为备用金管理的主控部门，有及时清理备用金的责任和义务，对违规的备用金借支有权拒绝办理。

　　2、人力资源部配合财务部对拖欠备用金的员工从工资中补回。

　　3、各职能部门负责人对本部门备用金开支的合理性、合法性、去向负责。

　　4、备用金的开支范围如调整须总经理、财务负责人会签后报执行董事批准。

　　6、经办人员必须妥善保管备用金的有关报销凭证，每月报销/核销备用金，对备用金的领用、中途报销和开支情况须书面解释。

　　三、证据链

　　1、借款单。

　　2、经核实的借款短信打印件。

　　3、付款收据或回单。

　　4、冲账时须提交的证据按各自业务性质参照相关费用执行。

　　四、控制点

　　1、备用金用于以下事项：差旅费、生活水电、工伤医药费、单项不超过贰仟元的零星材料采购;其他特定用途，如押金、保证金等。备用金专款专用，不得挪用。

　　2、前账不清，后账不借。对未及时冲账的借款人，不允许继续借支;如有特殊情况，必须书面报告还款或冲账计划，经财务与总经理批准后报执行董事特批方可借支。

　　3、临时备用金使用完毕后立即清理，滚动备用金账户每月需清理一次，月末备用金余额退回公司，有必要的下月初重新办理手续，无必要的不再外借。按“一事一清”原则请用备用金，不保留备用金余额，事毕后清理不得超过10个工作日，业务完成后及时冲账，余款即刻退还公司，禁止持款不退。

　　4、财务部有权从工资中扣回备用金，并根据情节轻重给予通报批评。

　　5、标准外的人员借用备用金需逐级审核，时间紧迫时可由总经理/执行董事通知财务，事后须补签字。

　　6、借用备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。

　　7、借支备用金必须写明款项的用途，报账冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报账冲销，不能挪做别的用途。备用金金额与事由按照“先进先出法”原则配比。

　　8、备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因可由借支人本部门的其他员工代为办理，须由借支人本人在备用金借款单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。

　　9、借款人调离、辞退或辞职时，必须立即归还借支的备用金，凡未归还备用金的，不得办理离职手续;财务人员发生岗位变动时，必须将所核算的借款人备用金情况予以核实并办理移交手续，不得私自转他人保管。对逾期不按规定退回所持有备用金的，除强行从有关往来、抵押金、工资等款项扣回外，按银行同期贷款利率收取占用费，必要时通过诉讼索取权利。

　　9、欠款单位或个人还款须通过银行转账划入公司账户或直接交回公司，严禁发生截留做备用金或其他舞弊行为。一经发现全额追回款项外，给予当事人一定的行政及经济处罚，必要时诉诸法律。

　　10、备用金应由专人保管，不能互相转借，财务部按“谁借款，谁清欠”的原则，只对在财务的直接借款人清欠。

　　11、备用金账户一个月无业务发生的，收回备用金。

　　12、财务须给冲账或还款的借款人出具证明或收据，保护员工的利益。

　　13、禁止条款：禁止以备用金支付职工工资和奖金;禁止以备用金支付单项超过贰仟元的材料、设备及低值易耗品款购置费、运费;禁止以暂估(因发票未到)等方式冲减个人借款，人为调控备用金余额;禁止挪用、套取备用金。

　　14、罚则：对以备用金形式支付职工工资及奖金、以备用金支付单笔超过贰仟元的材料、设备及低值易耗品等购置费、设备租赁费的，对以暂估成本等方式冲减个人借款人为调控备用金余额的，按涉案金额的10%做负激励，其中：主管副总经理5%、部门经理/总监4%、项目经办人1%。对以办理公务为由挪用套取资金的，按挪用套取资金金额的30%做负激励，其中：主管副总20%，部门经理/总监5%;经办人5%。

　　五、流程